E-mailtemplates: mails die zichzelf versturen

Wat is een e‑mailtemplate in stipt?

stipt is een klantenplatform voor bedrijven: klantdossiers, inbox, offertes en planning in één systeem. Een e‑mailtemplate is een mail die je één keer opmaakt en daarna steeds opnieuw gebruikt. Denk aan een afspraakbevestiging, een herinnering of een mail na oplevering. Je beheert templates in Studio, in de groep Wat dot schrijft, onder E‑mailtemplates. Studio zit in elke plek; je werkt erin als beheerder of met het recht Studio.

Automatische mails vertrekken via je afzenderdomein. Onder Instellingen > Afzenderdomein verifieer je je eigen domein door een paar DNS‑records in te stellen; daarna gaan mails uit vanaf een adres op @jouwbedrijf.nl, met een afzendernaam die je zelf kiest. Nog geen domein geverifieerd? Templates maken kan gewoon, maar versturen kan pas zodra je afzenderdomein is geverifieerd: stipt verstuurt geen mail vanaf een platformadres.

Hoe werkt de blok‑editor?

Je bouwt de mail op uit blokken die je stapelt en verschuift: tekst, kop, afbeelding, knop, scheidingslijn, witruimte, kolommen, social media, productdata en een voettekst voor bijvoorbeeld een logo of juridische tekst. Het blok Productdata vult zich bij het versturen met een tabel van de producten op het dossier waarvoor productdata is ingevuld; is die er niet, dan blijft het blok onzichtbaar.

Op het tabblad Instellingen bepaal je de hele mail: de afzender (vanaf welk geverifieerd adres dit template altijd vertrekt), de stijl (achtergrond, kaartkleur, tekst- en linkkleur, lettertype, hoekafronding en breedte), vaste bijlagen en de beschikbaarheid: bij welke dossiertypen en bronnen je het template zelf kunt kiezen. Bovenaan vul je het onderwerp in; ook daar kun je variabelen gebruiken.

Ben je klaar, dan gebruik je Test versturen om de mail met voorbeeldgegevens naar jezelf te sturen en te zien hoe hij in een echte inbox aankomt. Sla het template op en het is klaar voor gebruik in regels en handmatige verzending. Heb je één template dat goed staat, dan kan dot in de chat nieuwe templates in dezelfde stijl klaarzetten; jij bevestigt ze op een kaart.

Welke variabelen kan ik uit het dossier invullen?

Variabelen zijn plekhouders die stipt bij het versturen invult met gegevens uit het dossier van de klant. Je voegt ze in via het tabblad Variabelen of de kiezer in de werkbalk, op de plek waar je cursor staat.

Beschikbare groepen: contact (voornaam, tussenvoegsel, achternaam, volledige naam, e‑mail, telefoon), status (huidige en vorige status), werkruimte (bedrijfsnaam, toegewezen medewerker), de lead‑oorsprong van het dossier, afspraak (datum, tijd, aankomstvenster, medewerker, locatie, de planlink en waar we voor komen), formulier (naam en link), offerte (nummer, totaalbedrag en link) en dossiergegevens zoals naam, code, type en een link naar het dossier. Die laatste groep is bedoeld voor interne mails, niet voor klanten. Klantvariabelen gebruiken altijd het primaire contact van het dossier.

Zo schrijf je één mail die voor elke klant persoonlijk aanvoelt. De variabele waar we voor komen noemt bijvoorbeeld zonnepanelen en thuisbatterij bij een gedeelde afspraak, zodat je niet per product een eigen bevestiging nodig hebt.

Hoe zitten handtekeningen per kanaal in elkaar?

stipt kent twee soorten uitgaande e‑mail, elk met een eigen afsluiting.

Antwoorden vanuit de inbox gaan via een gekoppeld e‑mailkanaal, zoals je Microsoft 365‑mailbox of een mailbox via IMAP/SMTP. Per kanaal stelt een beheerder onder Instellingen > E‑mail met Mail instellen een optionele voortekst en een handtekening in; die komen boven en onder elk uitgaand antwoord. Er is basisopmaak mogelijk, met links en een logo, plus variabelen zoals de voornaam, volledige naam, het telefoonnummer en de functie van de medewerker die verstuurt. Een aparte handtekening per medewerker bestaat niet, maar ieders eigen gegevens staan er zo wel onder.

