De AI trainen met je eigen bedrijfskennis

Hoe train je een AI met je eigen bedrijfsdata?

In stipt heet de AI-assistent dot. Trainen betekent hier niet dat je zelf een model bouwt of afstelt: je vult een kennisbank met je eigen bronnen, en dot zoekt daarin op het moment dat er een vraag of e-mail binnenkomt. Alles staat op één plek, in de Studio onder AI agent.

Elk item in de kennisbank is een bron. Er zijn vier soorten: een tekst, een FAQ, een URL (je website) en een bestand (pdf). Interne bronnen blijven intern; alleen bronnen die je als klant-bron markeert mogen aan klanten getoond worden. Met groepen orden je bronnen, en per AI-tool kies je welke groepen die mag lezen. Zo kan de WhatsApp-bot voor klanten andere kennis lezen dan de tools voor je eigen team.

Naast de kennisbank geef je dot bedrijfscontext mee via Over jullie bedrijf: een korte tekst over wat jullie doen, wat je aanbiedt en waar dot rekening mee moet houden. Die tekst telt in elke tool mee. Wil je eerst weten wat AI in het mkb wel en niet goed kan, lees dan de gids AI voor het mkb.

Hoe laat je de AI je website inlezen?

Kies in de kennisbank voor een URL-bron, plak het adres van je website en klik op Ophalen. Je ziet direct een voorbeeld van de eerste pagina, zodat je weet dat de site leesbaar is. Na het opslaan doorzoekt dot de hele site op de achtergrond, tot 25 pagina's per bron, en ververst hij die kennis wekelijks. Pas je je website aan, dan komt dat er dus vanzelf in.

Elke bron toont een status: In wachtrij, Indexeren, Geïndexeerd of Fout, plus het aantal fragmenten waarin de inhoud is opgeknipt. Die fragmenten zijn de stukjes die dot per vraag ophaalt.

Is je website groter, dan indexeert dot tot de grens van 500 fragmenten per bron en zie je hoeveel pagina's nog niet geïndexeerd zijn. In het bewerkvenster voeg je die resterende pagina's met één knop toe als nieuwe bron. Gesplitste sites indexeren nooit dubbel.

Welke documenten kun je toevoegen?

Pdf's upload je als bestand-bron: slepen en klaar, tot 14 MB en 100 pagina's per bestand. dot leest de tekst inclusief foto's en scans, dus ook een gescande brochure of een datasheet met tabellen komt binnen. Een erg lange pdf wordt soms niet helemaal gelezen; die krijgt dan het label Afgekapt, zodat je het ziet. Mislukt een upload of indexering, dan toont de bron de concrete reden, bijvoorbeeld te groot, te veel pagina's of met een wachtwoord beveiligd, en vastgelopen verwerking probeert stipt automatisch opnieuw.

Voor kennis die nergens netjes op papier staat gebruik je een tekst-bron. Zet een duidelijke kop boven elk onderwerp, dan kan dot per onderwerp ophalen in plaats van de hele tekst tegelijk. Voor losse vraag-antwoordparen, zoals veelgestelde klantvragen, is er de FAQ-bron.

Hoe komen productdatasheets in de kennisbank?

Hang je bij een product een datasheet-pdf, dan komt die automatisch in de kennisbank terecht, in de vaste groep Product datasheets. Je beheert datasheets bij het product zelf, niet in de kennisbank; welke tools ze mogen lezen regel je via de groepen, net als bij andere bronnen.

Gebruiken meerdere producten hetzelfde bestand, dan herkent stipt dat aan de inhoud en wordt het één keer geïndexeerd en gedeeld. Verwijder je de datasheet bij het laatste product, dan verdwijnt de bron vanzelf. Zo blijft de productkennis synchroon met je catalogus, zonder dubbel beheer. Hoe de productcatalogus zelf werkt, lees je in de gids over offertes maken.

Waar gebruikt de AI die kennis?

