Offertes maken: online laten tekenen en opvolgen

Hoe maak je een offerte in stipt?

Een offerte maak je vanuit een dossier: de klus van een klant of een project in het CRM‑gedeelte van stipt. Op het dossier staat een blok Offertes; daar klik je op Nieuwe offerte. De module Offertes staat standaard aan in het Modulecentrum.

Vervolgens voeg je regels toe uit je productcatalogus, plaats je een productset of typ je zelf een lege regel. Je vult de aantallen in, schrijft een titel, een korte introductie voor de klant en de voorwaarden. De template vult daarvoor al standaardteksten in, die je per offerte kunt aanpassen. Je slaat het geheel op als concept.

Een concept pas je vrij aan. Een afgewezen of verlopen offerte heropen je eerst; daarna kun je de offerte aanpassen en opnieuw versturen. Een geaccepteerde offerte staat op slot totdat je de acceptatie annuleert. Met Dupliceren maak je snel een variant, bijvoorbeeld met en zonder een extra product.

Wat regelt een offertetemplate?

Een offertetemplate (sjabloon) bepaalt hoe elke offerte eruitziet en hoe die genummerd wordt. Je beheert templates onder Instellingen > Offertes, in de groep Modules.

Het pdf‑ontwerp bouw je met een blok‑editor: koppen, alinea's, de prijzentabel, productfoto's en voorwaarden. Je kiest een accentkleur en lettertype en kunt een eigen voorblad, achterblad en afsluitpagina toevoegen. In de sjablooninstellingen leg je de nummering vast (een voorvoegsel plus het jaar, bijvoorbeeld OFF‑2026‑0001), de standaarden zoals geldigheid, titel, introductie en voorwaarden, de prijsinstellingen en de koppelingen met je CRM. In de teksten kun je variabelen gebruiken, zoals de naam en het adres van de klant, het offertenummer en de geldigheidsdatum.

Je kunt meerdere templates naast elkaar gebruiken. Dat is handig als je met meerdere merken of verkoopkanalen werkt, want elke template nummert los van de rest. Per template kies je ook of je prijzen inclusief of exclusief btw invoert.

Hoe werkt de productcatalogus?

De productcatalogus voedt de offerteregels. Je beheert producten in de instellingen onder Producten en kunt ze ook importeren. Verkoopprijzen pas je daar ook in bulk aan; zijn prijzen veranderd sinds je een offerte opstelde, dan toont de offertebouwer een knop Prijzen bijwerken om de regels op de actuele prijzen te zetten.

Elk product heeft een verkoopprijs, een btw‑tarief (21%, 9% of 0%) en een eenheid. Daarnaast kun je per product een interne omschrijving en een inkoopprijs vastleggen. Die zijn alleen intern zichtbaar en komen nooit op de offerte. Ook kun je een datasheet als pdf aan een product hangen.

Met sets bundel je meerdere producten met vaste aantallen, bijvoorbeeld een complete badkamer. Plaats je een set in een offerte, dan staan alle producten met een klik als losse regels in de offerte.

Hoe voeg je regels, korting en commissie toe?

Een offerte bestaat uit regels. Elke regel komt met een klik uit de catalogus, of je typt zelf een lege regel. Per regel vul je het aantal in; prijs en btw‑tarief komen mee uit het product.

Korting kan op twee niveaus. Een regelkorting geldt voor een losse regel en geef je als percentage of vast bedrag. Een offertekorting geldt voor het hele bedrag. Daarnaast kun je een commissie toevoegen: een procentuele opslag die in de stukprijzen wordt ingebakken en vóór de korting wordt toegepast. De klant ziet alleen de verhoogde prijzen, geen aparte commissieregel.

Wie korting of commissie mag geven, stel je per template in. Er zijn drie opties: iedereen, iedereen tot een vast maximum, of alleen beheerders. Beheerders mogen altijd boven het maximum uitkomen. Zo houd je grip op de marge zonder dat elke offerte langs een beheerder hoeft.