Template‑mails gaan via je afzenderdomein en krijgen geen kanaalhandtekening. De afzender en de afsluiting bepaal je in het template zelf, bijvoorbeeld met een voettekstblok.

Hoe verstuurt een template zichzelf via een trigger?

Klik in de lijst met templates op het bliksem‑icoon bij een template. Je ziet dan de regels die deze mail al versturen, elk als een korte zin met een schakelaar ervoor. Met Trigger toevoegen opent de regelbouwer in Studio > Regels, met deze mail al als actie ingevuld.

Daar kies je waar het over gaat (dossier, afspraak, offerte of formulier) en wanneer: bijvoorbeeld een statuswissel, een offerte die verstuurd, bekeken of geaccepteerd is, een afspraak die is ingepland, verzet of geannuleerd, een aantal dagen voor een afspraak, of een ingediend formulier. Beperk het eventueel tot bepaalde soorten dossier, afspraaktypes of offertetemplates, en kies de ontvanger: de klant van het dossier of een vast e‑mailadres. Tijdgebonden triggers krijgen een aantal dagen en een tijdstip. Mailt er al een andere regel op hetzelfde moment, dan noemt de bouwer die bij naam, zodat een klant niet twee keer dezelfde soort mail krijgt.

Elke trigger is dus een gewone regel en staat ook in Studio onder Regels. Ook mails per afspraakstatus, per offertestatus en herinneringen stel je zo in. Oudere herinneringen die nog vanuit een afspraaktype of offertetemplate zijn ingesteld, staan in de lijst met het label Auto en zijn alleen te lezen.

Wat doet het vervolg Na aflevering?

In de regelbouwer staat bij een regel die mailt over een dossier, afspraak, offerte of formulier de sectie Na aflevering. Daarmee koppel je een statuswijziging aan de bezorging van de mail: kies een of meer pagina's en een status, en zodra de verstuurde e‑mail echt als afgeleverd terugkomt, zet stipt het dossier in die status.

Lukt de aflevering niet, bijvoorbeeld door een bounce, dan gebeurt er niets en blijft het dossier in de huidige status staan. Dat maakt dit geschikt voor stappen die pas verder mogen als de klant de mail aantoonbaar heeft ontvangen, zoals een status Bevestiging verstuurd.

Hoort de mail bij een gedeelde uitnodiging of afspraak, met meerdere dossiers van dezelfde klant, dan schuiven alle dossiers van die bundel door, voor zover ze in dezelfde statusflow zitten.

Hoe verstuur ik een template handmatig vanaf een dossier?

Soms wil je een template op een zelfgekozen moment sturen. Open het dossier en klik in de werkbalk op de envelop, E‑mail versturen. Kies een template uit de lijst en daarna de ontvanger: een contactpersoon van het dossier (primair of extra) of een zelf ingevuld e‑mailadres. Templates met afspraak-, offerte- of formuliervariabelen staan hier niet tussen; die verstuur je vanuit die afspraak, offerte of dat formulier.

Je ziet direct een voorbeeld van de mail met de variabelen ingevuld met de gegevens van dit dossier. Het onderwerp kun je aanpassen, en door op een tekst of kop in het voorbeeld te klikken pas je die voor deze ene verzending aan. Je kunt bijlagen toevoegen, ook een bestand dat al op het dossier staat. Het template zelf blijft ongewijzigd. Klik op Verzenden en de mail gaat direct uit.

Hoe controleer ik of mails zijn verstuurd en aangekomen?

In Studio, in de groep Logboek, toont E‑mailactiviteit elke verstuurde mail met de afleverstatus: Verstuurd, Afgeleverd, Geopend, Geklikt, Bounced, Spam‑melding of Mislukt. Elke mail linkt naar het bijbehorende dossier, en ook de tijdlijn van het dossier zelf toont de verstuurde mails met hun afleverstatus.

Wil je weten waarom een trigger wel of niet vuurde, kijk dan bij Regel‑runs in Studio: daar zie je per gebeurtenis het resultaat, zoals Uitgevoerd, Geen match, Limiet bereikt of Mislukt.

Komt een mail hard terug of markeert een ontvanger hem als spam, dan zet stipt het adres op een blokkeerlijst en stopt het verzenden ernaartoe. Zo blijft je verzendreputatie heel.