Slim inplannen voor de buitendienst
In stipt plan je monteurs en adviseurs op een visuele tijdlijn: per agenda zie je wie wanneer kan, en bij het slepen van een klus vervagen medewerkers die niet passen op vaardigheden of werkgebied. Wil je het uit handen geven, dan berekent stipt automatisch de beste momenten op basis van beschikbaarheid en echte reistijden, en kiest de klant zelf uit vijf opties. Vervolgafspraken, zoals een installatie na een schouw, plant stipt met de juiste tussentijd en desgewenst dezelfde monteur.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 22 juli 2026
Wat heb je nodig om monteurs in te plannen in stipt?
De planning draait om drie dingen: agenda's, leden en afspraaktypes. Een agenda is een planning, bijvoorbeeld Montageploeg of Adviseurs, met een eigen kleur en instellingen. De leden zijn de medewerkers op die agenda; elk lid krijgt een eigen rij in de tijdlijn. Een afspraaktype is een soort afspraak, zoals een intake van 60 minuten of een installatie, met een standaardduur en een kleur.
Agenda's en afspraaktypes maak je aan in de instellingen onder Agenda; medewerkers koppel je via de ledeninstellingen aan hun agenda. Elke afspraak hangt aan een record, het dossier van een klant of project in het CRM-gedeelte van stipt. Zet in de CRM-instellingen het blok Afspraken aan op het paginatype dat je wilt plannen; vanaf dat moment zijn die records planbaar en zie je de afspraken ook op het record terug.
Hoe stellen monteurs hun beschikbaarheid in?
Elk lid heeft een standaard week: de vaste werkdagen en werktijden. Die stelt de medewerker zelf in via zijn eigen account, net als geblokkeerde tijden voor vakantie of afwezigheid, ook meerdaags in één keer. Andersom kan ook: met extra open-tijden maakt een medewerker een periode buiten de vaste werkuren juist beschikbaar, bijvoorbeeld een zaterdag.
Buiten de werktijden of tijdens een blokkade kun je iemand niet inplannen; op een extra open-dag juist wel. Zo klopt de tijdlijn altijd met wie er echt kan, zonder dat jij vrije dagen in een apart lijstje hoeft bij te houden.
Hoe plan je een klus in op de tijdlijn?
Op de Agenda-pagina zie je per agenda een tijdlijn met een rij per medewerker. Records die klaarstaan om te plannen vind je in de Plan-zijbalk. Je sleept een klus naar een vrij tijdslot, of je klikt op een leeg slot en kiest het afspraaktype, het lid en de tijd. Bij het opslaan verandert de status van het record automatisch mee. Voor deur-tot-deur of inloop is er de wizard Nieuwe klant plannen, die je per agenda aanzet: in één scherm maak je de klant en de afspraak aan.
Tijdens het slepen helpt stipt kiezen: medewerkers die niet passen op vaardigheden of werkgebied vervagen. Zet je de klus toch bij zo iemand neer, dan krijg je een waarschuwing, maar jij houdt de regie en kunt de afspraak gewoon opslaan. Beweeg je over een medewerker, dan zie je zijn startadres, e-mailadres en telefoonnummer, en met het filter naast de datumnavigatie filter je de rijen op medewerker, vaardigheid of werkgebied.
Hoe zorg je dat de juiste monteur op de juiste klus komt?
stipt kan meewegen wie welk werk kan en waar iemand werkt. Beide eisen zet je per afspraaktype aan; standaard staan ze uit.
Vaardigheden werken via productcategorieën die je op het afspraaktype als vaardigheid markeert. Welke vaardigheid een klus vereist volgt uit de producten op het record: staat er een product uit zo'n categorie op, dan komen alleen medewerkers met die vaardigheid in aanmerking. Het werkgebied werkt met tweecijferige postcodegebieden: alleen medewerkers van wie het werkgebied de postcode van de klant dekt komen in aanmerking. Per medewerker vink je in de ledeninstellingen de categorieën aan die hij beheerst en klik je zijn postcodegebieden aan op een kaart van Nederland; het lid kan dit ook zelf bijhouden in de portal.
Doet de ene monteur langer over een type werk dan de andere, dan stel je per lid een eigen duur in minuten in. Vaardigheden, werkgebied en duur per lid gelden zowel bij handmatig plannen als bij automatisch berekende opties.
Hoe werkt automatisch inplannen met reistijd?
