Klanten zichzelf laten inplannen

Hoe werkt zelf inplannen in stipt?

stipt is software voor klantbeheer en planning. Klussen en aanvragen staan als dossiers in het systeem, met een adres, producten en een status.

Zelf inplannen werkt via een boekingslink. Jij of een automatische regel stuurt de klant een link. Op die pagina staan vijf voorgestelde momenten, berekend op basis van de duur van de afspraak, de vaardigheden en werkgebieden van je medewerkers, hun werktijden en de reistijd tussen klussen. De klant kiest een moment en bevestigt.

De klant kiest daarbij een aankomstvenster, geen exacte tijd. Bijvoorbeeld tussen 9:00 en 11:00. Intern staat de afspraak wel op een vaste tijd, zodat de planning klopt. Bij het boeken controleert stipt het moment opnieuw op werktijden en overlap, dus dubbel boeken kan niet.

Hoe stel je een afspraaktype in?

Afspraaktypes beheer je onder Instellingen, bij Agenda. Een afspraaktype is een soort afspraak, bijvoorbeeld een intake of een montage. Per type stel je de naam en de standaardduur in. Doet de ene medewerker langer over dit werk dan de andere, dan geef je per medewerker een eigen duur op.

Zet vervolgens de optie Dit type automatisch plannen aan. Daarmee wordt het type boekbaar via een link. Je bepaalt de boekingshorizon (hoe ver vooruit de klant kan boeken), de minimale aankondiging (hoeveel uur er minimaal tussen boeken en de afspraak zit) en de breedte van het aankomstvenster dat de klant ziet. De minimale aankondiging rondt af naar de ochtend van de eerstvolgende volledige dag, zodat de klant nooit een halve eerste dag met alleen late tijden krijgt.

Optioneel stel je een reistijd-voorkeur in: een maximum aan reistijd per week, zodat ritten geclusterd worden. Het is een voorkeur, geen harde grens: levert hij geen opties op, dan vervalt hij. Ook de kleur en de teksten van de boekingspagina pas je hier aan.

Hoe werken vaardigheden en werkgebied?

Vaardigheden werken via productcategorieën. Bij elk teamlid leg je vast welke categorieën diegene beheerst, onder Instellingen bij Leden. Bij het afspraaktype zet je de optie Vereiste vaardigheden aan en kies je welke categorieën als vaardigheid gelden. Staat op de klus een product uit zo'n categorie, dan stelt stipt alleen medewerkers voor die de vaardigheid hebben.

Het werkgebied stel je ook per teamlid in: de postcodegebieden die iemand bedient, op de eerste twee cijfers. Zet bij het afspraaktype de optie Postcode-werkgebied aan. Alleen medewerkers van wie het werkgebied de postcode van de klus dekt, komen dan in aanmerking.

Tot slot telt beschikbaarheid mee. Elk teamlid heeft een standaard werkweek en kan tijd blokkeren voor vakantie of afwezigheid, of juist een dag extra openzetten buiten de vaste werkuren, bijvoorbeeld een zaterdag. Buiten de werktijden en blokkades stelt stipt geen momenten voor; extra opengezette tijd telt wel gewoon mee.

Hoe verstuur je de boekingslink?

Er zijn twee manieren. Handmatig: open het dossier van de klant en kies Laat de klant zelf plannen. Kies het afspraaktype en de link staat klaar. Je kunt hem kopiëren en zelf delen, of automatisch laten mailen.

Automatisch: bij het afspraaktype kies je een status onder Verstuur uitnodiging bij status. Zodra een dossier die status bereikt, bijvoorbeeld na akkoord op de offerte, maakt stipt de uitnodiging aan.

Het bericht zelf is een regel in Studio, de plek voor automatiseringsregels. Maak een regel met de trigger Smart plan uitnodiging en een actie E-mail versturen of WhatsApp versturen. De variabele {plan_link} voegt de boekingslink in. Je bouwt de regel zelf of laat dot, de ingebouwde assistent, hem voorstellen; jij bevestigt.

