Je eerste automatiseringsregel maken

Wat is een automatiseringsregel?

stipt is software voor klantcontact en werkbeheer: e-mail en WhatsApp in een gedeelde inbox, dossiers per klant of project, taken en offertes. Een automatiseringsregel is een eenvoudige manier om daarin terugkerend werk te automatiseren. Het patroon is steeds hetzelfde: als X gebeurt, doe dan Y. Er komt geen code aan te pas.

Elke regel bestaat uit vier onderdelen. De scope bepaalt waar de regel op werkt: een inbox-gesprek, een taak of een CRM-pagina (het dossier van een klant of project). De trigger is de gebeurtenis die de regel start. Filters zijn optionele voorwaarden die bepalen of de regel echt vuurt. Acties zijn wat stipt vervolgens doet, zoals een e-mail versturen of een taak aanmaken. Je vindt regels in Studio, de bouwomgeving van stipt, onder Regels.

Hoe werkt de regel-wizard?

Ga in Studio naar Regels en klik op Nieuwe regel. Je doorloopt vier stappen.

Eerst kies je de scope: inbox-gesprek, taak of CRM-pagina. De scope bepaalt welke triggers, filters en acties je daarna kunt kiezen. Vervolgens kies je onder Wanneer de trigger, bijvoorbeeld Status veranderd, Offerte geaccepteerd of Klant niet aanwezig. Daarna voeg je onder Alleen als eventueel filters toe, zodat de regel alleen vuurt onder bepaalde voorwaarden. Zonder filters vuurt hij bij elke passende gebeurtenis. Tot slot zet je onder Doe dit een of meer acties: e-mail versturen, notificatie versturen, status wijzigen, veld bijwerken, notitie toevoegen of taak maken. Meerdere acties draaien na elkaar, in de volgorde waarin ze in de regel staan.

Geef de regel een naam en sla op. Stel ook de limiet in: hoe vaak de regel op hetzelfde record mag vuren, bijvoorbeeld eens per dag of maar een keer ooit.

Hoe maak ik een automatische offerte-herinnering?

Een goede eerste regel: een automatische herinnering aan de klant als een offerte blijft liggen. Kies de scope CRM-pagina en de tijd-trigger Dagen na offerte-status. Stel in: een aantal dagen nadat de offerte een gekozen status kreeg, bijvoorbeeld drie werkdagen na Offerte verstuurd, op een vast tijdstip. Er is ook een trigger Dagen voor offerte verloopt, handig als je offertes een vervaldatum hebben.

Kies als actie E-mail versturen en selecteer een e-mailtemplate, zodat elke herinnering dezelfde inhoud en toon heeft. Liever intern opvolgen? Kies dan Taak maken, zodat een collega belt in plaats van dat er een mail uitgaat.

Goed om te weten: herinneringen die je rechtstreeks op een offertesjabloon instelt, beheert stipt voor je. Die verschijnen niet in de lijst met regels.

Hoe volg ik een no-show automatisch op?

Komt een klant niet opdagen bij een afspraak, dan markeer je de afspraak in stipt als no-show. Dat markeren is meteen een trigger voor een regel.

Maak een regel met scope CRM-pagina en de trigger Klant niet aanwezig. Voeg acties toe die bij jouw proces passen: een e-mail naar de klant met het verzoek een nieuw moment te kiezen, een taak voor een collega om na te bellen, en eventueel Status wijzigen zodat het dossier zichtbaar blijft in de werkvoorraad. De acties draaien direct na het markeren, in de volgorde waarin ze in de regel staan.

Goed om te weten: bij afspraak-triggers telt de limiet per afspraak in plaats van per dossier. Heeft hetzelfde dossier meerdere afspraken, dan krijgt elke gemiste afspraak zijn eigen opvolging. Zo raakt een gemiste afspraak niet meer uit beeld.

Hoe stuur ik automatisch een welkomstmail naar nieuwe klanten?

Kies de scope CRM-pagina en de trigger Nieuw CRM-record. Die vuurt zodra er een nieuw dossier wordt aangemaakt, bijvoorbeeld wanneer een aanvraag binnenkomt of een collega een klant toevoegt.

Kies als actie E-mail versturen met een welkomsttemplate. Daarin vertel je wat de klant kan verwachten: wie het aanspreekpunt is, wat de volgende stap is en hoe je bereikbaar bent. Wil je het team ook laten meekijken? Voeg dan een tweede actie toe, zoals Notificatie versturen of Taak maken voor een kennismakingsbelletje.

Zet de limiet op een keer ooit. Zo weet je zeker dat hetzelfde dossier nooit twee keer een welkomstmail oplevert. Met filters kun je de regel daarnaast verder verfijnen.

Hoe werken tijd-triggers met werkdagen?

Sommige regels vuren niet op een gebeurtenis maar op tijd: voor of na een afspraak, een aantal dagen na een offerte-status, of wanneer een status te lang onveranderd blijft. Bij zo'n tijd-trigger stel je drie dingen in: het aantal dagen, het tijdstip waarop de regel vuurt en de dagtelling.

Voor de dagtelling zijn er twee opties. Kalenderdagen telt elke dag mee, ook het weekend. Werkdagen telt alleen de dagen dat je bedrijf open is, volgens de kantooruren die je vastlegt bij Instellingen onder Kantooruren. Daarnaast kun je weekenden overslaan, zodat een herinnering nooit op zaterdag of zondag de deur uitgaat.

Een voorbeeld: een herinnering drie werkdagen na het versturen van een offerte. Verstuur je die op donderdag, dan valt de herinnering op dinsdag in plaats van op zondag.

Wat staat er in het regel-logboek?

In Studio vind je onder Logboek de Regel-runs: elke keer dat een regel is beoordeeld, met het resultaat. Zo hoef je niet te gissen waarom iets wel of niet gebeurde.

De belangrijkste uitkomsten: Uitgevoerd betekent dat de regel vuurde en de acties draaiden. Geen match betekent dat de trigger afging, maar de filters op dat moment niet klopten. Limiet bereikt betekent dat de regel al eerder op hetzelfde record vuurde binnen de ingestelde limiet. Mislukt betekent dat een actie een fout gaf. Loop gestopt betekent dat stipt ingreep omdat regels elkaar bleven aanroepen.

Vuurt een regel niet zoals verwacht, kijk dan eerst hier. Vaak blijkt een filter net anders ingesteld dan bedoeld, of hield de limiet een tweede run tegen.

Kan ik regels bouwen door het gewoon aan dot te vragen?

Ja. dot is de ingebouwde AI-assistent van stipt. Je beschrijft in de chat in gewone taal wat je wilt, bijvoorbeeld: stuur klanten een herinnering als hun offerte na drie werkdagen nog openstaat.

dot haalt eerst de bouwstenen van jouw omgeving op: paginatypes, statussen, e-mailtemplates en teamleden. Ontbreekt er informatie, dan stelt dot een vraag per keer, met klikbare opties. Daarna zet dot het voorstel als kaart in de chat, met de volledige regel erin: scope, trigger, filters en acties.

dot maakt zelf niets aan. Jij bekijkt de kaart en kiest Aanmaken (uit) of Aanmaken en aanzetten. Pas na die klik bestaat de regel. Zo houd je de controle en zie je meteen hoe de regel in elkaar zit.

Veelgestelde vragen