Een WhatsApp-chatbot die je bedrijf kent. Voor je klanten, en voor je team.
De WhatsApp‑assistent beantwoordt klanten uit je eigen kennisbank, zegt eerlijk dat hij AI is en zet een collega erbij als het moet. Op een eigen nummer vraagt je team dot naar een klant, een storingscode of wat er nog openstaat. Beide zet je zelf aan.
Twee bots,elk met een eigen taak.
De assistent voor klanten antwoordt namens je bedrijf, alleen uit kennis die je daarvoor vrijgeeft. De interne bot is dot op WhatsApp voor je eigen mensen, en reageert alleen op bekende nummers.
Kennis en grenzen
Hij weet wat jij hem geeft, en niet meer.
Je kiest welke kennis de assistent mag gebruiken: je website, veelgestelde vragen, garantievoorwaarden. Zonder kennis geeft hij geen antwoord. Daarbij stel je zijn naam, toon en aanspreekvorm in, en wat hij nooit doet.
- Standaard geen prijzen, geen harde beloftes en geen juridisch advies
- Eigen instructies boven op het standaardgedrag
- Jij kiest op welke WhatsApp‑nummers hij antwoordt
Thomas vroeg naar de garantie. Het antwoord kwam uit de garantievoorwaarden: 5 jaar, vanaf de oplevering.
Overdracht
Bij twijfel neemt een collega het over.
Weet de assistent het niet, of gaat het over iets dat je altijd door een mens wilt laten doen, dan zet hij de chat klaar voor een collega en laat hij de klant weten dat er iemand komt. Niemand wacht in stilte.
- Altijd een mens erbij: bijvoorbeeld bij klachten, annuleringen en factuurvragen
- Onder jouw drempel van zekerheid stuurt hij geen wankel antwoord
- Het overdrachtbericht is instelbaar, of uit te zetten
Altijd een mens erbij: factuurvragen
Gerard Brouwer vroeg naar zijn factuur. De assistent zette het gesprek klaar voor een collega.
Voor je team
Je collega's appen dot.
Op het interne nummer stelt je team elke vraag: een klant opzoeken op naam of stipt ID, wat er voor hen klaarstaat, of iets uit de kennisbank. Stuur een foto mee en dot kijkt mee. De bot reageert alleen op nummers van collega's.
- Een onbekend nummer negeert hij volledig
- Komt iemand er niet uit, dan verbindt hij door naar de inbox
- Elke nacht om 03:00 begint zijn geheugen schoon
Daan vroeg naar Thomas van Leeuwen. dot noemde de status, de installatiedata en de vraag over de steiger.
Algemene kennis
Hij zegt erbij waar het vandaan komt.
Komt een antwoord uit algemene kennis en niet uit je kennisbank, dan zegt de interne bot dat erbij. Met Dit klopt of Dit klopt niet geeft je collega meteen feedback, en die komt in het logboek in Studio, om je kennisbank aan te vullen.
- Prijzen, concurrenten, merkspecificaties en juridisch advies nooit uit algemene kennis
- Noemt hij een bron, dan in woorden, zoals: volgens de datasheet
- Feedback typen kan ook, gewoon als bericht
Daan tikte op Dit klopt. Het staat in het feedback‑logboek in Studio.
Verzetten via WhatsApp.Pas als de klant bevestigt.
De assistent kan een afspraak verzetten of annuleren en een terugbelverzoek aannemen. Elke actie zet je apart aan, en hij voert hem pas uit als de klant in WhatsApp op Bevestigen tikt.
Pas na Bevestigen door de klant
Schouw Marieke Smeets verzet naar do 15 okt, via WhatsApp10:06
Mail met de nieuwe tijd naar Marieke verstuurd10:06
Eerlijk dat hij AI is
Bij zijn eerste echte antwoord meldt de assistent één keer dat de klant met AI chat, zoals de AI‑verordening vraagt.
Alleen momenten die echt vrij zijn
Verzetten loopt via de gewone planning, dus de assistent biedt alleen een moment aan dat echt kan.
