Slim inplannen: de buitendienst op vaardigheid en reistijd

Wat heb je nodig om monteurs in te plannen in stipt?

De planning draait om drie dingen: agenda's, lijnen en afspraaktypes. Een agenda is een planning, bijvoorbeeld Montageploeg of Adviseurs, met een eigen kleur en instellingen. Elk lid op die agenda krijgt een eigen lijn in de tijdlijn, eventueel met een lijnnaam als Bus 1 of Team Noord. Een afspraaktype is een soort afspraak, zoals een intake van 60 minuten of een installatie, met een standaardduur en een kleur.

Agenda's en afspraaktypes maakt een beheerder aan onder Instellingen > Agenda; de module Agenda staat standaard aan. Medewerkers koppel je via de ledeninstellingen aan hun agenda. Elke afspraak hangt aan een dossier, het dossier van een klant of project in het CRM‑gedeelte van stipt. Zet in de CRM‑instellingen het blok Afspraken aan op het dossiertype dat je wilt plannen; vanaf dat moment zijn die dossiers planbaar en zie je de afspraken ook op het dossier terug.

Hoe leg je de beschikbaarheid van monteurs vast?

Elk lid heeft een standaard week: de vaste werkdagen en werktijden. Die stelt kantoor in, in het planningsprofiel van het lid; dat opent ook als je in de agenda op de naam van een lijn klikt. Daar staan ook het startadres, het werkgebied, de vaardigheden en de afspraaktypes die hij doet. Afwezigheid, zoals vakantie, en extra open tijd, bijvoorbeeld een zaterdag, zet kantoor daar ook; de monteur kan dat zelf in het portaal doen.

Slim plannen biedt nooit iets aan buiten de werktijden of tijdens een blokkade; op een extra open dag juist wel. Plan je zelf handmatig daarbuiten, dan waarschuwt de agenda eerst en beslis jij of je doorzet. Zo klopt de tijdlijn met wie er echt kan, zonder dat jij vrije dagen in een apart lijstje hoeft bij te houden.

Hoe plan je een klus in op de tijdlijn?

Op de Agenda‑pagina zie je per agenda een tijdlijn met een lijn per medewerker, in een dag- of weekweergave. Dossiers die klaarstaan om te plannen vind je in de Plan‑zijbalk, de langst wachtende bovenaan. Klik een klus aan, dan zit hij in je hand; klik daarna een vrij moment aan en controleer lid en tijd. Bij het opslaan verandert de status van het dossier automatisch mee. Voor deur‑tot‑deur of inloop is er de wizard Nieuwe klant inplannen, die je per agenda aanzet: in één scherm maak je de klant en de afspraak aan.

Zolang je een klus vasthoudt, helpt stipt kiezen: medewerkers die niet passen op vaardigheden of werkgebied vervagen en zakken naar onderen. Zet je de klus toch bij zo iemand neer, dan zegt een waarschuwing wat er mist, en ook als de rit vanaf de vorige afspraak niet past; jij houdt de regie en kunt toch inplannen. Beweeg je over een medewerker, dan zie je zijn werktijden, startadres, e‑mailadres en telefoonnummer.

Hoe zorg je dat de juiste monteur op de juiste klus komt?

stipt kan meewegen wie welk werk kan en waar iemand werkt. Beide eisen zet je per afspraaktype aan, op de tab Toewijzing; standaard staan ze uit.

Per medewerker leg je in zijn planningsprofiel vast welke vaardigheden hij heeft en in welk gebied hij werkt. stipt kijkt bij elke klus wat ervoor nodig is en waar de klant woont, en laat alleen medewerkers in aanmerking komen die passen. Alleen kantoor stelt dit in; de monteur ziet het niet in het portaal.

Werkt de ene monteur sneller of langzamer dan de andere, dan stel je dat bij hem in. Dit alles geldt zowel bij handmatig plannen als bij slim plannen.

Hoe werkt automatisch inplannen met reistijd?

Naast handmatig plannen kan stipt de beste momenten zelf berekenen. Met slim plannen krijgt de klant een boekingslink met een handvol opties, live berekend op beschikbaarheid en echte reistijden, plus vaardigheden en werkgebied als je die eisen hebt aangezet. Een klus landt zo vanzelf op een moment waarop een geschikte monteur in de buurt is en de route logisch blijft. De uitnodiging verstuur je handmatig vanaf het dossier, automatisch bij een statusovergang of via een regel in Studio.

Alles van slim plannen staat op één pagina: Instellingen > Agenda, tab Slim plannen. Per afspraaktype stel je in wat de klant te kiezen krijgt en hoe ver vooruit. Per agenda geef je een voorkeur voor reistijd op, en met planregels leg je eigen afspraken vast, zoals installaties alleen in de ochtend.

Hoe de boekingspagina er voor de klant uitziet en wat er na het boeken gebeurt, lees je in de gids Klanten zelf een afspraak laten inplannen.

Hoe plan je vervolgafspraken zoals een schouw en daarna de installatie?

Veel buitendienstwerk is een keten: eerst een schouw, daarna de installatie. In stipt koppel je daarvoor afspraaktypes aan elkaar, op de pagina Slim plannen in het blok Vervolgafspraak. Daar leg je vast welke afspraak op welke volgt, hoeveel tijd ertussen moet zitten en of dezelfde monteur terugkomt.

De klant kan de vervolgafspraak meteen na de eerste kiezen, in hetzelfde scherm. Je kunt de uitnodiging voor het vervolg ook later apart versturen. Zo staat de installatie nooit te vroeg na de schouw en hoeft niemand de keten zelf te bewaken.

Welke e‑mails gaan er automatisch naar de klant?

Elke afspraak heeft een status: Ingepland, Onderweg, Bezig of Afgerond, Niet doorgegaan of Geannuleerd. Onderweg, het starten van het bezoek en Niet doorgegaan meldt de monteur zelf in het portaal. Aan die momenten koppel je in Studio, bij de e‑mailtemplates, een mail met een trigger, plus een optionele herinnering een vast moment voor de afspraak. Staat er geen mail bij een moment, dan gaat er niets uit; jij bepaalt dus precies wat de klant ontvangt. Bij inplannen of verzetten kies je in het blok Bevestigingsmail welke mail er nu uitgaat, of geen.

Daarnaast koppel je per afspraaktype elke afspraakstatus aan een statuswijziging van het dossier. Plan je een afspraak in of rondt de monteur hem af, dan schuift het dossier vanzelf door je workflow en ziet het hele team waar de klus staat, zonder dubbel werk.

Hoe verzet of annuleer je een afspraak?

Verzetten doe je met de verplaatsknop op het afspraakblok, of door de afspraak te openen en Verplaatsen te kiezen. De afspraak hangt dan aan je cursor; je bladert gerust naar een andere dag of week en klikt een vrij moment aan. Je kiest daarbij of de klant een mail krijgt. Vanuit de afspraak kun je ook de bevestiging opnieuw naar de klant sturen.

Annuleren doe je via Acties > Afspraak annuleren. Je kiest of de klant een e‑mail krijgt, of je annuleert zonder e‑mail, bijvoorbeeld voor een boeking die de klant nooit heeft gezien. Voor annuleren is een korte reden verplicht en bij Niet doorgegaan kies je een vaste reden, zoals klant niet thuis, zodat je later terugziet waarom een bezoek niet doorging.