Werkbonnen: de complete gids
Een werkbon is een document waarop een monteur vastlegt welk werk is uitgevoerd: klant, adres, datum, werkzaamheden, gebruikte materialen, uren en meestal een handtekening van de klant. De bon dient als bewijs van uitvoering en als onderbouwing van de factuur. Werkbonnen bestaan op papier en digitaal.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 22 juli 2026
Wat is een werkbon?
Een werkbon is het document waarmee een vakbedrijf vastlegt welk werk is uitgevoerd. De monteur vult de bon in op locatie: wat er is gedaan, welke materialen zijn gebruikt en hoeveel uur het kostte. Vaak zet de klant een handtekening als bevestiging.
De werkbon heeft drie functies. Hij is de administratie van het uitgevoerde werk. Hij is de onderbouwing van de factuur, zeker bij werk op regiebasis. En hij is bewijs bij vragen of discussie achteraf, bijvoorbeeld over garantie.
Werkbonnen heten ook wel klusbonnen, montagebonnen of servicebonnen. De vorm verschilt per branche, de functie is overal hetzelfde.
Wat staat er op een werkbon? Een voorbeeld
Er is geen verplicht format, maar een complete werkbon heeft in de praktijk een vaste kern. Bovenaan staan de gegevens van het uitvoerende bedrijf en van de klant, met de werklocatie en de datum en tijd van de werkzaamheden.
Daarna volgt de inhoud: een omschrijving van het uitgevoerde werk, de gebruikte materialen met aantallen en de gewerkte uren, eventueel per monteur. Meerwerk en bijzonderheden, zoals aangetroffen gebreken, krijgen een eigen plek. Foto's van de situatie voor en na maken de bon compleet.
De bon sluit af met de naam van de monteur en een handtekening van de klant als bevestiging. Gebruik dit als voorbeeld en pas het aan op je eigen werk: een storingsmonteur heeft andere velden nodig dan een installateur die een complete installatie oplevert.
Is een werkbon verplicht?
Nee. Er is geen wet die voorschrijft dat je per klus een werkbon maakt. Toch is de bon in de praktijk zelden vrijblijvend.
Ondernemers hebben een administratieplicht. Werkbonnen die onderdeel zijn van je administratie, bijvoorbeeld omdat ze een factuur onderbouwen, vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
Daarnaast is de werkbon vaak contractueel of praktisch nodig. Bij werk op regiebasis is de bon de onderbouwing van de uren en materialen op de factuur. Bij garantie of een geschil is de bon het bewijs van wat er is gedaan. En sommige opdrachtgevers, zoals hoofdaannemers en verzekeraars, eisen een ondertekende werkbon voordat ze betalen.
Papieren werkbon versus digitale werkbon
Papieren werkbonnen lijken simpel, maar het werk zit in wat er daarna gebeurt.
Overtypen. De bon moet terug naar kantoor en iemand moet hem overnemen in de administratie of facturatie. Dat kost tijd, en bij onleesbaar handschrift ontstaan fouten. Facturen gaan dagen later de deur uit dan nodig.
Kwijtraken. Een bon blijft in de bus liggen, waait weg of de doorslag is onleesbaar. Zonder bon geen onderbouwing van de factuur.
Foto's los van de bon. De monteur fotografeert de situatie met zijn telefoon en stuurt de foto's via een chatbericht naar kantoor. Maanden later, bij een garantievraag, weet niemand meer welke foto bij welke klus hoort.
Een digitale werkbon lost dit op door invoer, foto's en handtekening op een plek vast te leggen, direct gekoppeld aan de klus.
Wat moet een digitale werkbon minimaal kunnen?
Niet elke formulieren-app is een goede werkbon-app. Het minimum: invullen op de telefoon met grote velden en weinig getik, foto's direct op de bon met de camera van de telefoon, en een handtekening van de klant op het scherm.
Net zo belangrijk is dat de bon gekoppeld is aan de klant en de afspraak, zodat hij in het dossier staat en niet in een losse map. Verder wil je eigen velden kunnen kiezen, want elk bedrijf legt andere dingen vast, een PDF-uitdraai om te delen met de klant of een opdrachtgever, en een overzicht van openstaande bonnen zodat kantoor ziet wat nog mist.
Tussentijds opslaan is geen luxe. Een monteur wordt gebeld, loopt naar de bus en pakt het formulier later weer op. Dat mag geen ingevulde antwoorden kosten.
Hoe werkt een digitale werkbon in stipt?
