Klanten zelf laten inplannen: kiezen uit de beste momenten

Hoe werkt zelf inplannen in stipt?

stipt is software voor klantbeheer en planning. Klussen en aanvragen staan als dossiers in het systeem, met een adres, producten en een status. Zelf inplannen heet in stipt slim plannen en hoort bij de module Agenda.

Zelf inplannen werkt via een boekingslink. Jij of een automatische regel stuurt de klant een link. Op die pagina staat een handvol momenten die passen bij je planning, de juiste medewerker en de route. De klant kiest een moment en bevestigt.

De klant kiest daarbij een tijdvak, geen exacte tijd. Bijvoorbeeld tussen 09:00 en 11:00. Bij het boeken controleert stipt het moment opnieuw, dus dubbel boeken kan niet.

Hoe stel je een afspraaktype in?

Afspraaktypes beheer je onder Instellingen > Agenda. Een afspraaktype is een soort afspraak, bijvoorbeeld een schouw of een montage. Per type stel je de naam, de dossiertypen en de standaardduur in.

Zet daarna op de tab Slim plannen de schakelaar bij het type aan. Daarmee wordt het type boekbaar via een link. Klik het type aan en kies in het zijpaneel wat de klant kiest: een tijdvak of alleen een dag. Stel ook in vanaf wanneer en tot hoe ver vooruit de klant kan boeken, en de titel van de planpagina.

Per agenda stel je een reistijd‑voorkeur in, zodat ritten geclusterd worden. Ook de kleur en de tekst van de boekingspagina gelden per agenda. Bovenaan de pagina Slim plannen zegt stipt wat er nog mist, zoals de mail met de planlink of lijnen zonder werkweek.

Hoe werken vaardigheden en werkgebied?

In het planningsprofiel van elk teamlid leg je vast welke vaardigheden hij heeft. Zet bij het afspraaktype, tab Toewijzing, de schakelaar Vereiste vaardigheden aan. stipt stelt dan alleen medewerkers voor die het werk van die klus kunnen doen.

Het werkgebied stel je ook per teamlid in. Zet bij het afspraaktype de schakelaar Postcode‑werkgebied aan. Alleen medewerkers van wie het werkgebied het adres van de klant dekt, komen dan in aanmerking. Per lid kun je ook beperken welke afspraaktypes hij doet en op welke dagen klanten hem via slim plannen mogen boeken.

Tot slot telt beschikbaarheid mee. Elk teamlid heeft een standaard week en kan tijd blokkeren voor vakantie of afwezigheid, of juist extra open zetten, bijvoorbeeld een zaterdag. Daarnaast leg je op de pagina Slim plannen planregels vast, zoals installaties alleen in de ochtend of vrijdag alleen voor restpunten.

Hoe verstuur je de boekingslink?

Er zijn twee manieren. Handmatig: open het dossier van de klant, klik op het plusje in het afsprakenblok en kies bij het afspraaktype Laat de klant kiezen. Je ziet vooraf of er momenten voor de klant zijn; pas dan stuur je de link.

Automatisch: in het zijpaneel van het type op de pagina Slim plannen kies je onder Uitnodiging bij welke status de link vanzelf gaat. Zodra een dossier die status bereikt, bijvoorbeeld na akkoord op de offerte, maakt stipt de uitnodiging aan.

Het bericht zelf is een regel in Studio. Maak een regel met de trigger Slim plannen: uitnodiging en de actie Mail sturen of WhatsApp sturen, met een template dat de planlink invoegt. Je bouwt de regel zelf of laat dot, de ingebouwde assistent, hem voorstellen; jij bevestigt. Boekt de klant niet, dan stuurt een regel met de trigger Slim plannen: uitnodiging nog niet geboekt na een paar dagen een herinnering.

Vindt stipt geen geschikt moment, dan gaat er geen lege link uit. De planner krijgt een melding om handmatig te plannen, en stipt zegt waarom er niets past.

Wat ziet de klant?

De klant opent een eenvoudige pagina met je logo, je eigen kleur en een korte uitleg die je zelf kunt aanpassen. Inloggen of een account is niet nodig.

Op de pagina staat een handvol momenten, elk met een datum en een tijdvak, bijvoorbeeld tussen 09:00 en 11:00. Kiest de klant alleen een dag, dan krijgt hij het tijdvak later. De momenten zijn altijd actueel, en stipt kan de gunstigste opties een label geven.

Kan de klant pas na een bepaalde datum? Dan filtert hij daarop met een datumkiezer. De pagina is beschikbaar in het Nederlands en Engels via een taalknop.

Na het kiezen bevestigt de klant met één knop. Is het moment net vergeven, dan vraagt de pagina om een nieuwe keuze.

Wat gebeurt er na het boeken?

De afspraak staat direct in de agenda van de gekozen medewerker. Het dossier schuift automatisch naar de status die je bij het afspraaktype hebt ingesteld, en dezelfde automatiseringen vuren als bij een handmatig geplande afspraak.

De klant ziet meteen een bevestigingsscherm en kan de afspraak met één knop in zijn eigen agenda zetten. Wil je ook een bevestigingsmail, koppel dan een e‑mailtemplate aan de trigger Afspraak ingepland; dat doe je bij de triggers van het template in Studio. Een herinnering vooraf werkt hetzelfde, met de trigger Voor een afspraak, bijvoorbeeld een dag van tevoren. Hoe templates en triggers werken lees je in de gids over e‑mailtemplates.

Ook een werkbon kan klaarstaan. Een werkbon is in stipt een formulier dat de medewerker op locatie invult. Kies op het tabblad Automatisering van het afspraaktype het formulier voor de monteur; het staat dan klaar bij de medewerker die de afspraak krijgt. Meer daarover lees je in de gids over werkbonnen.

Hoe plan je vervolgafspraken in dezelfde link?

Sommige klussen bestaan uit meerdere bezoeken, bijvoorbeeld eerst een schouw en daarna de montage. Daarvoor koppel je afspraaktypes aan elkaar.

Dat stel je in op de pagina Slim plannen, in het blok Vervolgafspraak. Je kiest welke afspraak op welke volgt, hoeveel tijd ertussen moet zitten en of dezelfde monteur terugkomt.

Met de optie Direct doorplannen in dezelfde boekingslink plant de klant beide afspraken in één keer. Zodra de eerste afspraak is geboekt, verschijnen in hetzelfde scherm meteen de momenten voor het vervolg.

Hoe verzet of annuleer je een afspraak?

Verzetten doe je in de agenda: klik de verplaatsknop op het afspraakblok, of open de afspraak en kies Verplaatsen. De afspraak hangt dan aan je cursor en je klikt een vrij moment aan, ook op een andere dag of in een andere week. Je kiest daarbij of de klant een mail krijgt. Een klaargezette werkbon verhuist mee naar de medewerker die de afspraak overneemt.

Annuleren doe je via Acties > Afspraak annuleren in de afspraak. Je kiest of de klant een e‑mail krijgt, of je annuleert zonder e‑mail, bijvoorbeeld bij een boeking die de klant nooit zag. Een korte reden is verplicht, zodat later terug te vinden is waarom de afspraak niet doorging.

De klant kan de afspraak niet zelf verzetten via de boekingslink; die is na het boeken gebruikt en toont alleen nog de bevestiging. Wil de klant een ander moment, dan neemt hij contact op en verzet jij de afspraak.