Je eerste automatiseringsregel: als dit gebeurt, doe dan dat

Wat is een automatiseringsregel in stipt?

stipt is software voor klantcontact en werkbeheer: e‑mail en WhatsApp in een gedeelde inbox, dossiers per klant of project, een agenda, taken en offertes. Een automatiseringsregel is een eenvoudige manier om daarin terugkerend werk te automatiseren. Het patroon is steeds hetzelfde: als X gebeurt, doe dan Y. Er komt geen code aan te pas.

Een regel heeft een paar vaste onderdelen. Het onderwerp bepaalt waar de regel over gaat: een dossier, een afspraak, een offerte, een formulier, een inbox‑gesprek of een taak. De trigger (Wanneer) is het moment waarop de regel start, zoals een statuswissel of een aantal dagen na een afspraak. Voorwaarden zijn optioneel en bepalen of de regel echt vuurt. Acties (Doe dit) zijn wat stipt vervolgens doet, zoals een mail sturen of een taak maken. Met Herhaling stel je in hoe vaak een regel op hetzelfde dossier mag vuren. Je vindt regels in Studio, de bouwomgeving van stipt, in de groep Wat dot doet onder Regels.

Hoe maak ik een automatiseringsregel in stipt?

Ga in Studio naar Regels en klik op Nieuwe regel. De regel opent als pagina, met bovenaan de regel in één zin die meeloopt terwijl je bouwt. Daaronder staan de onderdelen als tabs.

Onder Wanneer kies je eerst waar de regel over gaat: Dossier, Afspraak, Offerte, Formulier, Inbox‑gesprek of Taak, en daarna welke soorten (leeg is alle). Dan kies je het moment, bijvoorbeeld Status veranderd, Offerte geaccepteerd of Klant niet aanwezig. Je ziet alleen de triggers die bij het onderwerp passen. Onder Doe dit kies je een of meer acties, zoals Mail sturen, WhatsApp sturen, Taak maken, Collega melden, Status zetten, Veld bijwerken of Notitie toevoegen. Meerdere acties draaien na elkaar, van boven naar beneden.

Onder Voorwaarden verfijn je de regel, zodat hij alleen vuurt als bijvoorbeeld de status een bepaalde waarde heeft. Zonder voorwaarden vuurt hij bij elke passende gebeurtenis. Onder Herhaling stel je in hoe vaak hij op hetzelfde dossier mag vuren: één keer, of hooguit één keer per 24 uur. Met Proberen kies je een recent dossier en zie je wat de regel nu zou doen, zonder dat er iets wordt verstuurd. Sla op met Opslaan (uit) of Opslaan en aanzetten.

Hoe maak ik een automatische offerte‑herinnering?

Een goede eerste regel: een herinnering aan de klant als een offerte blijft liggen. Kies als onderwerp Offerte en als moment de tijd‑trigger Dagen na offerte‑status. Stel in hoeveel dagen nadat de offerte een gekozen status kreeg, bijvoorbeeld drie werkdagen nadat hij verstuurd is, en op welk tijdstip. Er is ook de trigger Dagen voor offerte verloopt, handig als je offertes een vervaldatum hebben.

Kies als actie Mail sturen en selecteer een e‑mailtemplate, zodat elke herinnering dezelfde inhoud en toon heeft. Liever intern opvolgen? Kies dan Taak maken, zodat een collega belt in plaats van dat er een mail uitgaat.

Je kunt ook bij het e‑mailtemplate beginnen: het bliksem‑icoon bij een template in Studio opent dezelfde regelbouwer, met dat template al als actie ingevuld. Oudere herinneringen die nog op een offertesjabloon zijn ingesteld, beheert stipt voor je; die staan niet in de lijst met regels.

Hoe volg ik een no‑show automatisch op?

Gaat een afspraak niet door, bijvoorbeeld omdat de klant niet thuis was, dan zet je de afspraak in stipt op Niet doorgegaan. Dat is meteen een moment waar een regel op kan reageren.

Maak een regel met als onderwerp Afspraak en de trigger Klant niet aanwezig. Kies eventueel bij welke afspraaktypes hij hoort. Voeg acties toe die bij jouw proces passen: een mail naar de klant met het verzoek een nieuw moment te kiezen, een taak voor een collega om na te bellen, en eventueel Status zetten zodat het dossier zichtbaar blijft in de werkvoorraad.

