Zakelijke e-mail koppelen en samenwerken in een team-inbox

Hoe koppel je Gmail of Microsoft 365 aan stipt?

Ga naar Instellingen, E-mail en kies een verbindingsmethode. Voor Google Workspace of Microsoft 365 log je in met je zakelijke account; stipt kan dan inkomende mail lezen en antwoorden voor je versturen. Persoonlijke accounts zoals gmail.com, outlook.com of hotmail werken niet, je hebt een account op je eigen domein nodig.

Heb je een eigen of zelf-gehoste mailserver, dan koppel je via IMAP/SMTP. Je vult server, poort, gebruikersnaam en wachtwoord in en controleert de instellingen met Verbinding testen.

Geef het kanaal tot slot een weergavenaam, zoals het in de inbox verschijnt, en het e-mailadres waar klanten naartoe schrijven. Zodra er een testmail binnenkomt, opent de inbox voor dat kanaal en kun je aan de slag.

Wat is een gedeelde mailbox en waarom zou je die gebruiken?

Een gedeelde mailbox is een mailbox waar je hele team in werkt, denk aan info@ of support@. Zonder gedeelde inbox leeft die mail in het postvak van een of twee collega's: niemand ziet wat er al beantwoord is, en bij vakantie of drukte blijven mails liggen.

In stipt komt elke mail binnen als gesprek in een lijst die het hele team ziet. Bij elk gesprek staat de volledige berichtgeschiedenis met de klant plus context, zoals het contact en het kanaal waarop het binnenkwam. Iedereen werkt vanuit dezelfde lijst, zodat niets blijft liggen of dubbel wordt beantwoord.

Naast e-mail komen ook WhatsApp-berichten in dezelfde inbox binnen; hoe je dat koppelt lees je in de gids over WhatsApp koppelen.

Hoe wijs je e-mails toe aan een collega of team?

Open een gesprek, kies Toewijzing en selecteer een persoon of een heel team. Je kunt een gesprek ook op Niet toegewezen laten staan, bijvoorbeeld zolang nog niemand het heeft opgepakt.

De zijbalk heeft standaardweergaven die hierop aansluiten: Persoonlijk - Nieuw toont wat aan jou is toegewezen en nog niet beantwoord is, Team - Nieuw toont het werk van je team en Alle - Nieuw toont alles. Beheerders maken daarnaast eigen weergaven aan, gefilterd op status, persoon, team, kanaal of tags, en bepalen per weergave wie hem ziet.

Welke status heeft een gesprek in de team-inbox?

De kern van het model is Nieuw versus Beantwoord. Nieuw betekent dat het laatste klantbericht nog niet beantwoord is; zodra iemand een antwoord verstuurt, springt het gesprek op Beantwoord. Zo ziet iedereen in een oogopslag wat er nog moet gebeuren.

Bij het versturen kies je Versturen, Versturen & sluiten of Versturen & in behandeling. Met Markeer als afgehandeld haal je het Nieuw-label weg zonder een antwoord te sturen, handig bij mails die geen reactie nodig hebben.

Daarnaast kun je een gesprek uitstellen tot bijvoorbeeld morgenochtend of volgende week; je krijgt een melding zodra de uitsteltijd voorbij is. Zo'n reminder is persoonlijk, collega's zien hem niet. Met een vlag markeer je een gesprek voor het hele team, met vastpinnen alleen voor jezelf.

Hoe overleg je intern over een klantmail?

Met een interne notitie schrijf je een bericht dat alleen je team ziet en dat nooit naar de klant gaat. Schakel in het antwoordvak naar Notitie, schrijf je vraag of context en @-vermeld een collega om die te attenderen. Notities staan duidelijk gemarkeerd als alleen zichtbaar voor je team, zodat je ze niet verwart met een echt antwoord.

Moet er echt iets gebeuren, dan zet je het gesprek met Taak aanmaken om in een taak met een status, prioriteit en toegewezene. Zo raakt een afspraak uit een mailwisseling niet in de vergetelheid.

Kun je meerdere mailboxen in één inbox koppelen?

Ja. Elke mailbox die je koppelt wordt een eigen kanaal, dus info@, verkoop@ en support@ kunnen naast elkaar in dezelfde inbox leven. Per kanaal stel je een weergavenaam in, zodat je in de gesprekslijst ziet via welk adres een mail binnenkwam. Antwoorden gaan uit via het kanaal waarop het gesprek binnenkwam, dus altijd vanaf het juiste adres.

Elk e-mailkanaal heeft ook een eigen handtekening onder uitgaande antwoorden. Daarin gebruik je variabelen zoals voornaam, telefoonnummer en functie, die per medewerker automatisch worden ingevuld. Met weergaven filter je de gesprekslijst per kanaal, zodat bijvoorbeeld het verkoopteam alleen de verkoopmailbox ziet.

Hoe verstuur je e-mail vanaf je eigen domein?

Antwoorden vanuit de inbox gaan gewoon via je gekoppelde mailbox en komen dus al vanaf je eigen adres; daar hoef je niets voor in te stellen.

Voor geautomatiseerde e-mail, zoals mails uit e-mailtemplates, gebruikt stipt standaard een algemeen afzenderadres. Wil je dat klanten ook die mail van @jouwdomein.nl zien, dan stel je onder Instellingen een verzenddomein in. Je voegt je domein toe, zet de getoonde DNS-records bij je provider, zoals Cloudflare of GoDaddy, en klikt op Verifiëren. Het afzenderadres en de afzendernaam bepaal je zelf.

Hoe je die automatische mails opzet, lees je in de gids over e-mailtemplates.

Hoe weet je zeker dat je e-mail aankomt?

stipt controleert doorlopend de SPF-, DKIM-, DMARC- en MX-records van je verzenddomein. Klopt er iets niet, dan pauzeert stipt het uitgaande verkeer om je verzendreputatie te beschermen; ontvangen blijft gewoon werken. Een melding laat precies zien welke records je moet toevoegen, en met Opnieuw controleren check je of alles weer klopt. Per controle zie je de status OK, Waarschuwing of Actie nodig.

Ook bounces worden afgevangen. Bestaat een adres niet (een harde bounce) of komt er een klacht binnen, dan zet stipt dat adres op een blokkeerlijst en stopt het verzenden ernaartoe. Tijdelijke problemen, zachte bounces, verlopen vanzelf weer. Per e-mail zie je de bezorgstatus: Verzonden, Bezorgd, Geopend, Aangeklikt, Bounce, Klacht of Mislukt.

Veelgestelde vragen