Hoe verstuur je een offerte per e‑mail?

Klik op Offerte versturen. De klant krijgt een e‑mail met een link naar zijn persoonlijke offertepagina en de pdf als bijlage. Inloggen is niet nodig; de unieke link regelt de toegang. Welke e‑mail daarvoor gebruikt wordt, kies je in het offertetemplate.

Vanaf dat moment volgt stipt de status automatisch: verstuurd, bekeken, geaccepteerd of afgewezen. Die status loopt terug naar het dossier, zodat het hele team ziet waar een deal staat zonder erachteraan te bellen.

De geldigheid stel je in als een aantal dagen, dat begint te lopen op het moment van versturen. Zolang een offerte een concept is, verloopt hij dus niet. Is de termijn verstreken, dan geldt de offerte als verlopen en kan de klant niet meer reageren. Heropen je de offerte en verstuur je hem opnieuw, dan begint de termijn vanzelf opnieuw.

Wat ziet de klant op de landingspagina?

De landingspagina is de openbare pagina die de klant ziet als hij de offertelink opent. Onder Offertes, tabblad Landingspagina, kies je een ontwerp (Minimaal, Bold of Editorial) en een accentkleur, zodat de pagina bij je huisstijl past. Je logo en de link naar je algemene voorwaarden stel je in bij Instellingen > Klantcontact.

Op de pagina kan de klant wisselen tussen Nederlands en Engels en de offerte als pdf downloaden. Via de knop Bijlagen downloadt hij ook de datasheets van de producten op de offerte.

Optioneel staat er een persoonlijke contactkaart op de offerte: een foto, een korte intro en contactopties zoals e‑mail, telefoon en WhatsApp. Die zet elke medewerker zelf aan in het eigen account, onder Contactkaart. Zo weet de klant direct bij wie hij terechtkan met vragen.

Hoe geeft de klant online akkoord of wijst hij af?

Accepteren gaat in twee stappen. De klant vinkt eerst het akkoordvinkje aan; daarmee wordt de accepteerknop actief. Daarna vult hij zijn volledige naam in en bevestigt. stipt legt vast op welke versie hij tekende, met zijn naam, het tijdstip, het IP‑adres en een controlecode over de exacte inhoud. Met Controleer ondertekening zie je later of die code nog klopt.

Afwijzen kan ook, eventueel met een reden. Die reden zie je terug in stipt, zodat je weet waarom een offerte niet doorging.

Na accepteren of afwijzen toont de pagina een statusmelding in plaats van de knoppen. Dubbel afhandelen kan dus niet. Gaf de klant akkoord via de telefoon of WhatsApp, dan zet je de offerte zelf op geaccepteerd met de knop Geaccepteerd in de offertebouwer; dan komt er geen handtekening op.

Wat kan er automatisch gebeuren na akkoord?

Drie dingen kunnen automatisch lopen zodra de klant akkoord geeft.

Ten eerste de CRM‑koppeling: in het offertetemplate leg je op het tabblad Koppelingen vast welke dossierstatus bij elke offertestatus hoort. Accepteert de klant, dan springt het dossier automatisch naar de bijbehorende status; bij latere offertes op hetzelfde dossier, zoals meerwerk, gebeurt dat niet nog eens. Standaard vult een geaccepteerde offerte ook het blok Producten op het dossier, zodat je ziet welke producten de klant heeft gekocht.

Ten tweede e‑mails per status. Die stel je in Studio in, bij het e‑mailtemplate: via het bliksem‑icoon kies je een offertetrigger, zoals Offerte geaccepteerd of Offerte verlopen. Ook een herinnering, bijvoorbeeld drie dagen na versturen als er nog niet getekend is, maak je zo, met de trigger Dagen na offerte‑status.

Ten derde regels in Studio: met de trigger voor een geaccepteerde offerte start je bredere opvolging, zoals een taak maken, een veld bijwerken, een notitie toevoegen of een collega melden.