Exact Online koppelen: factureren vanaf het dossier

Wat doet de koppeling tussen stipt en Exact Online?

De koppeling verbindt je klantwerk in stipt met je administratie in Exact Online. Vanaf een dossier klik je op Naar boekhouding en stipt zet de factuur in Exact: de klant wordt aangemaakt of gekoppeld als hij al bestaat, de factuurregels met btw gaan mee en de factuur wordt direct verwerkt in je administratie.

Daarna houdt stipt de betaalstatus voor je bij: wordt de factuur in Exact (deels) betaald, dan zie je dat vanzelf terug op het dossier. Geen dubbel invoerwerk tussen je CRM en je boekhouding, en geen overgetypte factuurregels met fouten erin.

Hoe koppel ik Exact Online aan stipt?

Een beheerder installeert de module Boekhouding via Instellingen > Modulecentrum; standaard staat hij uit. Kies in de instellingen Exact Online als pakket en klik op Koppelen: je logt in op de inlogpagina van Exact zelf en geeft stipt toegang. Kies daarna de administratie waarin stipt mag werken; alle klanten en facturen gaan daarheen.

In de instellingen kies je verder het verkoopdagboek, de betalingstermijn, eventueel een kostenplaats en de artikelgroep. Die lijstjes komen rechtstreeks uit je administratie. Stel ook de grootboekrekening voor omzet in, want zonder kan Exact een factuur weigeren, en kies of facturen definitief geboekt worden of als concept klaarstaan voor je boekhouder. Zet tot slot het blok Boekhouding aan op de dossiertypen waar je vanaf wilt factureren.

Koppelen en instellen is voor beheerders. Factureren kunnen beheerders en gebruikers met het recht Boekhouding. Boekhouding is een extra module: € 10 per Admin‑ en Gebruikersplek per maand bij jaarbetaling (€ 12 bij maandbetaling), zolang hij aan staat.

Hoe stuur ik een factuur vanuit stipt naar Exact Online?

Klik op het dossier in het blok Boekhouding op Naar boekhouding. De factuurregels komen uit de module Producten: je offerteregels en handmatig toegevoegde regels. In de wizard vink je aan welke regels meegaan, kies je hoe er gefactureerd wordt en controleer je de omschrijving. Per regel geldt 21%, 9%, 0% of btw verlegd; het boeken zelf doet Exact op basis van de btw‑code. De klant zoekt stipt in Exact eerst op de relatiecode die je bij de organisatie invult, daarna op naam; alleen als hij er nog niet staat, maakt stipt hem aan.

Na Versturen boekt stipt de factuur definitief in Exact, met een factuurnummer, of zet hem als concept klaar als je dat zo hebt ingesteld. Maakt je boekhouder het concept later definitief, dan springt de status in stipt vanzelf naar Verstuurd. stipt mailt de factuur niet zelf naar je klant; dat doe je gewoon vanuit Exact, zoals je gewend bent. Hoe je offerteregels opbouwt lees je in de gids over offertes maken.

Kan ik in termijnen factureren vanuit stipt?

Ja. Je legt in de instellingen betaalschema's vast, bijvoorbeeld 30/30/40, en kiest er bij het versturen een; aangepaste percentages die samen op 100 uitkomen kunnen ook. Elke termijn wordt een eigen factuur in Exact, met alle regels geschaald naar het termijnpercentage. De omschrijving staat al klaar, zoals 1e deelbetaling 30% en Restantbetaling 40%.

De eerste termijn gaat direct mee. Volgende termijnen staan als Gepland in het blok Boekhouding en verstuur je met een klik zodra het zover is. Zonder schema wordt alles in een keer gefactureerd. Staat er al een factuur en is er geen termijn meer gepland, dan maak je een vervolgfactuur, bijvoorbeeld een eindfactuur waarin je een eerdere aanbetaling verrekent.

Hoe zie ik in stipt of een factuur betaald is?

Het blok Boekhouding toont per factuur de status: Gepland, Concept, Verstuurd, Deels betaald, Betaald, Gecrediteerd of Mislukt. stipt checkt openstaande facturen periodiek bij Exact, dus een betaling komt ook binnen als niemand het dossier open heeft staan. Betaald zet stipt pas als Exact de factuur echt als afgeletterd bevestigt. Met Status verversen haal je de actuele stand direct op.

Past je boekhouder een concept in Exact nog aan, dan neemt stipt de bedragen van Exact over, zodat je op het dossier ziet wat er echt gefactureerd is. Hoe het blok de betaling laat zien stel je zelf in: als status, als percentage of als bedrag. Verstuurde facturen, deelbetalingen en de volledige betaling komen ook op de tijdlijn van het dossier.

Is de koppeling met Exact Online veilig?

Ja. De koppeling gebruikt de officiële Exact Online‑API met OAuth: je logt in bij Exact zelf en stipt ziet nooit je wachtwoord. De toegangstokens staan versleuteld opgeslagen. Werkt de koppeling een tijd niet, dan krijgen de beheerders een e‑mail met een link naar de instellingen.

Ontkoppelen kan altijd via de instellingen. Er wordt dan niets verwijderd: alles wat al in Exact staat blijft gewoon staan, en je kunt later opnieuw koppelen.