E-mailtemplates maken die zichzelf versturen

Wat is een e-mailtemplate in stipt?

stipt is een klantenplatform voor bedrijven: klantdossiers, inbox, offertes en planning in één systeem. Een e-mailtemplate is een mail die je één keer opmaakt en daarna steeds opnieuw gebruikt. Denk aan een afspraakbevestiging, een herinnering of een mail na oplevering. Je beheert templates in Studio onder E-mailtemplates.

Automatische mails vertrekken via je afzenderdomein. Onder Instellingen verifieer je je eigen domein door een paar DNS-records in te stellen; daarna gaan mails uit vanaf een adres op @jouwbedrijf.nl, met een afzendernaam die je zelf kiest. Nog geen domein geverifieerd? Dan verstuurt stipt vanaf het standaard platformadres, dus je kunt meteen templates maken en versturen.

Hoe werkt de blok-editor?

Je bouwt de mail op uit blokken die je stapelt en verschuift: tekst, kop, afbeelding, knop, scheidingslijn, witruimte, kolommen, social-media-iconen, een producttabel en een voettekstsectie voor bijvoorbeeld een logo of juridische tekst. Het productblok vult zichzelf bij het versturen met een tabel van de producten op het dossier waarvoor productdata is ingevuld; is die er niet, dan blijft het blok onzichtbaar.

Daarnaast bepaal je de stijl van de hele mail: achtergrondkleur, kaartkleur, tekst- en linkkleur, lettertype, hoekafronding en maximale breedte. Bovenaan vul je het onderwerp in; ook daar kun je variabelen gebruiken.

Ben je klaar, dan gebruik je Test versturen om de mail met voorbeeldgegevens naar jezelf te sturen en te zien hoe hij in een echte inbox aankomt. Sla het template op en het is klaar voor gebruik in triggers en handmatige verzending.

Welke variabelen kan ik uit het dossier invullen?

Variabelen zijn plekhouders die stipt bij het versturen invult met gegevens uit het dossier van de klant. Je voegt ze in via het zijpaneel van de editor of de kiezer in de werkbalk.

Beschikbare groepen: contact (voornaam, tussenvoegsel, achternaam, volledige naam, e-mail, telefoon), status (huidige en vorige status), werkruimte (bedrijfsnaam, toegewezen behandelaar), afspraak (datum, tijd, aankomstvenster, medewerker, locatie en een zelf-inplan-link), formulier (naam en link), offerte (nummer, totaalbedrag en link) en dossiergegevens zoals naam, code, type en een link naar het dossier. Die laatste groep is bedoeld voor interne mails, niet voor klanten. Klantvariabelen gebruiken altijd het primaire contact van het dossier.

Zo schrijf je één mail die voor elke klant persoonlijk aanvoelt.

Hoe zitten handtekeningen per kanaal in elkaar?

stipt kent twee soorten uitgaande e-mail, elk met een eigen afsluiting.

Antwoorden vanuit de inbox gaan via een gekoppeld e-mailkanaal, zoals je Google Workspace- of Microsoft 365-mailbox. Elk kanaal heeft een eigen handtekening die onder elk uitgaand antwoord komt. Je past die aan via de handtekeningknop bij het kanaal in Instellingen. Er is basisopmaak mogelijk, plus persoonlijke variabelen zoals voornaam, volledige naam, telefoonnummer en functie, die per medewerker automatisch worden ingevuld.

Template-mails gaan via je afzenderdomein en krijgen geen kanaalhandtekening. De afzender en de afsluiting bepaal je in het template zelf, bijvoorbeeld met een voettekstblok.

Hoe verstuurt een template zichzelf via een trigger?

Open het template en ga naar Triggers, dan Trigger toevoegen. Een trigger is een gebeurtenis waarna stipt de mail automatisch verstuurt. Je kiest eerst het soort gebeurtenis: status (dossier aangemaakt, status veranderd, status een tijd onveranderd), offerte (verstuurd, bekeken, geaccepteerd, afgewezen, verlopen, herzien, vlak voor de verloopdatum of een aantal dagen na een status), afspraak (geboekt, verzet, afgerond, no-show, geannuleerd, of een moment voor of na de afspraak), formulier (ingediend, geaccepteerd, afgewezen) of een nieuw gesprek of intern ticket.

Verfijn daarna met de pagina, status, het offertetemplate, afspraaktype of formulier. Kies de ontvanger: de contactpersoon van het dossier of een vast e-mailadres. Tijdgebonden triggers krijgen een aantal dagen en een tijdstip. Verstuurt een andere regel al een mail bij dezelfde gebeurtenis, dan waarschuwt stipt, zodat een klant niet twee keer dezelfde soort mail krijgt.

Elke trigger is onder water een gewone regel. Je vindt hem dus ook in Studio onder Regels, waar je filters of extra acties kunt toevoegen. Herinneringen die je bij een afspraaktype of offertetemplate instelt, verschijnen in het triggeroverzicht met het label Auto; die pas je op die plek aan.

Wat doet het vervolg Na aflevering?

Onderaan het triggerformulier van dossier-gebonden triggers staat het blok Na aflevering. Daarmee koppel je een statuswijziging aan de bezorging van de mail: kies een pagina en een status, en zodra de e-mail die deze trigger verstuurt echt is afgeleverd, zet stipt het dossier in die status.

Lukt de aflevering niet, bijvoorbeeld door een bounce, dan gebeurt er niets en blijft het dossier in de huidige status staan. Dat maakt dit geschikt voor stappen die pas verder mogen als de klant de mail aantoonbaar heeft ontvangen, zoals een status Bevestiging verstuurd.

Laat je het blok op Geen statuswijziging staan, dan verandert er na aflevering niets.

Hoe verstuur ik een template handmatig vanaf een dossier?

Soms wil je een template op een zelfgekozen moment sturen. Open het dossier en klik in de werkbalk op E-mail versturen. Kies een template uit de lijst en daarna de ontvanger: een contactpersoon van het dossier (primair of extra) of een zelf ingevuld e-mailadres.

Je ziet direct een voorbeeld van de mail met de variabelen ingevuld met de gegevens van dit dossier. Het onderwerp kun je aanpassen, en door op een tekst of kop in het voorbeeld te klikken pas je die voor deze ene verzending aan. Het template zelf blijft ongewijzigd. Klik op Verzenden en de mail gaat direct uit.

Hoe controleer ik of mails zijn verstuurd en aangekomen?

In Studio, in de groep Logboek, toont E-mails elke verstuurde mail met de afleverstatus: Verstuurd, Afgeleverd, Geopend, Geklikt, Bounced, Spam-melding of Mislukt. Elke mail linkt naar het bijbehorende dossier, en ook de tijdlijn van het dossier zelf toont de verstuurde mails met hun afleverstatus.

Wil je weten waarom een trigger wel of niet vuurde, kijk dan bij Regel-runs in Studio: daar zie je per gebeurtenis het resultaat, zoals Uitgevoerd, Geen match, Limiet bereikt of Mislukt.

Komt een mail hard terug of markeert een ontvanger hem als spam, dan zet stipt het adres op een blokkeerlijst en stopt het verzenden ernaartoe. Zo blijft je verzendreputatie heel.

Veelgestelde vragen