Je eigen CRM inrichten: dossiers, velden en statussen

Wat is een dossiertype in stipt?

In stipt heet elk stuk werk dat je voor een klant doet een dossier: een project, een order, een aanvraag. Een dossier hangt aan een contact (een persoon of een bedrijf), heeft eigen velden, doorloopt een statusflow en houdt een tijdlijn bij van alles wat er gebeurt.

Een dossiertype is het sjabloon voor zo'n dossier. Het bepaalt de velden, de modules, de statusflow en de naamgeving. Je maakt bijvoorbeeld een type Lead, een type Project en een type Servicecontract. Elk dossier krijgt automatisch een stipt ID, zoals 4721000001. Elk nummer bestaat maar één keer, ook als je in meerdere werkruimtes werkt. De naam komt uit een sjabloon dat je zelf instelt, bijvoorbeeld Project van, gevolgd door de naam van de klant. Dossiertypen beheer je onder Instellingen > CRM > Structuur. Daar bepaal je ook de hiërarchie: welk type onder welk ander type mag hangen.

Hoe bouw je een dossiertype in de builder?

Open Instellingen > CRM > Structuur en klik een dossiertype aan. De builder heeft drie tabbladen. Onder Instellingen staan de naam, het naamsjabloon en de gekoppelde statusflow. Onder Onderdelen kies je welke blokken op het dossier staan. Onder Velden voeg je eigen velden toe.

Wijzigingen die je opslaat staan direct voor je hele team klaar; je hoeft niets opnieuw te koppelen. Bestaande dossiers blijven gewoon staan, een nieuw veld is daar alleen nog leeg. Begin daarom met een of twee dossiertypen die je werk echt dekken en breid uit zodra de praktijk erom vraagt.

Welke veldtypes zijn er en hoe kies je?

Er zijn 14 veldtypes: tekst, lange tekst, getal, valuta, datum, datum en tijd, selectie, meervoudige selectie, ja/nee, e‑mail, telefoon, URL, gebruiker en dot AI. Kies het type op basis van hoe je later wilt filteren en rapporteren. Een selectieveld met vaste opties filtert scherper dan een vrij tekstveld. Met het veldtype gebruiker leg je een collega vast, bijvoorbeeld de verantwoordelijke monteur. Elk veld kun je verplicht maken.

Elk veld krijgt bij het aanmaken een vaste interne naam die daarna nooit meer wijzigt. Labels kun je dus veilig hernoemen; automatiseringen en API‑koppelingen blijven werken. Het type dot AI is een veld dat dot invult, de ingebouwde AI‑assistent van stipt: een samenvatting, een classificatie of een gegeven uit het dossier. Jij start die berekening zelf en de uitkomst is een gewone veldwaarde waar je op kunt filteren.

Hoe stel je een statusflow in met doelduur en afhaakreden?

Een statusflow is een herbruikbare set statussen die een dossier doorloopt, bijvoorbeeld van nieuwe aanvraag tot afgerond. Je bouwt een flow onder Instellingen > CRM > Statusflows en koppelt hem aan een dossiertype. Per status kies je een type (open of gesloten), een kleur, eventueel een streefaantal dagen en de vervolgstatussen. Die vervolgstappen staan bovenaan als iemand op de statuspil van een dossier klikt. Een andere status kiezen mag ook, onder Andere statussen, maar dan vraagt stipt om een korte notitie waarom; die komt in de tijdlijn.

Het streefaantal dagen werkt als doelduur. Nadert een dossier die termijn, dan verschijnt er een klokje bij; gaat het eroverheen, dan telt het als achterstallig. Een afgehaakt‑status is een eindstation voor klanten die afvallen: wie een dossier daarheen zet, geeft altijd een reden op. Vaste redenen stel je in bij de statusflow, en de gekozen redenen komen terug in je analyses.

Hoe kies je welke blokken op een dossier staan?

Modules zijn blokken op een dossier. Voorbeelden: activiteit (de tijdlijn), eigen velden, onderliggende dossiers, betrokkenen (collega's en partners op het dossier), taken, bestanden, afspraken, formulieren, offertes, locatie, producten en boekhouding. Je zet ze per dossiertype aan of uit onder het tabblad Onderdelen in de builder.

Welke modules je werkruimte heeft, bepaal je in Instellingen > Modulecentrum. Agenda, Formulieren, Producten, Offertes, Locatie, Betrokkenen en Bestanden staan standaard aan. Self‑billing, Boekhouding, Verhuur, Service en stipt level installeer je daar zelf als je ze nodig hebt.

Zet per dossiertype alleen aan wat dat soort werk echt nodig heeft. Een verkooptraject krijgt bijvoorbeeld offertes en producten; een servicedossier houdt het bij afspraken en formulieren. Zo blijft elk dossier overzichtelijk en ziet je team geen lege blokken die nooit gebruikt worden. Later een module toevoegen kan altijd, dus begin klein.

Hoe leg je vast waar een klant vandaan komt?

Onder Instellingen > CRM > Lead‑oorsprongen maak je een lijst met herkomsten, bijvoorbeeld website, beurs of doorverwijzing. Vervolgens zet je het oorsprong‑veld per dossiertype aan via Instellingen > CRM > Structuur; desgewenst maak je het verplicht bij het aanmaken.

Maak je later onder een lead een project aan, dan kan het onderliggende dossier de oorsprong van het bovenliggende overnemen. Zo weet je bij de oplevering nog via welk kanaal de klant ooit binnenkwam, en kun je in lijsten en analyses op herkomst filteren.

Hoe werken weergaven en filters?

Een weergave is een bakje in de zijbalk van de CRM, bijvoorbeeld “Nieuwe lead” of “Installatie te plannen”. Weergaven maak je onder Instellingen > CRM > Weergaven. Per weergave kies je de statussen die erin vallen en eventueel tot welk dossiertype hij beperkt is. Wie welk bakje ziet, hoort bij de rechten: onder Leden > Rechten, per persoon of in een rechtentemplate. Mist een collega een lijst, dan staat dat bakje niet bij zijn rechten. Weergaven kun je groeperen met sectiekoppen; die secties klap je in de zijbalk in en uit.

Welke kolommen een lijst toont, kies je in de lijst zelf met de knop Kolommen. Daarnaast filter je in elke lijst met de knop Filter: op status, type, lead‑oorsprong, locatie, klant, afspraken, formulieren en je eigen velden. De voorwaarden passen zich aan het veldtype aan, zoals bevat, is, groter dan, tussen of is leeg.

Hoe maak ik een nieuw dossier aan?

Klik in de CRM op Nieuw boven de lijst. Eerst kies je de klant: je zoekt een bestaand contact of maakt er direct een aan, als persoon of als bedrijf. Vul je een e‑mailadres in dat al bekend is, dan gebruikt stipt het bestaande contact in plaats van een dubbel aan te maken. Je ziet daarbij welke dossiers er al voor dat contact bestaan.

Daarna vul je de aanmaakvelden in die je in de builder hebt ingesteld. Het stipt ID en de naam van het dossier maakt stipt automatisch, volgens het naamsjabloon van het dossiertype. Het dossier start in de eerste status van de statusflow en opent na Aanmaken meteen, zodat je verder kunt met een afspraak of een mail.