Goed om te weten: bij afspraak‑triggers telt de herhaling per afspraak in plaats van per dossier. Heeft hetzelfde dossier meerdere afspraken, dan krijgt elke gemiste afspraak zijn eigen opvolging. Zo raakt een gemiste afspraak niet uit beeld.

Hoe stuur ik automatisch een welkomstmail naar nieuwe klanten?

Kies als onderwerp Dossier en als moment Nieuw CRM‑dossier. Die trigger vuurt zodra er een nieuw dossier is, ook als het binnenkomt via een import of de API, of als een collega een klant toevoegt. Kies bij het onderwerp eventueel welke soorten dossier meedoen, zodat bijvoorbeeld alleen nieuwe aanvragen een welkomstmail krijgen.

Kies als actie Mail sturen met een welkomsttemplate. Daarin vertel je wat de klant kan verwachten: wie het aanspreekpunt is, wat de volgende stap is en hoe je bereikbaar bent. Wil je het team ook laten meekijken? Voeg dan een tweede actie toe, zoals Collega melden of Taak maken voor een kennismakingsbelletje.

Zet de herhaling op één keer. Zo krijgt hetzelfde dossier nooit twee keer een welkomstmail. Een regel die mailt, staat standaard al op één keer per dossier, zolang je de herhaling niet zelf wijzigt.

Hoe werken tijd‑triggers met werkdagen?

Sommige regels vuren niet op een gebeurtenis maar op tijd: voor of na een afspraak, een aantal dagen na een offerte‑status, of wanneer een status te lang onveranderd blijft. Bij zo'n tijd‑trigger stel je het aantal dagen in, het tijdstip waarop de regel vuurt en de dagtelling.

Voor de dagtelling zijn er twee opties. Kalenderdagen telt elke dag mee, ook het weekend. Werkdagen telt alleen de dagen dat je bedrijf open is, volgens de openingstijden die je vastlegt bij Instellingen > Klantcontact. Daarnaast kun je op de tab Herhaling weekenden overslaan, zodat een herinnering nooit op zaterdag of zondag de deur uitgaat.

Een voorbeeld: een herinnering drie werkdagen na het versturen van een offerte. Verstuur je die op donderdag, dan valt de herinnering op dinsdag in plaats van op zondag.

Hoe zie ik waarom een regel wel of niet vuurde?

In Studio vind je in de groep Logboek de Regel‑runs: elke keer dat een regel is beoordeeld, met het resultaat. Per run legt stipt in gewone taal uit waarom iets geen match was of werd overgeslagen. Zo hoef je niet te gissen.

De uitkomsten: Uitgevoerd betekent dat de regel vuurde en de acties draaiden. Geen match betekent dat de trigger afging, maar de voorwaarden op dat moment niet klopten. Limiet bereikt betekent dat de regel al eerder op hetzelfde dossier vuurde binnen de ingestelde herhaling. Mislukt betekent dat een actie een fout gaf. Loop gestopt betekent dat stipt ingreep omdat regels elkaar bleven aanroepen. Daarnaast bestaan Overgeslagen en Geannuleerd.

Wil je vooraf weten wat een regel gaat doen, gebruik dan de tab Proberen in de regel: kies een recent dossier en stipt zegt wat de regel nu zou doen, met de echte gegevens, zonder iets te versturen of te wijzigen. In de lijst met regels zie je daarnaast per regel hoe vaak hij draaide, bijvoorbeeld 23x in 7 dagen.

Kan ik regels bouwen door het gewoon aan dot te vragen?

Ja. dot is de ingebouwde AI‑assistent van stipt. In de chat in Studio beschrijf je in gewone taal wat je wilt, bijvoorbeeld: stuur klanten een herinnering als hun offerte na drie werkdagen nog openstaat.

dot stelt de regel voor op een kaart in de chat, met keuzekaarten als er nog iets ontbreekt. Op de kaart zie je de hele regel: waar hij over gaat, wanneer hij vuurt, de voorwaarden en de acties.

dot maakt of zet zelf niets aan. Pas als jij op de kaart bevestigt, bestaat de regel. Zo houd je de controle en zie je meteen hoe de regel in elkaar zit. Dit kan voor beheerders en teamleden met toegang tot Studio.