Taken en taak-templates in de praktijk

Wat zijn taken in stipt?

Taken in stipt zijn interne werkitems, een licht ticketsysteem voor je team. Je houdt er werk mee bij dat losstaat van de klantgesprekken in de inbox: een terugbelverzoek, een opvolging, een stuk papierwerk. Elke taak heeft een titel, omschrijving, prioriteit, eigenaar, team en deadline. Een taak is open of klaar, zonder tussenstatussen: je rondt hem af door hem af te vinken, en afgeronde taken zijn standaard verborgen. Met een onderwerp, een gekleurd label, groepeer je verwante taken.

Een taak kun je koppelen aan een klantdossier, een contact of een gesprek in de inbox. Zo blijft het werk bij de klant waar het over gaat. Een nieuwe taak maak je aan via Taken in de hoofdnavigatie, met de plusknop boven de weergavenlijst.

Hoe werken subtaken en deadlines?

Een subtaak is een kleinere taak onder een hoofdtaak, met een eigen status en eigenaar. Je voegt hem toe door een taak te openen en onder Subtaken op Subtaak toevoegen te klikken. Subtaken kun je uitklappen, inklappen en apart afvinken. Zo splits je een grotere klus op in stappen die verschillende mensen oppakken.

Elke taak kan een deadline hebben. Taken die over hun deadline heen zijn, krijgen een markering in de lijst. Groepeer op deadline om te zien wat eerst moet.

Hoe groepeer je taken en sla je weergaven op?

De takenlijst groepeer je op deadline, eigenaar, prioriteit of onderwerp. Sorteren kan op laatste activiteit, aanmaakdatum, deadline of prioriteit. Wie liever een platte lijst heeft, zet de groepering uit. Afgeronde taken zijn standaard verborgen; een weergave met een statusfilter kan ze wel tonen.

Een weergave is een opgeslagen, gefilterde lijst in de zijbalk van Taken. Je geeft hem een naam en een icoon en kiest filters op status, prioriteit, eigenaar, team of onderwerp. Met het filter "aan mij toegewezen" maak je een persoonlijke weergave: iedereen die hem opent, ziet zijn eigen taken. Een weergave deel je met het team of houd je privé. Weergaven en onderwerpen beheer je via Instellingen > Taken.

Wat is een taak-template?

Een taak-template is een herbruikbare taak die je één keer opstelt en daarna steeds opnieuw gebruikt, vergelijkbaar met een e-mailtemplate. In het template leg je de titel, omschrijving, prioriteit, het onderwerp, een vaste checklist aan subtaken en de toewijzing vast. In de titel en omschrijving kun je variabelen gebruiken, zoals de klantnaam of het offertenummer. Die worden ingevuld op het moment dat de taak ontstaat.

Templates beheer je in Studio onder Bouwers > Taak-templates, naast de regels en e-mailtemplates. Pas je een template aan, dan geldt dat voor alle taken die er daarna uit ontstaan. Al aangemaakte taken veranderen niet mee.

Hoe werken relatieve deadlines en toewijzing in een template?

De deadline in een template is relatief: je stelt in hoeveel dagen na het aanmaken de taak af moet zijn. Ontstaat de taak op maandag met een deadline van drie dagen, dan komt de deadline op donderdag te staan. Laat je het veld leeg, dan krijgt de taak geen deadline.

Voor de toewijzing kies je uit vijf opties: niemand, een specifiek persoon, een team (de taak staat dan bij het team en is nog niet geclaimd), een willekeurig persoon uit een team (per taak opnieuw gekozen op het moment dat de trigger vuurt) of een contactprofiel op het dossier. Bij die laatste gaat de taak naar de medewerker die onder die rol aan het dossier hangt, bijvoorbeeld de accountmanager. Hangt er niemand onder die rol, dan blijft de taak ontoegewezen zichtbaar.

Welke taken maakt stipt automatisch aan?

stipt maakt in twee situaties zelf een taak aan. Een afspraak die voorbij is maar geen eindstatus heeft gekregen, wordt een taak: iemand moet nog doorgeven hoe het bezoek is afgelopen. En een toegewezen werkbon die nog niet is ingediend, wordt een taak. Een werkbon is een digitaal formulier dat een monteur op locatie invult; in de gids Werkbonnen lees je er meer over.

Kantoor ziet deze taken in het takenoverzicht, de medewerker ziet ze in het portal op zijn telefoon. Per afspraak of werkbon ontstaat er hooguit één taak. Keurt kantoor een ingediende werkbon af, dan gaat dezelfde taak weer open; er komt geen tweede. Is het werk alsnog gedaan, dan sluit de taak vanzelf.

Hoe laat je stipt automatisch taken aanmaken met triggers?

Aan een taak-template hang je triggers: gebeurtenissen waarbij stipt de taak vanzelf aanmaakt. Er zijn triggers rond statussen (een statuswijziging, een nieuw dossier of een status die te lang blijft staan), offertes (bijvoorbeeld verstuurd, bekeken of geaccepteerd), afspraken, formulieren, een nieuw gesprek in de inbox en een nieuwe taak.

Op het moment dat de trigger vuurt, vult stipt de variabelen in, rekent het de relatieve deadline uit en wijst het de taak toe volgens het template. De taak wordt gekoppeld aan het dossier of gesprek waar de gebeurtenis plaatsvond. Met Automatisch afronden vinkt het template zijn eigen open taken bovendien af zodra een gekozen gebeurtenis plaatsvindt, bijvoorbeeld zodra de offerte is verstuurd. Dat gebeurt alleen op het dossier of gesprek waar het werk gebeurde en subtaken sluiten mee.

Wil je bij dezelfde gebeurtenis meer laten gebeuren dan een taak, bijvoorbeeld ook een e-mail sturen, dan bouw je een regel in Studio. Hoe dat werkt, lees je in de gids Je eerste automatiseringsregel maken.

Hoe maak je taken aan via dot?

dot is de AI-collega in stipt. In de chat vraag je dot om taken klaar te zetten, bijvoorbeeld opvolgtaken voor een lijst klanten die uit een analyse komt. dot zet het voorstel als kaart in de chat: je ziet precies welke taken er zouden ontstaan en bevestigt met een klik. Zonder die bevestiging gebeurt er niets; dot maakt nooit zelf iets aan.

Ook een taak-template kan dot voorstellen. Beschrijf in gewone taal welk terugkerend werk je wilt vastleggen, dan zet dot een template klaar dat jij controleert en bevestigt. Beheerders kunnen grote batches taken laten voorstellen, andere teamleden een handjevol tegelijk.

Veelgestelde vragen