Een gedeelde inbox voor je hele team. Met het dossier ernaast.
Elke mail en elk appje komt binnen als gesprek, gekoppeld aan de klant en zijn dossiers. Je wijst toe, overlegt met een notitie en ziet wat er speelt. Bij mail zet dot een antwoord en de volgende stap klaar; jij kijkt na en verstuurt.
Thomas wil de steiger al op vr 9 okt en vraagt of de oude cv‑ketel meegaat.
Al gedaan: de installatie staat op ma 12 en di 13 okt
Steigerbouwer vragen: steiger vr 9 okt bij Van Leeuwen
Taak voor Planning · Lotte
Concept aan Thomas
Hoi Thomas, ik vraag de steigerbouwer of vrijdag 9 oktober lukt en laat het je morgen weten. De oude cv‑ketel nemen we mee.
Van binnenkomst tot afgehandeld.Zonder dat er iets blijft liggen.
Mail en WhatsApp lopen door dezelfde lijst. Zo gaat een gesprek, van de eerste vraag tot het antwoord.
Per klant
Elk gesprek met het dossier ernaast.
Naast het gesprek staan de klant, het gekoppelde dossier en zijn andere dossiers, met offertes en afspraken. Vraagt Ingrid via WhatsApp of er ook 14 panelen op kunnen, dan zie je meteen dat ze de offerte heeft bekeken en dat de schouw al is gedaan.
- Mail en WhatsApp van dezelfde klant bij elkaar
- Offertes en afspraken van het dossier in de zijbalk
- Elk gesprek een eigen nummer, zoals G‑5004000006
Inbox‑hulp
dot zet het antwoord en de taak klaar.
Met de inbox‑hulp aan leest dot elke nieuwe mail. Hij vat samen wat er speelt, stelt een taak voor als er werk overblijft en schrijft een concept met wat hij in het dossier vond. Eén klik maakt de taak en zet het concept in je antwoordvak. Versturen doe je zelf.
- Met bronnen erbij: agenda, offertes, eerdere mails
- Geen dubbele taak als het werk al loopt
- Staat standaard uit, je zet hem zelf aan
Urgentie
Je begint bij wat brandt.
Zet je de urgentievlaggen aan, dan kijkt dot elke ochtend naar de open gesprekken en zet hij een vlag: rood voor vandaag, geel voor binnen een dag of twee. De reden staat erbij. Een vlag die een collega zette, laat dot staan.
- Sorteer de lijst op urgentie
- Rode gesprekken ook in Vandaag beantwoorden op je startscherm
- Leveranciers en systeemmail sla je over
Weergaven
Iedereen weet welke lijst van hem is.
Persoonlijk, team of alles: elke weergave telt wat er wacht. Onderwerpen zoals Storing, Offerte en Factuur staan als mappen eronder. Wat afgehandeld is, verdwijnt vanzelf uit Open.
- Eigen weergaven met filters per team, kanaal of onderwerp
- Onderwerpen als mappen onder je weergaven
- Een lege weergave zegt waar het werk wel wacht
Alles voor een inbox die leeg raakt.Ook de kleine dingen.
Voor teams die er de hele dag in werken.
Je eigen mailbox
Koppel Microsoft 365 of je eigen mailserver. Mail komt binnen en gaat uit op je eigen adres.
Interne notities
Overleg in het gesprek zelf. Een notitie ziet alleen je team, en met @ geef je een collega een seintje.
Snelle antwoorden
Vaste antwoorden met de naam van de klant al ingevuld, met één klik in je bericht.
Herinnering instellen
Haal een gesprek uit je lijst tot later. Je herinnering is van jou: collega's zien hem niet.
Sneltoetsen
Werk de inbox af met het toetsenbord. Druk op ? voor het hele overzicht.
Mail die aankomt
stipt controleert SPF, DKIM, DMARC en MX van je domein. Adressen die hard bouncen gaan op een blokkeerlijst.
Afhandelen en terugdraaien
Handel een gesprek af en het volgende opent vanzelf. Meteen daarna draai je het nog terug.
Teamgesprekken
Chat met collega's binnen stipt, tag een dossier met # en vraag @dot mee.
Ook in stipt.Wat er na het antwoord gebeurt.
Veelgestelde vragenOver de inbox.
Kan ik mijn huidige e‑mailadres blijven gebruiken?
Ja. Je koppelt je bestaande mailbox via Microsoft 365 of IMAP/SMTP. Mail komt binnen op je eigen adres en antwoorden gaan er ook vanaf. Reacties blijven in dezelfde thread, ook bij de ontvanger.
Kunnen meerdere WhatsApp‑nummers in dezelfde inbox?
Ja. Elk nummer wordt een eigen kanaal, en berichten komen binnen bij het juiste kanaal. Je koppelt je nummer zelf via de beveiligde aanmelding van Meta, zonder tussenpartij.
Kan ik na 24 uur nog reageren via WhatsApp?
Ja, met een template die Meta heeft goedgekeurd. Die bouw je in stipt, je dient hem vanuit stipt in en daarna verstuur je hem vanuit het gesprek. Binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant typ je gewoon een vrij antwoord.
Ziet de klant dat wij met een gedeelde mailbox werken?
Nee. Antwoorden gaan vanaf jullie eigen adres of nummer. Per mailbox stel je één handtekening in die zich per collega invult met naam, functie en telefoonnummer, dus elke mail oogt persoonlijk.
Verstuurt dot zelf antwoorden naar klanten?
In de inbox niet: dot zet een concept klaar, jij kijkt na en verstuurt. Op WhatsApp is er een assistent die klantvragen uit je eigen kennis beantwoordt. Die staat standaard uit, meldt dat hij AI is en geeft het gesprek bij twijfel aan een collega.
Wat is het verschil tussen een team‑inbox en een gedeelde mailbox?
Een gedeelde mailbox deelt alleen de mail. In de team‑inbox van stipt wijs je elk gesprek toe aan een collega, staat het klantdossier naast het gesprek en lopen e‑mail en WhatsApp door dezelfde inbox, met interne notities en weergaven.
Uit de kennisbank
Zien hoe jullie inbox er in stipt uitziet?
In de demo laten we zien hoe een gesprek loopt, van binnenkomst tot afgehandeld, met jullie eigen soorten vragen.