Privacyverklaring Welke gegevens we verwerken, en waarom.

Wie is verantwoordelijk?

stipt B.V. is verwerker (art. 28 AVG) in opdracht van haar klanten. De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in stipt worden opgeslagen, waaronder lead- en CRM‑gegevens. Voor onze eigen verwerkingen, zoals accountgegevens van klantmedewerkers, facturatie, demo-aanvragen en de website stipt.ai, is stipt zelf verantwoordelijke.

Welke gegevens verwerken wij?

Namens onze klanten: lead- en contactgegevens (naam, e‑mail, telefoonnummer, adres), CRM‑dossiers, afspraken, offertes, ingevulde formulieren met foto's en handtekeningen, en de bijbehorende communicatie via e‑mail en WhatsApp, telefoongesprekken (transcripten en samenvattingen) en gegevens over het werk van hun medewerkers en monteurs, zoals planning en werkbeoordelingen. Voor onze eigen dienstverlening: accountgegevens van klantmedewerkers, technische logbestanden, IP‑adressen, factuurgegevens en wat je ons via het demoformulier of per e‑mail stuurt (naam, bedrijf, e‑mailadres, telefoonnummer). Abonnementen en AI‑credits rekenen wij af via Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland): daarvoor delen wij de bedrijfsnaam en het e‑mailadres van de beheerder, en je betaalgegevens voer je rechtstreeks bij Stripe in. Op stipt.ai gebruiken wij geen tracking- of analysecookies.

Google-gebruikersgegevens (Gmail)

Koppel je een Gmail-mailbox (Google Workspace) aan stipt, dan vraagt stipt via Google OAuth toegang met de scopes gmail.readonly, gmail.modify en gmail.send, plus openid, userinfo.email en userinfo.profile. Daarmee verwerkt stipt de berichten in het Postvak IN van dat account (afzender, ontvanger, onderwerp, inhoud, bijlagen, tijdstip, gesprek, gelezen-status en labels) en de naam en het e-mailadres van het Google-account. Alleen mail die binnenkomt nadat je hebt gekoppeld wordt opgehaald, oudere mail niet.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de functies te leveren die je zelf in stipt gebruikt: binnenkomende mail tonen als gesprek in de inbox, antwoorden versturen vanuit het gekoppelde adres, berichten als gelezen markeren en het label "stipt." in Gmail zetten, en de AI-functies van je eigen werkruimte (classificeren, samenvatten, conceptantwoorden). Wij gebruiken ze niet voor advertenties of profilering, verkopen ze niet en delen ze niet met datahandelaren.

Gegevens uit je mailbox delen wij alleen met de subverwerkers die nodig zijn om stipt te laten werken (hosting, database en AI-modellen, zie de tabel hieronder), en met derden alleen als de wet dat eist, voor beveiliging of misbruikbestrijding, of met jouw uitdrukkelijke toestemming. Wij gebruiken Google-gebruikersgegevens niet om AI- of ML-modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen en geven ze niet door aan diensten die dat wel doen; met onze AI-leveranciers gelden zakelijke API-voorwaarden waaronder inhoud niet voor training wordt gebruikt. Medewerkers van stipt lezen je mail niet, behalve met jouw toestemming, voor beveiliging of misbruikbestrijding, of als de wet het eist.

De inlogtokens van de koppeling worden op applicatieniveau versleuteld met een eigen sleutel per koppeling. Berichtinhoud is versleuteld onderweg (TLS) en in rust (AES-256) en alleen toegankelijk binnen je eigen organisatie via Row Level Security. Verwijder je de koppeling in stipt, dan wissen wij de tokens direct en trekken we de toegang bij Google in, waarna stipt geen mail meer ophaalt. Mail die al is opgehaald blijft deel van de gesprekken en dossiers in je werkruimte tot jij ze verwijdert of de overeenkomst eindigt (zie Bewaartermijn). Je kunt de toegang ook zelf intrekken via myaccount.google.com/permissions. Wil je dat wij opgehaalde Google-gegevens verwijderen? Mail [email protected].

Het gebruik en de overdracht door stipt van informatie die wij via Google-API's ontvangen voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. stipt's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.

Doeleinden

Het leveren en beveiligen van het stipt‑platform, fraudepreventie, debugging, het opvolgen van demo-aanvragen, facturatie en het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Rechtsgrond

Voor verwerkingen namens onze klanten: de verwerkersovereenkomst tussen stipt en de klant; de klant bepaalt zelf de rechtsgrond richting betrokkenen.