Vindt stipt geen geschikt moment, dan gaat er geen lege link uit. Je team krijgt een interne melding om handmatig te plannen.

Wat ziet de klant?

De klant opent een eenvoudige pagina met jouw bedrijfsnaam, je eigen kleur en een korte uitleg die je zelf kunt aanpassen. Inloggen of een account is niet nodig.

Op de pagina staan vijf momenten, elk met een datum en een aankomstvenster, bijvoorbeeld tussen 9:00 en 11:00. De momenten worden bij elke opening opnieuw berekend, dus ze zijn altijd actueel. Twee opties kunnen een label krijgen: Duurzaamst voor het moment met de minste reistijd, en Snelste optie als er een vroeg gat in de planning valt.

Kan de klant pas na een bepaalde datum? Dan filtert hij daarop met een datumkiezer. De pagina is beschikbaar in het Nederlands en Engels via een taalknop.

Na het kiezen bevestigt de klant met één knop. Is het moment net vergeven, dan vraagt de pagina om een nieuwe keuze.

Wat gebeurt er na het boeken?

De afspraak staat direct in de agenda van de gekozen medewerker, intern op de geoptimaliseerde tijd binnen het venster. Het dossier schuift automatisch naar de status die je bij het afspraaktype hebt ingesteld, en dezelfde automatiseringen vuren als bij een handmatig geplande afspraak.

De klant ziet meteen een bevestigingsscherm en kan de afspraak met één knop in zijn eigen agenda zetten. Wil je ook een bevestigingsmail, koppel dan een e-mailtemplate aan het boeken van dit afspraaktype; dat doe je bij de triggers van het template in Studio. Een herinnering vooraf werkt hetzelfde: een template met een tijdstip, bijvoorbeeld een dag van tevoren. Hoe templates en triggers werken lees je in de gids over e-mailtemplates.

Ook een werkbon kan klaarstaan. Een werkbon is in stipt een formulier dat de medewerker op locatie invult. Zet bij het afspraaktype de optie Formulier automatisch aanmaken bij boeking aan; het formulier verschijnt dan als taak bij de medewerker die de afspraak krijgt. Meer daarover lees je in de gids over werkbonnen.

Hoe plan je vervolgafspraken in dezelfde link?

Sommige klussen bestaan uit meerdere bezoeken, bijvoorbeeld eerst een schouw en daarna de montage. Daarvoor koppel je afspraaktypes aan elkaar.

Bij het vervolgtype stel je in op welk type het volgt en hoeveel dagen er minimaal tussen moeten zitten. De vroegst boekbare dag schuift dan automatisch mee met de eerste afspraak. Ook kun je een voorkeur voor dezelfde medewerker instellen: geen voorkeur, een voorkeur met terugval op collega's, of alleen die persoon.

Met de optie Direct doorplannen in dezelfde boekingslink plant de klant beide afspraken in één keer. Zodra de eerste afspraak is geboekt, verschijnen in hetzelfde scherm meteen de momenten voor het vervolg. Staat het vervolg al ingepland, dan slaat stipt die stap over.

Hoe verzet of annuleer je een afspraak?

Verzetten doe je in de planning: sleep de afspraak naar een nieuw tijdslot, of open hem en pas de datum en tijd aan. Herinneringen die nog moeten uitgaan worden automatisch opnieuw ingepland op de nieuwe tijd. Een klaargezette werkbon verhuist mee naar de medewerker die de afspraak overneemt.

Annuleren doe je via Afspraak annuleren in de afspraak. Je kiest of de klant een e-mail krijgt, of je annuleert zonder e-mail, bijvoorbeeld bij een boeking die de klant nooit zag. Een korte reden is verplicht, zodat later terug te vinden is waarom de afspraak niet doorging.

De klant kan de afspraak niet zelf verzetten via de boekingslink; die is na het boeken gebruikt en toont alleen nog de bevestiging. Wil de klant een ander moment, dan neemt hij contact op en verzet jij de afspraak.

Veelgestelde vragen