WhatsApp Business voor bedrijven, uitgelegd

Wat is het verschil tussen WhatsApp, WhatsApp Business en de WhatsApp Business API?

WhatsApp bestaat in drie vormen. De gewone WhatsApp-app is bedoeld voor persoonlijk gebruik; de voorwaarden van WhatsApp staan zakelijk gebruik ervan niet toe. De WhatsApp Business-app is gratis en gemaakt voor kleine bedrijven. Je krijgt een bedrijfsprofiel, snelle antwoorden en labels, maar het blijft een app op een telefoon met een beperkt aantal gekoppelde apparaten.

Het WhatsApp Business Platform, meestal de WhatsApp Business API genoemd, is de derde vorm. De API heeft geen eigen app of scherm. Je gebruikt hem altijd via software, bijvoorbeeld een gedeelde inbox zoals stipt. Daarmee kan een heel team op één nummer werken, koppel je WhatsApp aan je klantgegevens en kun je berichten automatisch versturen.

Wanneer heb je de WhatsApp Business API nodig?

Er zijn drie duidelijke signalen. Eén: meerdere collega's moeten hetzelfde nummer kunnen beantwoorden. In de Business-app werk je met een beperkt aantal apparaten en zie je niet wie wat oppakt. Twee: je wilt WhatsApp koppelen aan een systeem, zodat gesprekken bij de juiste klant horen en de historie op één plek staat. Drie: je wilt automatische berichten sturen, zoals een afspraakbevestiging of een herinnering.

Voor alle drie heb je de API nodig. Beantwoordt één persoon af en toe een appje, dan is de gratis Business-app vaak genoeg. Groeit het aantal gesprekken of het team, dan loop je tegen de grenzen van de app aan.

Hoe werkt het 24-uursvenster?

Stuurt een klant je een bericht, dan mag je 24 uur lang vrij antwoorden: gewone tekst, foto's, documenten. Elk nieuw bericht van de klant start die 24 uur opnieuw. Is het venster verlopen, dan mag je alleen nog een goedgekeurde template sturen. Antwoordt de klant daarop, dan opent er weer een nieuw venster.

Meta heeft deze regel ingevoerd om te voorkomen dat bedrijven mensen ongevraagd blijven berichten. In de praktijk merk je er weinig van zolang een gesprek loopt. Het venster speelt vooral bij het opnieuw benaderen van een klant, bijvoorbeeld een week na een offerte.

Wat zijn goedgekeurde templates?

Een template is een vooraf opgesteld bericht dat Meta heeft goedgekeurd. Je schrijft de tekst één keer, met variabelen voor bijvoorbeeld een naam of datum, en dient hem in bij Meta. Meta beoordeelt de template en keurt hem goed of af. Templates vallen in categorieën, zoals service-updates, marketing en verificatiecodes.

Je gebruikt een template in twee situaties: om zelf een gesprek te starten en om te antwoorden buiten het 24-uursvenster. Reageert de klant, dan kun je daarna weer vrij antwoorden. Een afgekeurde template kun je aanpassen en opnieuw indienen. Houd templates feitelijk en concreet; dat vergroot de kans op goedkeuring en past bij hoe mensen WhatsApp gebruiken.

Wat houdt Meta-goedkeuring in?

Meta-goedkeuring speelt op twee niveaus. Eerst is er de bedrijfsverificatie: Meta controleert dat je bedrijf echt bestaat en dat de bedrijfsnaam klopt. Die naam zien klanten bij je nummer. Daarnaast beoordeelt Meta elke template los, op inhoud en op de gekozen categorie.

De koppeling zelf loopt via embedded signup, de officiële aanmeldflow van Meta. Daarin log je in met het Facebook-account van je bedrijf, kies of registreer je een nummer en geef je toestemming aan de software die je gebruikt. Technische kennis is daarvoor niet nodig. Afwijzingen zijn niet definitief: je kunt gegevens aanvullen of een template aanpassen en opnieuw indienen.

Hoe werkt WhatsApp in stipt?

Je koppelt je eigen nummer via embedded signup, rechtstreeks vanuit de instellingen van stipt. Heb je al een nummer in de WhatsApp Business-app, dan kun je dat koppelen en blijft die app gewoon werken naast stipt. Hoe je de koppeling stap voor stap doet, lees je in de gids over WhatsApp koppelen.

Na de koppeling komen alle WhatsApp-gesprekken binnen in de gedeelde inbox. Iedere collega ziet dezelfde gesprekken en de volledige historie, en een gesprek is toe te wijzen aan een collega. Per bericht zie je de bekende vinkjes: verzonden, afgeleverd en gelezen. Gesprekken hangen aan de klantkaart, zodat je context hebt zonder te zoeken. Meerdere nummers zijn mogelijk, bijvoorbeeld een nummer per team of per vestiging; elk nummer is een eigen kanaal in stipt.

Hoe bouw je templates in stipt en laat je ze goedkeuren?

In stipt bouw je templates zelf: je schrijft de tekst, voegt variabelen toe en kiest een categorie. Vanuit stipt dien je de template rechtstreeks bij Meta in. De status, in beoordeling, goedgekeurd of afgewezen, wordt automatisch bijgewerkt zodra Meta beslist.

Goedgekeurde templates gebruik je daarna in gesprekken en in automatiseringen, bijvoorbeeld een bevestiging nadat een afspraak is ingepland. Wordt een template afgewezen, dan pas je hem aan en dien je hem opnieuw in. Je hoeft dus niet buiten stipt om in de systemen van Meta te werken.

Waar moet je op letten met zakelijk WhatsAppen?

Twee dingen bepalen of zakelijk WhatsAppen goed valt: toestemming en toon. Stuur alleen berichten naar mensen die daarmee hebben ingestemd, bijvoorbeeld via een formulier of tijdens een bestelling. Leg vast wanneer en hoe die toestemming is gegeven en bied een duidelijke afmeldmogelijkheid. Meta meet daarnaast de kwaliteit van je nummer: veel blokkades of meldingen beperken wat je mag versturen.

Qua toon: WhatsApp is een persoonlijk kanaal. Houd berichten kort en concreet, stuur alleen iets als het voor de ontvanger nut heeft en beperk de frequentie. Een appje voelt anders dan een e-mail; wat in een nieuwsbrief normaal is, kan op WhatsApp opdringerig zijn.

Veelgestelde vragen