Het klantportaal: dit regelen klanten en partners zelf

Wat is een klantportaal en hoe zit dat in stipt?

Een klantportaal is een omgeving waarin mensen buiten je bedrijf zelf zaken regelen die anders per telefoon of e-mail heen en weer gaan: een afspraak kiezen, een formulier invullen, de stand van een dossier bekijken. stipt lost dat op met twee onderdelen die op elkaar aansluiten.

Voor klanten werkt stipt met persoonlijke links. Je stuurt een boekingslink, formulierlink of offertelink en de klant handelt het af in de browser, ook op de telefoon. Er komt geen account of wachtwoord aan te pas; de unieke link regelt de toegang.

Voor mensen die vaker met je samenwerken, zoals partners, zzp'ers en monteurs, is er het portaal: een aparte, mobielvriendelijke app waarin ze hun eigen afspraken, taken en dossiers zien. Ze zien alleen wat aan hen gekoppeld is, nooit je hele klantenbestand.

Hoe boekt een klant zelf een afspraak?

Je stuurt de klant een boekingslink. De pagina berekent bij elk openen live de vijf beste momenten en toont elke optie als een datum met een aankomstvenster; de klant kiest dus een tijdvak, geen exact tijdstip. Komt geen van de opties uit, dan laat de klant met de knop Ik kan pas na een bepaalde datum nieuwe momenten na een zelfgekozen datum berekenen.

Boeken gaat met een klik op Afspraak bevestigen. Is dat moment net bezet geraakt, dan rekent de pagina opnieuw en kiest de klant een ander moment. Na het boeken verschijnt een bevestiging met een knop om de afspraak in de eigen agenda-app te zetten. Hoort er een vervolgafspraak bij, dan plant de klant die meteen op dezelfde pagina in.

Hoe je boekingslinks instelt en verstuurt, lees je in de gids over klanten zelf laten inplannen.

Hoe vult een klant online een formulier in?

Een formulier opent de klant ook via een persoonlijke link. Bovenaan staat de titel en daaronder vult de klant de velden in, eventueel verdeeld over meerdere pagina's met een stap-indicator. Verplichte velden en een geldig e-mailadres worden gecontroleerd voordat de klant verder kan.

Foto's en bestanden kunnen gewoon mee; die worden geupload op het moment van indienen. Na het indienen verschijnt een bedankpagina en werkt de link niet opnieuw, zodat er geen dubbele inzendingen ontstaan. De inzending staat daarna voor je team klaar in stipt.

Meer over formulieren bouwen en versturen lees je in de gids over formulieren maken.

Voor wie is het portaal bedoeld?

Het portaal is er voor iedereen die met je meewerkt maar niet in je hoofdapp thuishoort: partners, onderaannemers, zzp'ers, monteurs, salesmensen en leadgenerators. Het is een aparte, mobielvriendelijke app die een lid via Zet op beginscherm ook als losse app op de telefoon kan installeren.

Per persoon bepaal je met een profiel wat iemand ziet en mag. Een leadgenerator plant alleen afspraken in een agenda die jij aanwijst. Een uitvoerder ziet zijn eigen agenda, taken en dossiers en beheert zijn beschikbaarheid. Een salesprofiel kan daarnaast zelf nieuwe afspraken in de eigen agenda plannen.

Wat iemand ook mag, de begrenzing is altijd hetzelfde: alleen de eigen afspraken, de toegewezen taken en de dossiers waaraan diegene gekoppeld is.

Hoe volgt een partner of zzp'er de status van een dossier?

In het tabblad Records ziet een portaallid de dossiers waaraan hij gekoppeld is. De lijst is doorzoekbaar op naam, code of klantnaam en te filteren op status, dus hij ziet in een oogopslag welke klus in welke fase zit.

Een dossier opent met tabbladen voor de klant, documenten, producten en gerelateerde dossiers. Bestanden en pdf's openen in het portaal zelf, dus een werktekening of datasheet is ook op de bouwplaats direct bij de hand.

Hoe werken afspraken, taken en formulieren in het portaal?

Het tabblad Agenda toont de toegewezen afspraken in een weekstrook die uitklapt naar een maandoverzicht. Per afspraak meldt het lid zich Aanwezig of Afwezig; bij afwezig is een reden verplicht, zodat kantoor altijd weet waarom. Alleen leden met het profiel Sales kunnen een afspraak ook annuleren, eveneens met een verplichte reden. Vanuit de afspraak opent de klantkaart met knoppen om te bellen, te mailen of de route te starten.

Het tabblad Taken bundelt openstaande afspraken met de toegewezen taken en formulieren; een badge telt wat er openstaat. Bij een afspraak verschijnt het bijbehorende formulier als vervolgstap, bijvoorbeeld een werkbon of opleverformulier. Formulieren kennen concepten en een definitieve indiening; jouw team keurt de inzending daarna goed of af.

Hoe je zulke werkbonnen opzet, lees je in de gids over werkbonnen.

Hoe geeft een portaallid beschikbaarheid door?

Leden met een eigen agenda beheren hun beschikbaarheid zelf in het portaal, onder Account. Ze leggen vaste weekuren vast en blokkeren tijd wanneer dat nodig is: een hele dag, meerdere dagen aaneen voor een vakantie, of een tijdvak binnen een dag. Andersom kan ook: een dag extra openzetten buiten de vaste uren, bijvoorbeeld een zaterdag. Planners zien dat allemaal direct op de planning terug.

Daarnaast beheren leden hun vaardigheden en werkgebied: welk soort werk ze uitvoeren en in welke postcodegebieden. Automatisch plannen houdt daar rekening mee en biedt alleen klussen aan die passen.

Moeten klanten en portaalleden inloggen met een wachtwoord?

Klanten loggen nooit in. Elke boekingslink, formulierlink of offertelink is een unieke, persoonlijke link die de toegang regelt; een account of wachtwoord komt er niet aan te pas.

Portaalleden krijgen een uitnodiging per e-mail. Via de link in die mail vullen ze hun naam in en kiezen ze eenmalig een eigen wachtwoord; daarna staan ze direct in het portaal. Vanaf dan is het portaal bereikbaar via de browser of als app op het beginscherm van de telefoon.

Veelgestelde vragen