Voor onze eigen verwerkingen geldt per doel:

Uitvoering van de overeenkomst: het sluiten en uitvoeren van het abonnement, voor zover je zelf de klant bent (bijvoorbeeld als eenmanszaak).

Gerechtvaardigd belang: gegevens van contactpersonen en gebruikers bij onze zakelijke klanten (zij zijn zelf geen partij bij het contract), support en meldingen, het beveiligen van het platform en het voorkomen van fraude en misbruik, het vastleggen wie met welke versie van onze voorwaarden akkoord ging, het opvolgen van demo-aanvragen en de serverlogs van de website.

Wettelijke verplichting: het bewaren van facturen en boekhouding (fiscale bewaarplicht) en het beantwoorden van verzoeken van bevoegde autoriteiten.

Bewaartermijn

Klantgegevens bewaren wij zolang de klant met stipt een actieve overeenkomst heeft, tenzij anders schriftelijk afgesproken of de klant ze eerder zelf verwijdert. Na het einde van de overeenkomst kan de klant zijn gegevens nog 30 dagen exporteren; daarna verwijderen wij ze, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet. Back-ups worden uiterlijk 35 dagen na verwijdering overschreven. Technische logbestanden bewaren wij maximaal 30 dagen, foutmeldingen in onze foutmonitoring (ontdaan van e‑mailadressen, IP‑adressen en verzoekinhoud) maximaal 90 dagen. Factuurgegevens bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Overige contact- en accountgegevens van onze klanten en hun medewerkers bewaren wij tot 2 jaar na het einde van de overeenkomst, het bewijs van akkoord met onze voorwaarden tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst, en gegevens van demo-aanvragen tot 2 jaar na het laatste contact.

Geautomatiseerde besluiten

stipt neemt over jou geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen (artikel 22 AVG). AI-functies in de app, zoals dot, doen voorstellen of voeren taken uit die onze klant zelf aanzet; voor wat daarmee binnen een werkruimte gebeurt, is die klant verantwoordelijk.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Voor gegevens die wij namens een klant verwerken, lopen verzoeken via de verantwoordelijke (onze klant). Voor onze eigen verwerkingen richt je je verzoek aan [email protected]. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Internationale doorgifte

Database en bestanden staan in de EU (Frankfurt) en de applicatie draait op servers in Duitsland, maar niet alle verwerking vindt in de EU plaats. Een deel van onze subverwerkers is gevestigd buiten de EER of verwerkt daar gegevens: Anthropic (AI), Resend (e‑mail), Cloudflare (netwerk), Sentry (foutmonitoring), Linear (meldingen van gebruikers) en Apple en Google (pushmeldingen naar de mobiele app) zijn gevestigd in de Verenigde Staten, Cohere (kennisbank) verwerkt in de Verenigde Staten en Supabase (database) is gevestigd in Singapore. Wanneer een klant het WhatsApp‑kanaal inschakelt, worden berichtinhoud en contactidentificatoren verwerkt via het WhatsApp Business Platform (Meta Platforms Ireland Limited), dat gegevens kan doorgeven aan de Verenigde Staten. Wanneer een klant de AI‑assistent aan de telefoon inschakelt, verwerken Deepgram (spraakherkenning; verwerking in de EU, bedrijf gevestigd in de Verenigde Staten) en ElevenLabs (stem; Verenigde Staten) gespreksgegevens. Gebruikt een klant de module Legplan, dan gaan de dakcontour en de coördinaten van het dak naar Cobalt, voor de berekening van de onderconstructie. Doorgifte vindt plaats op basis van de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie of, waar van toepassing, het EU‑VS Data Privacy Framework. De tabel hieronder geeft per subverwerker de locatie en de grondslag.

Beveiliging

Versleuteling onderweg (TLS) en in rust (AES‑256). Inloggegevens van koppelingen worden aanvullend op applicatieniveau versleuteld, met een eigen sleutel per koppeling of per klantomgeving; e‑mailadressen en telefoonnummers in het contactdossier met een eigen sleutel per klantomgeving. Berichtinhoud is versleuteld in rust maar niet op applicatieniveau, zodat hij doorzoekbaar blijft. Toegang verloopt via Row Level Security per organisatie. Tweefactor‑authenticatie is beschikbaar en kan per werkruimte verplicht worden voor beheerders of voor alle interne medewerkers; het portaal voor monteurs en partners valt daarbuiten.

Datalekken

Bij een datalek dat de gegevens van een klant raakt, informeren wij die klant zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking, conform onze verwerkersovereenkomst. De klant doet vervolgens, als verantwoordelijke, eventuele melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring bijwerken. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd; materiële wijzigingen worden actief aan klanten gecommuniceerd.