In stipt is een werkbon een formulier dat je zelf samenstelt. Je kiest je eigen velden: tekst, getallen, datums, keuzelijsten, foto's en een handtekening. Vragen kunnen voorwaardelijk zijn: een veld of een hele pagina verschijnt alleen als een eerder antwoord daarom vraagt. Antwoordt de monteur 'nee' op 'storing gevonden?', dan ziet hij de vervolgvragen niet.
De monteur vult de bon in op zijn telefoon, in het portal: een mobielvriendelijke webapp, dus geen aparte app die hij moet installeren en bijwerken. Het fotoveld opent direct de achtercamera en per veld kunnen meerdere foto's worden toegevoegd. iPhone-foto's worden automatisch omgezet naar een formaat dat op elk apparaat te bekijken is. Tijdens het invullen wordt de bon automatisch tussentijds opgeslagen. De klant tekent op het scherm.
Elke bon hangt aan de klant en de afspraak. Bij het inplannen van een afspraak kan de bijbehorende werkbon automatisch worden klaargezet. Hoe je zo'n formulier stap voor stap bouwt, lees je in de gids over formulieren maken.
Goedkeuren, versies en automatische taken in stipt
Bij het indienen maakt stipt automatisch een PDF van de bon, met de foto's en de handtekening erin. Die PDF komt op het klantdossier te staan. Alles van een klus staat zo op een plek.
Kantoor keurt de bon goed of af; bij afkeuren geeft het een toelichting mee en gaat de taak van de monteur automatisch weer open. Dient hij opnieuw in, dan ontstaat versie 2 en wordt de PDF op het dossier vervangen. Kantoor kijkt dus altijd naar de actuele versie.
Open werkbonnen raken niet vergeten. Elke toegewezen bon die nog niet is ingediend wordt automatisch een taak: zichtbaar op kantoor in het takenoverzicht en bij de monteur in het portal. Een ingediende of goedgekeurde bon kan het dossier automatisch naar de volgende status zetten, bijvoorbeeld van 'in uitvoering' naar 'gereed voor facturatie'.
Veelgemaakte fouten bij de invoering van digitale werkbonnen
De grootste fout is de papieren bon een op een digitaal namaken. Papier dwingt tot een vaste indeling; digitaal kan met voorwaardelijke vragen veel korter. Begin bij wat kantoor echt nodig heeft en schrap de rest.
Te veel verplichte velden werken averechts: de monteur vult iets in om verder te kunnen en de data wordt onbetrouwbaar. Wijs ook een vaste eigenaar aan voor de controle van ingediende bonnen, want zonder reviewer blijven ze open staan. En laat papier en digitaal niet naast elkaar bestaan: kies een datum en stap in een keer over.
Betrek tot slot de monteurs. Laat een of twee van hen een week proefdraaien en pas het formulier aan op hun feedback. En kies geen losse formulieren zonder koppeling aan klant en afspraak, anders verschuift het zoekprobleem alleen van de papierstapel naar een digitale map.
Veelgestelde vragen
Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon is een formulier dat de monteur invult op telefoon of tablet in plaats van op papier. Foto's en handtekening staan direct op de bon, de gegevens zijn meteen op kantoor beschikbaar en de bon is gekoppeld aan de klant en de afspraak.
Wat is het verschil tussen een werkbon en een factuur?
Een werkbon legt vast welk werk is uitgevoerd en dient als bewijs en interne administratie. Een factuur is het betaalverzoek dat daarop volgt. De werkbon is vaak de onderbouwing van de factuur, zeker bij werk op uurbasis.
Is een digitale handtekening op een werkbon rechtsgeldig?
Ja, in de meeste gevallen. De EU erkent elektronische handtekeningen via de eIDAS-verordening. Voor een werkbon volstaat doorgaans een gewone elektronische handtekening, zoals een handtekening op het scherm. Bij een geschil telt hoe betrouwbaar de ondertekening is vastgelegd, bijvoorbeeld met datum, tijd en context.
Hoe lang moet je werkbonnen bewaren?
Werkbonnen die onderdeel zijn van je administratie vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Bewaar bonnen die een factuur onderbouwen dus minimaal zo lang. Digitaal bewaren mag, zolang de gegevens leesbaar en toegankelijk blijven.
Werkt een digitale werkbon ook zonder internet?
Dat verschilt per systeem. Controleer bij de keuze van een werkbon-app hoe die omgaat met slecht bereik, bijvoorbeeld in kelders of buitengebied. In stipt wordt een werkbon tijdens het invullen automatisch tussentijds opgeslagen zodra er verbinding is.
Kan de klant zelf een formulier invullen?
Ja. Naast de bon die de monteur invult, kan een formulier ook naar de klant zelf worden gestuurd. In stipt gaat dat via een beveiligde link die zeven dagen geldig is. De inzending komt op hetzelfde klantdossier terecht als een bon van de monteur.