WhatsApp koppelen: je Business-nummer in de team-inbox

Wat heb je nodig om WhatsApp Business te koppelen?

Twee dingen: een eigen telefoonnummer en een Meta‑account. Het nummer wordt je zakelijke WhatsApp‑nummer. Staat het al in de WhatsApp Business‑app, dan kan het gewoon op de app blijven werken en tegelijk via stipt lopen.

De koppeling verloopt via de officiële aanmeldflow van Meta, dus tijdens het koppelen log je in met je Meta‑account. Voor het versturen van berichten vraagt Meta daarnaast een betaalmethode op WhatsApp‑accountniveau in Meta Business Manager; zonder betaalmethode falen uitgaande berichten. In stipt koppelt een beheerder het kanaal, want de instellingen zijn voor beheerders.

Hoe koppel je WhatsApp aan stipt?

Ga in stipt naar Instellingen > WhatsApp en klik op WhatsApp koppelen. In het venster zie je de verbindingsmethode (Bestaand WhatsApp Business‑nummer) en geef je het kanaal een naam, bijvoorbeeld Verkooplijn. Die naam zie je later terug in de inbox.

Klik op Koppelen starten. Je doorloopt vervolgens de beveiligde aanmelding van Meta: je logt in met je Meta‑account en bevestigt het nummer dat je wilt koppelen. Zodra dat rond is, staat het nummer als kanaal in de lijst met de status Verbonden.

Vanaf dat moment komen nieuwe WhatsApp‑berichten meteen binnen in stipt. Je kunt het kanaal later hernoemen of ontkoppelen. Bij het kanaal beheer je ook je WhatsApp‑profiel: profielfoto, omschrijving, e‑mailadres, adres en websites, oftewel wat een klant ziet als hij je bedrijfsgegevens opent.

Kun je een bestaand nummer uit de WhatsApp Business‑app blijven gebruiken?

Ja. Een nummer uit de WhatsApp Business‑app kan op de app blijven en tegelijk via stipt werken. Je hoeft de app dus niet op te geven en klanten appen naar hetzelfde nummer als altijd.

Na de koppeling beantwoordt je team de gesprekken vanuit stipt, terwijl de app beschikbaar blijft. Wil je later stoppen, dan ontkoppel je het kanaal onder Instellingen > WhatsApp. Vanaf dat moment komen er geen nieuwe berichten van dat nummer meer binnen in stipt.

Hoe landen WhatsApp‑berichten in de gedeelde inbox?

Elk WhatsApp‑gesprek komt binnen als gesprek in de inbox van stipt, naast je e‑mail. De inbox is gedeeld: het hele team werkt vanuit dezelfde lijst, zodat niets blijft liggen of dubbel beantwoord wordt.

Een gesprek dat nog niet is afgehandeld staat op Open. Verstuur je een antwoord, dan kies je of het gesprek daarmee is afgehandeld, open blijft of een herinnering krijgt. Je kunt een gesprek toewijzen aan een collega of een team, en met interne notities overleg je in het gesprek zonder dat de klant iets ziet. Met @-vermeldingen attendeer je een collega.

Wil je alleen WhatsApp zien, dan maak je een eigen weergave met WhatsApp als kanaal, bijvoorbeeld alle WhatsApp‑gesprekken of juist één specifiek nummer.

Hoe bouw je templates en dien je ze in bij Meta?

Een template is een bericht dat Meta vooraf heeft goedgekeurd. Je hebt hem nodig om een gesprek te starten of contact op te nemen buiten het 24‑uursvenster.

Templates bouw je in Studio, in de groep Wat dot schrijft, onder WhatsApp‑templates; dat kan pas als er een nummer gekoppeld is. Klik op Nieuwe template en geef een naam (kleine letters, cijfers en underscores). Kies een categorie (Service voor bevestigingen en updates, Marketing voor promoties) en een taal. Stel het bericht samen met een optionele header, de verplichte body, een footer en knoppen. Variabelen zoals de voornaam van het contact worden bij verzending automatisch ingevuld.

Sla op (status Concept) en klik op Indienen bij Meta. De status wordt In beoordeling en daarna Goedgekeurd of Afgewezen. Alleen goedgekeurde templates kun je versturen; een goedgekeurde template aanpassen zet hem terug naar Concept.

Hoe werkt het 24‑uursvenster in de praktijk?

WhatsApp staat je maar 24 uur toe om een klant vrij te berichten na hun laatste bericht. Binnen dat venster werkt het gesprek zoals elk ander: typen en versturen.

Is het venster gesloten, dan kun je alleen nog een goedgekeurde template versturen of een interne notitie toevoegen. Met een template open je het venster opnieuw. stipt vult de variabelen alvast in op basis van het contact, en je kunt ze aanpassen voor je verstuurt.

Templates kunnen ook automatisch verstuurd worden bij een gebeurtenis in stipt, zoals een statuswijziging, een verstuurde offerte, een afspraakherinnering of een ingediend formulier. Dat stel je in via het bliksem‑icoon bij de template: Trigger toevoegen opent de regelbouwer met de actie WhatsApp sturen al ingevuld. Elke verstuurde template wordt gelogd: in Studio, groep Logboek, toont WhatsApp‑activiteit per bericht of hij is verzonden, afgeleverd, gelezen of mislukt.

Kun je meerdere WhatsApp‑nummers koppelen?

Ja. Elk gekoppeld nummer is een eigen kanaal in stipt. Wil je bijvoorbeeld een apart nummer voor verkoop en voor service, of een nummer per vestiging, dan koppel je elk nummer via dezelfde flow onder Instellingen > WhatsApp.

Geef elk kanaal een duidelijke naam, zodat het team in de inbox meteen ziet op welk nummer een bericht binnenkwam. Alle gesprekken landen in dezelfde gedeelde inbox; met eigen weergaven per kanaal splits je ze desgewenst uit, bijvoorbeeld een weergave die alleen de verkooplijn toont.

Een kanaal dat je niet meer gebruikt, ontkoppel je. Er komen dan geen nieuwe berichten van dat nummer meer binnen.