Taken en taaktemplates: terugkerend werk dat zichzelf klaarzet

Wat zijn taken in stipt?

Taken in stipt zijn interne werkitems, een lichte takenlijst voor je team. Je houdt er werk mee bij dat losstaat van de klantgesprekken in de inbox: een terugbelverzoek, een opvolging, een stuk papierwerk. Elke taak heeft een titel, omschrijving, prioriteit, eigenaar, team en deadline. Een taak is open of klaar, zonder tussenstatussen: je rondt hem af door hem af te vinken, en afgeronde taken zijn standaard verborgen. Met een onderwerp, een gekleurd label, groepeer je verwante taken; daarnaast kun je eigen persoonlijke tags gebruiken die alleen jij ziet.

Een taak kun je koppelen aan een klantdossier, een klant of een gesprek in de inbox. Zo blijft het werk bij de klant waar het over gaat. Een nieuwe taak maak je aan via Taken in de hoofdnavigatie, met de plusknop boven de weergavenlijst. Taken is een vast onderdeel van stipt, geen module die je eerst installeert.

Hoe werken subtaken en deadlines?

Een subtaak is een kleinere taak onder een hoofdtaak, met een eigen status en eigenaar. Je voegt hem toe door een taak te openen en onder Subtaken op Subtaak toevoegen te klikken. Subtaken kun je uitklappen, inklappen en apart afvinken. Zo splits je een grotere klus op in stappen die verschillende mensen oppakken.

Elke taak kan een deadline hebben. Taken die over hun deadline heen zijn, krijgen een markering in de lijst. Groepeer op deadline om te zien wat eerst moet.

Hoe groepeer je taken en sla je weergaven op?

De takenlijst groepeer je op deadline, eigenaar, prioriteit of onderwerp. Sorteren kan op laatste activiteit, aanmaakdatum, deadline of prioriteit. Wie liever een platte lijst heeft, zet de groepering uit. Afgeronde taken zijn standaard verborgen; een weergave met een statusfilter kan ze wel tonen.

Een weergave is een opgeslagen, gefilterde lijst in de zijbalk van Taken. Je geeft hem een naam en een icoon en kiest filters op status, prioriteit, eigenaar, team of onderwerp. Met het filter “aan mij toegewezen” maak je een persoonlijke weergave: iedereen die hem opent, ziet zijn eigen taken. Een weergave deel je met het team of houd je privé. Weergaven en onderwerpen beheer je via Instellingen > Taken.

Wat is een taaktemplate?

Een taaktemplate is een herbruikbare taak die je één keer opstelt en daarna steeds opnieuw gebruikt, vergelijkbaar met een e‑mailtemplate. In het template leg je de titel, omschrijving, prioriteit, het onderwerp, een vaste checklist aan subtaken en de toewijzing vast. In de titel en omschrijving kun je variabelen gebruiken, zoals de klantnaam, de dossiernaam of het offertenummer. Die worden ingevuld op het moment dat de taak ontstaat.

Templates beheer je in Studio onder Wat dot schrijft > Taaktemplates, naast de e‑mail- en WhatsApp‑templates. Pas je een template aan, dan geldt dat voor alle taken die er daarna uit ontstaan. Al aangemaakte taken veranderen niet mee.

Hoe werken relatieve deadlines en toewijzing in een template?

De deadline in een template is relatief: je stelt in hoeveel dagen na het aanmaken de taak af moet zijn. Ontstaat de taak op maandag met een deadline van drie dagen, dan komt de deadline op donderdag te staan. Laat je het veld leeg, dan krijgt de taak geen deadline.

Voor de toewijzing kies je uit vijf opties: niemand, een specifiek persoon, een team (de taak staat dan bij het team en is nog niet geclaimd), een willekeurig persoon uit een team (per taak opnieuw gekozen op het moment dat de trigger vuurt) of een betrokkene op het dossier (via het profiel van betrokkene). Bij die laatste gaat de taak naar de medewerker die onder dat profiel bij de betrokkenen van het dossier staat, bijvoorbeeld de accountmanager. Hangt er niemand onder die rol, dan blijft de taak ontoegewezen zichtbaar.

Welke taken maakt stipt zelf aan?

Voor afspraken maakt stipt zelf werkbriefjes voor de uitvoerder: Afspraakstatus doorgeven als een bezoek voorbij is zonder uitkomst, en Afspraak + formulier afronden als een werkbon nog niet is ingediend. Een werkbon is een digitaal formulier dat een monteur op locatie invult; in de gids Werkbonnen lees je er meer over.

Die taken staan niet in Taken op kantoor, maar in het Taken‑tabblad van het portaal op de telefoon van de uitvoerder. Ze verdwijnen vanzelf zodra hij de afspraak afmeldt of het formulier indient. Kantoor volgt dat werk in de agenda en op het dossier.

Taken die een regel of taaktemplate aanmaakt, staan wel gewoon in Taken. In het taakvenster staan ze op naam van dot, omdat het platform ze maakte; in het auditlog blijft precies staan welke regel het was.

Hoe laat je stipt automatisch taken aanmaken met triggers?

Klik in Studio op het bliksem‑icoon bij een taaktemplate en kies Nieuwe trigger. De regelbouwer opent dan met de actie Taak maken uit dit template al ingevuld. Daar kies je het moment: rond statussen (een statuswissel, een nieuw dossier of een status die te lang blijft staan), offertes (bijvoorbeeld verstuurd, bekeken of geaccepteerd), afspraken, formulieren, een inboxgesprek of een taak. Met het moment Volgens vast schema maak je een taak elke week of elke maand op een vast tijdstip, bijvoorbeeld elke maandag om 09:00.

Op het moment dat de trigger vuurt, vult stipt de variabelen in, rekent het de relatieve deadline uit en wijst het de taak toe volgens het template. De taak wordt gekoppeld aan het dossier of gesprek waar de gebeurtenis plaatsvond. Met Automatisch afronden vinkt het template zijn eigen open taken bovendien af zodra een gekozen gebeurtenis plaatsvindt, bijvoorbeeld zodra de offerte is verstuurd. Dat gebeurt alleen op het dossier of gesprek waar het werk gebeurde.

Wil je bij dezelfde gebeurtenis meer laten gebeuren dan een taak, bijvoorbeeld ook een e‑mail sturen, dan voeg je in dezelfde regel een tweede actie toe. Hoe regels werken, lees je in de gids Je eerste automatiseringsregel maken.

Hoe maak je taken aan via dot?

dot is de AI‑collega in stipt. In de chat vraag je dot om taken klaar te zetten, bijvoorbeeld een beltaak per uitstaande offerte uit een analyse. dot zet het voorstel als kaart in de chat, gekoppeld aan het juiste dossier en de juiste collega: je ziet precies welke taken er zouden ontstaan en bevestigt met een klik. Zonder die bevestiging gebeurt er niets; dot maakt nooit zelf iets aan.

Ook een taaktemplate kan dot voorstellen. Beschrijf in gewone taal welk terugkerend werk je wilt vastleggen, dan zet dot een template klaar dat jij controleert en bevestigt. Per voorstel geldt een maximum aantal taken; voor beheerders ligt dat hoger dan voor andere teamleden.