Contact

stipt B.V., Gedempte Oude Gracht 101 C, 2011 GN Haarlem, KvK 42115688. Vragen over privacy of beveiliging? Mail [email protected].

Subverwerkers

Wij schakelen onderstaande subverwerkers in; dit is de actuele lijst uit Bijlage 1B van onze verwerkersovereenkomst. Met elk hebben wij een verwerkersovereenkomst die ten minste hetzelfde beschermingsniveau biedt als onze overeenkomst met de klant.

• Hetzner Online GmbH

  Applicatie‑hosting

  EU (Duitsland)

• Supabase Pte. Ltd.

  Database, bestandsopslag en authenticatie

  EU (Frankfurt), bedrijf in Singapore, SCC's

• Cloudflare, Inc.

  Netwerkbeveiliging en afhandeling van webverkeer

  Wereldwijd netwerk, VS‑bedrijf, EU‑VS DPF / SCC's

• Resend (Plus Five Five, Inc.)

  E‑mail vanuit stipt (offertes, afspraakberichten, systeemmails)

  VS, EU‑VS DPF / SCC's

• Meta Platforms Ireland Limited

  WhatsApp Business‑berichten

  EU (Ierland), doorgifte VS onder SCC's

• Anthropic Ireland, Limited (Anthropic PBC)

  AI‑modellen voor onder meer classificatie, samenvattingen, conceptantwoorden, de WhatsApp‑assistent en dot

  VS, SCC's

• Cohere Inc.

  Doorzoekbaar maken van kennisbank en documenten

  VS (bedrijf in Canada), SCC's

• Sentry (Functional Software, Inc.)

  Foutmonitoring

  EU (Duitsland), VS‑bedrijf, EU‑VS DPF / SCC's

• Linear Orbit, Inc.

  Afhandeling van meldingen over fouten en ideeën: de tekst van de melding (zonder e‑mailadressen, telefoonnummers en IBAN's), een samenvatting, de voornaam en bedrijfsnaam van de melder, een gebruikers-id en technische context; geen screenshots

  EU, VS‑bedrijf, SCC's

• Apple Inc.

  Pushmeldingen naar de mobiele app; geen namen of berichtinhoud

  VS, EU‑VS DPF / SCC's

• Google LLC (Firebase Cloud Messaging)

  Pushmeldingen naar de mobiele app; geen namen of berichtinhoud

  VS, EU‑VS DPF / SCC's

• Cobalt Mounting Systems

  Berekening van de onderconstructie bij het legplan (dakcontour met coördinaten), alleen als de klant de module Legplan gebruikt

  [invullen]

• Deepgram, Inc.

  Spraakherkenning voor de AI‑assistent aan de telefoon, alleen als de klant die aanzet (standaard uit); geluid wordt niet bewaard of gebruikt voor training

  EU (Europese verwerking), VS‑bedrijf, SCC's

• Eleven Labs Inc.

  Stem van de AI‑assistent aan de telefoon (alleen de tekst die de assistent uitspreekt), alleen als de klant die aanzet (standaard uit)

  VS, EU‑VS DPF / SCC's

• OpenAI LLC

  AI‑modellen, alleen als de klant daar uitdrukkelijk voor kiest (standaard uit)

  VS, EU‑VS DPF / SCC's

• Google LLC (Gemini)

  AI‑modellen, alleen als de klant daar uitdrukkelijk voor kiest (standaard uit)

  EU/VS, EU‑VS DPF

• Mistral AI SAS

  AI‑modellen, alleen als de klant daar uitdrukkelijk voor kiest (standaard uit)

  EU

Diensten die je zelf aan stipt koppelt, zoals je eigen e‑mailprovider (Microsoft 365, Google Workspace, IMAP), je boekhoudpakket (zoals Exact Online), je eigen Twilio‑account voor telefonie of door jou geconfigureerde koppelingen in werkstromen, verwerken in jouw eigen opdracht en zijn geen subverwerkers van stipt. Voor adressen, reistijden en kaarten delen wij uitsluitend adres- en locatiegegevens (en bij verzoeken vanuit je browser je IP‑adres) met Google Maps Platform (als reserve voor reistijden) en OpenStreetMap (Nominatim en kaarttegels); die treden daarbij op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Publieke overheidsdatadiensten (PDOK, 3D BAG, PVGIS) die alleen met adres- of locatiegegevens worden bevraagd, gelden evenmin als subverwerker.