Naast handmatig slepen kan stipt de beste momenten zelf berekenen. Met smart planning krijgt de klant een boekingslink met de vijf beste opties, live berekend op beschikbaarheid en echte reistijden, plus vaardigheden en werkgebied als je die eisen hebt aangezet. Een klus landt zo vanzelf op een moment waarop een geschikte monteur in de buurt is en de route logisch blijft. De uitnodiging verstuur je handmatig vanaf het record, automatisch bij een statusovergang of via een regel in de Studio.
Per afspraaktype stel je in hoe ver vooruit de klant kan kiezen (tot 720 dagen), hoeveel aankondigingstijd je minimaal wilt en hoe breed het aankomstvenster is. Optioneel geef je een reistijd-voorkeur op: een maximum aan reistijd per week, per week apart instelbaar. Dat is een voorkeur bij het rangschikken, geen hard filter: opties boven de grens zakken in de lijst, en levert de grens niets op, dan vervalt hij.
Hoe de boekingspagina er voor de klant uitziet en wat er na het boeken gebeurt, lees je in de gids Klanten zelf een afspraak laten inplannen.
Hoe plan je vervolgafspraken zoals een schouw en daarna de installatie?
Veel buitendienstwerk is een keten: eerst een schouw, daarna de installatie. In stipt koppel je daarvoor afspraaktypes aan elkaar. Op het vervolgtype stel je in op welk type het volgt, hoeveel dagen er minimaal tussen moeten zitten en of het dezelfde medewerker moet zijn: geen voorkeur, een voorkeur met terugval op collega's, of alleen die persoon.
Staat direct doorplannen aan, dan kiest de klant na het boeken van de eerste afspraak meteen in hetzelfde scherm een moment voor de vervolgafspraak, tot maximaal vijf afspraken in één boekingslink. Staat het uit, dan verstuur je de vervolg-uitnodiging apart, handmatig of automatisch; de regels voor tussentijd en medewerker gelden dan nog steeds. Zo staat de installatie nooit te vroeg na de schouw en hoeft niemand de keten zelf te bewaken.
Welke e-mails gaan er automatisch naar de klant?
Elke afspraak heeft een status: Ingepland, Afgerond, Niet thuis of Geannuleerd. Aan elke status kun je een e-mailtemplate koppelen, plus een optionele herinnering een vast moment voor de afspraak. Dat beheer je bij de e-mailtemplates in de Studio. Staat er geen template bij een status, dan gaat er geen e-mail uit; jij bepaalt dus precies wat de klant ontvangt.
Daarnaast koppel je per afspraaktype elke afspraakstatus aan een statuswijziging van het record. Plan je een afspraak in of zet je hem op Afgerond, dan schuift het record vanzelf door je workflow en ziet het hele team waar de klus staat, zonder dubbel werk.
Hoe verzet of annuleer je een afspraak?
Verzetten doe je door de afspraak op de tijdlijn naar een nieuw slot te slepen, of door hem te openen en de datum of tijd aan te passen. Vanuit de afspraak kun je ook de bevestiging opnieuw naar de klant sturen.
Annuleren doe je via Afspraak annuleren. Je kiest of de klant een e-mail krijgt, of je annuleert zonder e-mail, bijvoorbeeld voor een boeking die de klant nooit heeft gezien, of je verwijdert de afspraak permanent. Voor annuleren en voor de status Niet thuis is een korte reden verplicht, zodat je later terugziet waarom een bezoek niet doorging.
Veelgestelde vragen
Zie je als planner welke monteur een klus kan doen?
Ja. Sleep je een klus naar de tijdlijn, dan vervagen medewerkers die niet passen op vaardigheden of werkgebied. Je kunt de klus toch bij zo iemand neerzetten; je krijgt dan een waarschuwing.
Houdt stipt rekening met reistijd?
Ja. Reistijdberekening zet je per agenda aan. Bij automatisch berekende opties telt de echte reistijd mee in de rangschikking en kun je per week een maximum aan reistijd als voorkeur instellen.
Kunnen monteurs hun eigen werktijden beheren?
Ja. Elke medewerker stelt in zijn eigen account een standaard week in, blokkeert vakantie of afwezigheid en kan een periode buiten de vaste uren juist extra open zetten.
Kan de klant zelf een moment kiezen?
Ja. Met smart planning stuur je een boekingslink en kiest de klant uit de vijf beste momenten, berekend op beschikbaarheid, vaardigheden, werkgebied en reistijd. Zie de gids Klanten zelf laten inplannen.
Wat gebeurt er in het CRM als ik een afspraak inplan?
Het record springt automatisch naar de status die je per afspraaktype hebt gekoppeld. Ook afronden, niet thuis en annuleren kunnen elk een eigen statuswijziging geven.