Je eigen CRM inrichten: dossiers, velden en statussen

Wat is een record-type?

In stipt heet elk stuk werk dat je voor een klant doet een record, ofwel een dossier: een project, een order, een aanvraag. Een record hangt aan een contact (een persoon of een bedrijf), heeft eigen velden, doorloopt een statusflow en houdt een tijdlijn bij van alles wat er gebeurt.

Een record-type is het sjabloon voor zo'n dossier. Het bepaalt de velden, de modules, de statusflow en de naamgeving. Je maakt bijvoorbeeld een type Lead, een type Project en een type Servicecontract. Elk dossier krijgt automatisch een code, zoals PR-00000001: een voorvoegsel van twee letters plus een teller. De naam komt uit een sjabloon dat je zelf instelt, bijvoorbeeld 'Project van {contact_name}'. Record-types beheer je onder Instellingen, CRM, Structuur. Daar bepaal je ook de hiërarchie: welk type onder welk ander type mag hangen.

Hoe bouw je een record-type in de builder?

Open Instellingen, CRM, Structuur en klik een record-type aan. De builder heeft drie tabbladen. Onder Instellingen staan de naam, het stipt ID-voorvoegsel, het naamsjabloon en de gekoppelde statusflow. Onder Modules kies je welke blokken op het dossier staan. Onder Velden voeg je eigen velden toe.

Wijzigingen die je opslaat staan direct voor je hele team klaar; je hoeft niets opnieuw te koppelen. Bestaande dossiers blijven gewoon staan, een nieuw veld is daar alleen nog leeg. Begin daarom met een of twee record-types die je werk echt dekken en breid uit zodra de praktijk erom vraagt.

Welke veldtypes zijn er en hoe kies je?

Er zijn 14 veldtypes: tekst, lange tekst, getal, valuta, datum, datum en tijd, selectie, meervoudige selectie, ja/nee, e-mail, telefoon, URL, gebruiker en dot AI. Kies het type op basis van hoe je later wilt filteren en rapporteren. Een selectieveld met vaste opties filtert scherper dan een vrij tekstveld. Met het veldtype gebruiker leg je een collega vast, bijvoorbeeld de verantwoordelijke monteur. Elk veld kun je verplicht maken.

Elk veld krijgt bij het aanmaken een vaste interne naam die daarna nooit meer wijzigt. Labels kun je dus veilig hernoemen; automatiseringen en API-koppelingen blijven werken. Het type dot AI is een veld dat dot invult, de ingebouwde AI-assistent van stipt: een samenvatting, een classificatie of een gegeven uit het dossier. Jij start die berekening zelf en de uitkomst is een gewone veldwaarde waar je op kunt filteren.

Hoe stel je een statusflow in met doelduur en afhaakreden?

Een statusflow is een herbruikbare set statussen die een dossier doorloopt, bijvoorbeeld van nieuwe aanvraag tot afgerond. Je bouwt een flow onder Instellingen, CRM, Statusflows en koppelt hem aan een record-type. Per status kies je een type (open of gesloten), een kleur, een icoon en de toegestane vervolgstatussen. Medewerkers kunnen alleen die toegestane overgangen kiezen; een beheerder mag daarbuiten schakelen en dat blijft zichtbaar in de historie.

Geef een status optioneel een doelduur in dagen. Zit een dossier op 80 procent van die termijn, dan verschijnt er een klokje bij; gaat het eroverheen, dan telt het als achterstallig. Elke flow heeft een afhaakstatus voor klanten die afvallen. Verplaats je een dossier daarheen, dan is een reden verplicht. Vaste redenen stel je in bij de statusflow en de gekozen redenen komen terug in je analyses.

Hoe zet je modules aan per record-type?

Modules zijn blokken op een dossier. Voorbeelden: activiteit (de tijdlijn), eigen velden, onderliggende records, contacten, taken, bestanden, afspraken, formulieren, offertes, locatie, producten en boekhouding. Je zet ze per record-type aan of uit onder het tabblad Modules in de builder.

Zet alleen aan wat dat soort werk echt nodig heeft. Een verkooptraject krijgt bijvoorbeeld offertes en producten; een servicedossier houdt het bij afspraken en formulieren. Zo blijft elk dossier overzichtelijk en ziet je team geen lege blokken die nooit gebruikt worden. Later een module toevoegen kan altijd, dus begin klein. Hoe je offertes opzet lees je in de gids over offertes maken in deze kennisbank.

Hoe leg je vast waar een klant vandaan komt?

Onder Instellingen, CRM, Lead-oorsprongen maak je een lijst met herkomsten, bijvoorbeeld website, beurs of doorverwijzing. Vervolgens zet je het oorsprong-veld per record-type aan via Instellingen, CRM, Structuur; desgewenst maak je het verplicht bij het aanmaken.

Maak je later onder een lead een project aan, dan kan het onderliggende dossier de oorsprong van het bovenliggende overnemen. Zo weet je bij de oplevering nog via welk kanaal de klant ooit binnenkwam, en kun je in lijsten en analyses op herkomst filteren.

Hoe werken weergaven en filters?

Een weergave is een bakje in de zijbalk van de CRM, bijvoorbeeld 'Nieuwe lead' of 'Installatie te plannen'. Weergaven maak je onder Instellingen, CRM, Weergaven. Per weergave kies je de statussen die erin vallen, de kolommen die de lijst toont en de toegewezen medewerkers. Alleen toegewezen medewerkers zien het bakje; mist een collega een lijst, dan staat die collega niet bij de weergave. Weergaven kun je bovendien groeperen met sectietitels; die secties klap je in de zijbalk in en uit.

Naast weergaven kun je in elke lijst zelf filteren: op status, record-type, lead-oorsprong en op je eigen velden. De operatoren passen zich aan het veldtype aan, zoals bevat, is gelijk aan, groter dan, tussen, of is leeg.

Hoe werkt de nieuwe-klant-wizard?

Een nieuw dossier maak je met een wizard in drie stappen. Stap een: kies de klant. Je zoekt een bestaand contact of maakt er direct een aan, als persoon of als bedrijf. Vul je een e-mailadres in dat al bekend is, dan gebruikt stipt het bestaande contact in plaats van een dubbel aan te maken. Je ziet daarbij meteen welke dossiers er al voor die klant lopen.

Stap twee: kies het record-type, bijvoorbeeld Lead of Project. Stap drie: vul de aanmaakvelden in die je in de builder hebt ingesteld. De code en de naam van het dossier worden automatisch gegenereerd volgens het sjabloon van het record-type.

Veelgestelde vragen