Je mails gaan gewoon mee
Een verzette of geannuleerde afspraak telt als actie van een collega: je mails en afspraakregels doen gewoon mee.
Terugbellen wordt een taak
Een terugbelverzoek wordt een taak op de klantkaart, zodat een collega terugbelt.
Niets gaat verloren
Zonder takenmodule of klantdossier wordt het verzoek een notitie bij het gesprek, en markeert stipt de chat voor een collega.
Via WhatsApp op de tijdlijn
Elke uitgevoerde actie zet een regel op de tijdlijn van het klantdossier, zodat iedereen ziet hoe het ging.
Elke actie staat eerst uit
Verzetten, annuleren en terugbellen staan standaard uit. Je kiest per actie wat de assistent mag.
Op je eigen nummer
De assistent antwoordt op de WhatsApp‑nummers die je kiest, gekoppeld via Meta onder Instellingen.
Alles wat de bots kunnen.Instellen, testen en meekijken.
Openingstijden en extra nummers regel je per bot, en in de test‑chat probeer je hem eerst uit. Daarna zie je wat hij oplost en wat hij nu doet.
Openingstijden
Buiten kantoortijd gaat de assistent gewoon door, antwoordt hij eerlijk over wanneer een collega reageert, of stuurt hij alleen een afwezigheidsbericht.
In de taal van de klant
Taal stel je niet in: de assistent antwoordt in de taal waarin de klant schrijft.
Prestaties per maand
Bij de assistent voor klanten zie je over de laatste 30 dagen hoeveel gesprekken hij oploste, hoe vaak een mens overnam en hoe zeker hij gemiddeld was.
Eerst testen
In de test‑chat praat je met de bot zoals een klant of collega dat zou doen. Dat raakt nooit een echte WhatsApp.
Extra nummers voor kennisvragen
Naast je collega's mogen extra nummers de interne bot kennisvragen stellen, zonder klantgegevens of taken. Voeg ze los toe of importeer ze uit Excel.
Zien wat de bot nu doet
In een inboxweergave filter je op Door dot: de WhatsApp‑gesprekken die de bot op dit moment beantwoordt.
Ook bij AI.Wat dot verder voor je doet.
Veelgestelde vragenOver de WhatsApp‑assistent.
Wat is het verschil tussen de assistent en de interne bot?
De WhatsApp‑assistent praat met klanten en antwoordt alleen uit kennis die je voor klanten vrijgeeft. De interne bot is dot op WhatsApp voor je eigen collega's: klanten opzoeken, vragen wat er klaarstaat, iets uit de kennisbank. Het zijn twee aparte tools met eigen instellingen.
Weet de klant dat hij met AI chat?
Ja. Bij zijn eerste echte antwoord in een gesprek meldt de assistent één keer dat de klant met een AI‑assistent chat, zoals de AI‑verordening vraagt. Overdracht- en afwezigheidsberichten tellen daarbij niet mee.
Wat als de assistent het antwoord niet weet?
Dan zet hij de chat klaar voor een collega en stuurt hij een kort overdrachtbericht. Onder de drempel van zekerheid die jij kiest, draagt hij het gesprek over in plaats van een wankel antwoord te sturen.
Kan de assistent afspraken inplannen?
Hij kan een bestaande afspraak verzetten of annuleren en een terugbelverzoek aannemen, elk alleen als je die actie aanzet en pas nadat de klant bevestigt. Nieuwe afspraken inplannen doet hij niet; daarvoor stuur je een planlink.
Wat heb ik nodig?
Een WhatsApp Business‑nummer dat je via Meta koppelt onder Instellingen, WhatsApp, en voor de assistent kennis in je kennisbank. Daarna zet een beheerder de bot aan in Studio onder Tools. Beide bots staan standaard uit.
Wat kost het?
Antwoorden van de bots kosten credits uit de pot van je bedrijf, net als de rest van dot. In Studio zie je het verbruik per tool; extra nummers van de interne bot staan er als eigen regel.
Uit de kennisbank
Zie de assistent echte vragen beantwoorden.
In een demo laten we zien hoe de WhatsApp‑assistent en de interne bot werken. Daarna bepaal jij wat ze mogen.