Offertes maken en online laten tekenen

Hoe maak je een offerte in stipt?

Een offerte maak je vanuit een record. Een record is het dossier van een klant of project in het CRM-gedeelte van stipt. Op het record staat een blok Offertes; daar klik je op Nieuwe offerte.

Vervolgens voeg je regels toe uit je productcatalogus, plaats je een productset of typ je zelf een lege regel. Je vult de aantallen in, schrijft een titel, een korte introductie voor de klant en de voorwaarden. De template vult daarvoor al standaardteksten in, die je per offerte kunt aanpassen. Je slaat het geheel op als concept.

Een concept pas je vrij aan. Een afgewezen of verlopen offerte heropen je eerst; daarna kun je de offerte aanpassen en opnieuw versturen. Een geaccepteerde offerte staat op slot totdat je de acceptatie annuleert.

Wat regelt een offertetemplate?

Een offertetemplate (sjabloon) bepaalt hoe elke offerte eruitziet en hoe die genummerd wordt. Je beheert templates in de instellingen onder Offertes.

Het PDF-ontwerp bouw je met een blok-editor: koppen, alinea's, de prijzentabel, productfoto's en voorwaarden. Je kiest een accentkleur en kunt een eigen voor- en achterblad toevoegen. De template legt ook de nummering vast: een voorvoegsel plus het jaar, bijvoorbeeld OFF-2026-0001. Daarnaast staan de standaardtitel, de introductietekst en de voorwaarden in de template, zodat je die niet elke keer opnieuw hoeft te schrijven. In die teksten kun je variabelen gebruiken, zoals de naam en het adres van de klant, het offertenummer en de geldigheidsdatum.

Je kunt meerdere templates naast elkaar gebruiken. Dat is handig als je met meerdere merken of verkoopkanalen werkt, want elke template nummert los van de rest.

Hoe werkt de productcatalogus?

De productcatalogus voedt de offerteregels. Je beheert producten in de instellingen onder Producten en kunt ze ook importeren. Verkoopprijzen pas je daar ook in bulk aan; zijn prijzen veranderd sinds je een offerte opstelde, dan toont de offertebouwer een knop Prijzen bijwerken om de regels op de actuele prijzen te zetten.

Elk product heeft een verkoopprijs, een btw-tarief (21%, 9% of 0%) en een eenheid. Daarnaast kun je per product een interne omschrijving en een inkoopprijs vastleggen. Die zijn alleen intern zichtbaar en komen nooit op de offerte. Ook kun je een datasheet als PDF aan een product hangen.

Met sets bundel je meerdere producten met vaste aantallen, bijvoorbeeld een complete badkamer. Plaats je een set in een offerte, dan staan alle producten met een klik als losse regels in de offerte.

Hoe voeg je regels, korting en commissie toe?

Een offerte bestaat uit regels. Elke regel komt met een klik uit de catalogus, of je typt zelf een lege regel. Per regel vul je het aantal in; prijs en btw-tarief komen mee uit het product.

Korting kan op twee niveaus. Een regelkorting geldt voor een losse regel en geef je als percentage of vast bedrag. Een offertekorting geldt voor het hele bedrag. Daarnaast kun je een commissie toevoegen: een procentuele opslag die in de stuksprijzen wordt ingebakken en vóór de korting wordt toegepast. De klant ziet alleen de verhoogde prijzen, geen aparte commissieregel.

Wie korting of commissie mag geven, stel je per template in. Er zijn drie opties: iedereen, iedereen tot een vast maximum, of alleen beheerders. Beheerders mogen altijd boven het maximum uitkomen. Zo houd je grip op de marge zonder dat elke offerte langs een beheerder hoeft.

Hoe verstuur je een offerte per e-mail?

Klik op Offerte versturen. De klant krijgt een e-mail met een link naar zijn persoonlijke offertepagina en de PDF als bijlage. Inloggen is niet nodig; de unieke link regelt de toegang.

Vanaf dat moment volgt stipt de status automatisch: verzonden, bekeken, geaccepteerd of afgewezen. Die status loopt terug naar het record, zodat het hele team ziet waar een deal staat zonder erachteraan te bellen.

Een offerte heeft een geldig-tot-datum. Is die verstreken, dan geldt de offerte als verlopen en kan de klant niet meer reageren. Je kunt de offerte dan heropenen, een nieuwe geldigheidsdatum zetten en opnieuw versturen.

Wat ziet de klant op de landingspagina?

De landingspagina is de openbare pagina die de klant ziet als hij de offertelink opent. In de offerte-instellingen kies je een opmaak (Minimal, Bold of Editorial), je logo en een accentkleur, zodat de pagina bij je huisstijl past.

Op de pagina kan de klant wisselen tussen Nederlands en Engels en de offerte als PDF downloaden. Via de knop Bijlagen downloadt hij ook de datasheets van de producten op de offerte.

Optioneel staat er een persoonlijke contactkaart op de offerte: een foto, een korte intro en contactopties zoals e-mail, telefoon en WhatsApp. Die zet elke medewerker zelf aan in het eigen account, onder Contactkaart. Zo weet de klant direct bij wie hij terechtkan met vragen.

Hoe geeft de klant online akkoord of wijst hij af?

Accepteren gaat in twee stappen. De klant vinkt eerst het akkoordvinkje aan; daarmee wordt de accepteerknop actief. Daarna vult hij zijn volledige naam in en bevestigt. stipt legt de naam, het tijdstip en het IP-adres vast ter verificatie. Samen vormt dat het online akkoord.

Afwijzen kan ook, eventueel met een reden. Die reden zie je terug in stipt, zodat je weet waarom een offerte niet doorging.

Na accepteren of afwijzen toont de pagina een statusmelding in plaats van de knoppen. Dubbel afhandelen kan dus niet. Verlopen offertes kunnen niet meer worden geaccepteerd of afgewezen.

Wat kan er automatisch gebeuren na akkoord?

Drie dingen kunnen automatisch lopen zodra de klant akkoord geeft.

Ten eerste de CRM-koppeling: in de template leg je vast welke recordstatus bij elke offertestatus hoort. Accepteert de klant, dan springt het record automatisch naar de bijbehorende status. Standaard vult een geaccepteerde offerte ook het blok Producten op het record, zodat je ziet welke producten de klant heeft gekocht.

Ten tweede e-mails per status: een template kan automatisch een e-mail sturen zodra de offerte bekeken, geaccepteerd, afgewezen of verlopen is. Ook een herinnering, een vast aantal dagen na het versturen, stel je in de template-editor in.

Ten derde regels in de Studio: met de trigger voor een geaccepteerde offerte start je bredere opvolging, zoals een taak aanmaken, een veld bijwerken, een notitie toevoegen of een collega een notificatie sturen.

Veelgestelde vragen