Eigen formulieren en werkbonnen maken in stipt

Wat is een formulier in stipt?

Een formulier in stipt is een invulsjabloon dat je een keer bouwt en daarna steeds opnieuw gebruikt. Denk aan een werkbon, een installatiechecklist, een intakevragenlijst of een inspectierapport.

Elk ingevuld formulier heet een inzending. Een inzending hoort altijd bij een dossier: de kaart van een klant of klus in stipt. Zo staat een ingevulde werkbon direct bij de juiste klus, inclusief foto's en handtekening.

Een inzending heeft een status: concept, ingediend, geaccepteerd of afgewezen. Zo ziet kantoor wat er binnenkomt en wat nog beoordeeld moet worden. Formulieren bouw je onder Instellingen > Formulieren; programmeerkennis is niet nodig.

Welke veldtypes zijn er?

Je klikt in de bibliotheek op een veldtype om het toe te voegen; binnen het formulier versleep je velden om de volgorde te wijzigen. Er zijn velden voor tekst (kort en lang), getal, datum, tijd, e-mail en telefoon. Voor keuzes zijn er een dropdown, meerkeuze, keuzerondjes, een vinkje en een beoordeling met sterren. Voor media zijn er foto, bestand uploaden en handtekening.

Elk veld kan verplicht zijn. Ook kun je validatie instellen, zoals een minimum of maximum bij getallen en een minimale of maximale lengte bij tekst. Bij foto- en bestandsvelden begrens je het aantal bestanden en de maximale bestandsgrootte.

Het fotoveld opent op de telefoon direct de camera, zodat een monteur foto's op locatie meteen op het formulier zet. De klant tekent met een vinger op het scherm.

Hoe maak ik een formulier overzichtelijk?

Naast invoervelden zijn er structuurblokken. Die vragen niets, maar maken het formulier duidelijk.

Met een titel deel je het formulier op in herkenbare delen, bijvoorbeeld Gegevens, Uitgevoerd werk en Oplevering. Een infotekst is een stuk tekst tussen de velden, handig voor instructies zoals 'fotografeer de meterkast met de deur open'. Met een afbeelding toon je een voorbeeldfoto in het formulier, zodat de invuller ziet hoe het resultaat eruit moet zien.

Wil je een lang formulier opsplitsen, voeg dan het blok Volgende pagina toe. De invuller ziet dan een stap tegelijk, wat op een telefoon prettig werkt.

Hoe werken voorwaardelijke velden en pagina's?

Een veld kan verschijnen op basis van een eerder antwoord. Je stelt per veld een voorwaarde in: toon dit veld wanneer een ander veld gelijk is aan een bepaalde waarde, er juist van afwijkt, een bepaalde tekst bevat of simpelweg is ingevuld.

Voorbeeld: de vraag 'omschrijf de storing' verschijnt alleen als bij 'storing gevonden?' het antwoord ja is. Wie nee antwoordt, ziet de vervolgvragen niet en is sneller klaar.

Hetzelfde werkt voor hele pagina's. Het blok Volgende pagina kan een voorwaarde krijgen; klopt die niet, dan slaat het formulier de hele pagina over. Zo bouw je een formulier dat meebeweegt met de situatie, zonder aparte sjablonen per geval.

Kan stipt velden automatisch invullen?

Ja. Bij velden van het type tekst, tekstvak, e-mail, telefoon, datum en tijd kies je in de veldinstellingen onder Automatisch invullen een bron. Denk aan de naam, het e-mailadres of telefoonnummer van de klant, de straat, het huisnummer, de postcode of plaats van de locatie, de naam van de medewerker, de afspraakdatum of afspraaktijd en de naam van het dossier.

Bij het openen vult stipt die velden vanuit het gekoppelde dossier, ook in het portal en via de publieke link. Alleen lege antwoorden worden gevuld: wat de invuller al typte blijft staan, en een automatisch ingevulde waarde blijft altijd aanpasbaar. Levert een bron niets op, bijvoorbeeld omdat er geen afspraak is, dan blijft het veld gewoon leeg.

Met het blok Productenlijst toon je daarnaast automatisch de producten uit de geaccepteerde offertes van het dossier, met aantal en naam. De invuller kan er niets in wijzigen en de tabel komt ook in de PDF. Handig voor een opleverformulier dat laat zien wat er geleverd is.

Hoe koppel ik een formulier aan een dossiersoort of afspraaktype?

Een formulier verschijnt pas op een dossier als je het koppelt aan een dossiersoort. Dat doe je in de instellingen van die dossiersoort. Heb je bijvoorbeeld de soorten Lead en Klus, dan koppel je de werkbon alleen aan Klus. Op elke klus staat dan een blok Formulieren met de gekoppelde sjablonen.

Daarnaast kun je een formulier aan een afspraaktype hangen. Plan je zo'n afspraak in, dan zet stipt het formulier automatisch klaar voor het teamlid van die afspraak. Verplaats je de afspraak naar iemand anders, dan verhuist het formulier mee.

Een sjabloon dat je niet meer gebruikt zet je op inactief. Bestaande inzendingen blijven gewoon bewaard.

Wie vult het formulier in: je team, de buitendienst of de klant?

Er zijn drie manieren om een formulier in te laten vullen.

Intern: een teamlid opent het dossier in stipt, kiest het formulier in het blok Formulieren en start een nieuwe inzending.

Buitendienst: monteurs en andere buitendienstmedewerkers werken in het portal, een mobielvriendelijke webapp. Een formulier dat aan hen is toegewezen staat in hun takenlijst. Tijdens het invullen wordt het werk tussentijds opgeslagen, zodat een concept niet verloren gaat.

Klant of derde partij: met Link delen maak je een publieke link die je per mail of chat verstuurt. De ontvanger vult het formulier in zonder in te loggen. De link hoort bij een inzending: na het indienen valt er niets meer aan te passen, tenzij het team de inzending afwijst. Na 7 dagen verloopt de link vanzelf.

Hoe beoordeel ik een ingediend formulier?

Een ingediend formulier komt bij het team terecht ter beoordeling. Je accepteert de inzending of wijst hem af. Bij afwijzen vraagt stipt om een toelichting, zodat de invuller weet wat er mist of anders moet.

De invuller past de inzending aan en dient opnieuw in. Elke indiening krijgt een versienummer: v1 is de eerste indiening, v2 de eerste na een afwijzing, enzovoort. Zo zie je bij beoordeling welke versie je bekijkt.

Een formulier kan het dossier ook automatisch verder zetten. Per formulierstatus (bij openen, bij ingediend, bij geaccepteerd, bij afgewezen) koppel je een dossierstatus. Wordt een werkbon geaccepteerd, dan schuift de klus bijvoorbeeld naar Uitgevoerd.

Hoe werkt de automatische PDF?

Zodra een formulier is ingediend, maakt stipt er automatisch een PDF van. Daarin staan alle antwoorden, de foto's en de handtekening. De PDF is te downloaden vanaf het dossier en komt daar als bestand te staan.

De PDF toont precies wat de invuller zag. Velden en pagina's die door een voorwaarde verborgen bleven, staan er niet in. Een formulier met veel voorwaardelijke vragen levert dus een korte, leesbare bon op.

Zo heb je zonder extra werk een net document voor de klant, je eigen administratie of een opdrachtgever die een ondertekende bon wil zien.

Veelgestelde vragen