Op drie plekken vooral. In de inbox stelt dot op verzoek een conceptantwoord op een e-mail op, met echte klantdata en kennis uit de kennisbank. Het concept komt altijd eerst bij jou ter controle; er gaat nooit automatisch een mail de deur uit.

In de chat beantwoordt dot vragen van je team: over een klant, over jullie werkwijze of gewoon iets uit de kennisbank. Bij antwoorden staan klikbare bronverwijzingen; een klik opent de gebruikte bron, zodat je kunt controleren waar iets vandaan komt.

Op WhatsApp kan dot zelfstandig antwoorden. De interne bot is er voor je eigen medewerkers, de klantbot beantwoordt klantvragen uit de klantveilige kennis die je koppelt. Beide staan standaard uit; er antwoordt dus nooit een bot bij een echte klant tot je die bewust aanzet. Bij zijn eerste antwoord in een gesprek meldt de klantbot bovendien dat de klant met een AI-assistent chat.

Hoe stuur je de AI bij met feedback?

Feedback geven kan overal waar dot antwoordt. In de chat gebruik je de duim omlaag. De interne WhatsApp-bot zegt het er zelf bij als een antwoord deels uit algemene kennis komt in plaats van je kennisbank, en zet dan de knoppen Dit klopt en Dit klopt niet onder zijn antwoord. Ook een getypt berichtje als dit klopt niet telt als feedback.

Alle feedback komt samen in één logboek in de Studio. Beheerders zien daar wie de feedback gaf, op welk antwoord, met doorklik naar de gebruikte bron. Via Vragen beantwoorden werk je open vragen waar dot geen bron voor had in bulk weg: je schrijft per vraag een antwoord, elk antwoord wordt als kennisbank-item opgeslagen en de feedback gaat op opgelost. Zo groeit de kennisbank precies op de plekken waar hij tekortschoot.

Hoe zorg je dat de AI ergens vanaf blijft?

Per tool stel je grenzen in. Je kiest uit standaardgrenzen: nooit prijzen of kortingen toezeggen, geen juridisch of medisch advies, niet over concurrenten praten en klachten altijd naar een mens. Eigen grenzen toevoegen kan ook. Daarnaast geef je per tool instructies in gewone taal, bijvoorbeeld hou het kort of noem altijd de levertijd, en kies je bij klantgerichte tools een toon en of de AI klanten met je of met u aanspreekt.

De WhatsApp-klantbot heeft extra vangrails. Hij antwoordt alleen vanuit de gekoppelde kennisbank: zonder kennis geeft hij geen antwoord, en harde beloftes doet hij niet. Onder Altijd een mens erbij benoem je onderwerpen die direct naar een collega gaan, zoals klachten of annuleringen. Met Overdragen bij twijfel beoordeelt de bot voor het versturen hoe zeker hij is; onder jouw drempel draagt hij het gesprek over aan een mens in plaats van een wankel antwoord te sturen.

Ook de interne bot kent harde regels: prijzen, concurrenten, specificaties van een specifiek merk of type product en juridisch of fiscaal advies haalt hij nooit uit algemene kennis, ook niet met een slag om de arm. Die komen alleen uit je eigen kennisbank of uit opgehaalde gegevens.

Hoe test je of de AI goed getraind is?

Vrijwel elke tool heeft een Test-knop: je probeert hem op een voorbeeld of een recent echt geval en ziet het resultaat, zonder dat er een klant bij betrokken is. De WhatsApp-bots hebben een ingebouwde test-chat waarin je praat zoals een klant of medewerker zou doen; die raakt nooit een echte WhatsApp.

Of je kennisbank goed gevuld is, zie je op de dot-pagina in de Studio. Het brein toont per kennisbron hoe vaak die de afgelopen 30 dagen is geraadpleegd; bronnen die nooit geraadpleegd worden staan gedimd. Het dot-log toont daarnaast elke AI-run met status en het gekoppelde record. Voor de klantbot is er een prestatie-paneel over de laatste 30 dagen: hoeveel gesprekken opgelost zijn, hoe vaak een mens overnam en hoe zeker de bot gemiddeld was.

Veelgestelde vragen