Software voor installateurs. Van eerste appje tot factuur, in één dossier.
Aanvraag, schouw, offerte, planning, werkbon en factuur lopen door hetzelfde dossier. De klant plant zelf, de monteur heeft alles op zijn telefoon en dot zet het voorwerk klaar.
- Aanvraagper mail · do 17 sep
- Schouwma 28 sep · Daan
- Offerte€ 15.279,88
- Akkoordonline · do 1 okt
- Planningma 12 en di 13 okt
- Werkbonbij de installatie
- Opleveringdi 13 okt
- Factuurin 3 termijnen
Van aanvraag tot akkoord.Zonder dat er iets blijft liggen.
Een aanvraag wordt een dossier, de klant kiest zelf een moment voor de schouw en geeft online akkoord op de offerte. Elke stap zet het dossier door naar de volgende.
Aanvraag
Elke aanvraag komt op één plek binnen.
Mail en WhatsApp komen samen in de team‑inbox, per klant in één gesprek, met zijn dossiers ernaast. dot leest je mail mee, zoekt het juiste dossier erbij en zet klaar wat er moet gebeuren. Jij kijkt het na en beslist.
- Je eigen mailadres en WhatsApp‑nummer, voor het hele team
- Toewijzen, onderwerpen en interne notities per gesprek
- Bij een mail stelt dot een taak, een planlink of een antwoord voor
We willen van het gas af en denken aan een lucht-water warmtepomp. Kunnen jullie een keer komen kijken wat er bij ons kan?
Thomas wil een warmtepomp voor zijn woning in Amersfoort en vraagt om een schouw.
Dossier Warmtepomp aanmaken en de schouw plannen
Taak voor Kantoor
Concept aan Thomas
Komt in het antwoordvak, er gaat niets de deur uit
Thomas van Leeuwen wil van het gas af en vraagt om een schouw. dot zet een taak klaar voor Kantoor en een bevestiging aan Thomas.
Schouw
De schouw, ter plekke op de telefoon.
De klant kiest zelf een moment voor de schouw, en als je dat wilt meteen ook voor de installatie. Ter plekke vult de schouwer het schouwformulier in op zijn telefoon: isolatie, verwarming, aansluiting en foto's. Na het indienen staat het als pdf in het dossier.
- Starten vanuit de afspraak in het portaal; het bezoek staat dan op Bezig
- Vragen die alleen verschijnen als een eerder antwoord klopt
- Het schouwformulier staat als pdf in het dossier
Maandag 28 september: isolatie redelijk, nu een cv‑ketel, een 3‑fase aansluiting en beneden vloerverwarming. Daan maakt er drie foto's bij.
Offerte
Een offerte uit je eigen catalogus.
Producten en sets klik je in de offerte, met aantallen, btw en eventueel korting. Je schrijft er een persoonlijk bericht bij en verstuurt hem vanaf het dossier. De klant krijgt een verzorgde mail met de link en de pdf.
- Je eigen pdf‑ontwerp, nummering en voorwaarden
- Kostprijs per regel, zodat je je marge kent
- Een herinnering als de klant na een paar dagen nog niet tekende
Lucht‑water warmtepomp 8 kW met buffervat, boilervat, groepenkast, leidingwerk en montage. Zes regels, € 15.279,88 inclusief btw.
Akkoord
De klant geeft akkoord op zijn telefoon.
De klant opent de offerte op zijn telefoon, met jullie logo, zijn adviseur en precies wat er is inbegrepen. Hij vinkt akkoord aan, vult zijn naam in en bevestigt. Het dossier gaat vanzelf door naar de volgende status.
- Naam, tijdstip en IP‑adres liggen vast bij het akkoord
- Bekeken, geaccepteerd of verlopen: de status loopt vanzelf mee
- Bij akkoord gaat er desgewenst meteen een bevestiging uit
- Buffervat 100 liter
- Boilervat 200 liter
- Elektra‑aanpassing groepenkast
- Leidingwerk en isolatie
- Montage en inbedrijfstelling
Thomas heeft akkoord aangevinkt en zijn naam ingevuld. Na Accepteren staat het dossier op Akkoord, en liggen naam, tijdstip en IP‑adres vast.
Van planning tot factuur.Het werk zelf, en wat erna komt.
De juiste monteur op de juiste dag, een werkbon die dot kan nakijken en een factuur die vanaf het dossier je boekhouding in gaat.
Planning
De juiste monteur, op de juiste dag.
In de agenda heeft elke monteur of ploeg een eigen lijn, met de reistijd tussen de afspraken. Op de kaart zie je ieders stops in volgorde. Pak je een klus op, dan vervaagt wie hem niet kan of niet in dat gebied werkt.
- Vaardigheden volgen uit de producten op het dossier
- Verplaatsen? Jij kiest of de klant een mail krijgt
- Een bericht bij Ingepland of Onderweg, als je dat wilt
De installatie van Thomas zit in de hand. Ruben en Daan doen warmtepompen in Amersfoort. Sven mist die vaardigheid en Noah werkt buiten het gebied, dus zij vervagen. Bij Ruben is de hele dag nog vrij.
Werkbon
De werkbon zit in de telefoon van de monteur.
In het portaal ziet de monteur zijn afspraken en start hij de werkbon: materialen, foto's, serienummers scannen en de handtekening van de klant. Na het indienen staat hij als pdf in het dossier, en als je dat aanzet kijkt dot hem meteen na.
- Geen app store nodig: het portaal zet je op het beginscherm
- dot controleert foto's en serienummers en zegt wat er mist
- Afgewezen? De monteur ziet waarom en vult aan
Team Warmtepompen vult de werkbon in bij Thomas: buitenunit aan de achtergevel, druk 1,6 bar, drie foto's en zijn handtekening. De pdf staat meteen in het dossier.
Oplevering
De opleverbon zet het dossier zelf door.
Koppel aan elke formulierstatus een dossierstatus. Keurt kantoor de opleverbon goed, dan kiest de beoordelaar Opgeleverd of Restpunt, en wat je aan die status hangt gaat vanzelf: de nazorgmail, een taak of een WhatsApp.
- Bij goedkeuren kies je Opgeleverd of Restpunt
- Regels maken taken, sturen een WhatsApp of zetten een status
- Elke regel zet je aan of uit; in het logboek zie je wat hij deed
Ingediend zet het dossier op Ter controle, geaccepteerd op Opgeleverd of Restpunt. Komt het op Opgeleverd, dan gaat de mail Nazorg warmtepomp vanzelf.
Factuur
Factureren vanaf het dossier.
Met de module Boekhouding gaan de regels van het dossier naar Exact Online, in één keer of in termijnen. Versturen doe je vanuit je pakket, en de betaalstatus komt vanzelf terug op het dossier.
- Termijnen zoals 30/30/40, per dossier aan te passen
- Een vervolgfactuur verrekent wat al gefactureerd is
- Factureren aan een partner in plaats van de eindklant kan ook
€ 4.583,96 van Thomas van Leeuwen staat in Exact als betaald. De tweede termijn is verstuurd, de restantbetaling staat gepland.
Schouw en installatie in één link.De klant plant, jij hoeft niet te bellen.
Met slim plannen kiest de klant uit de beste momenten voor de schouw, live berekend op beschikbaarheid, reistijd, vaardigheden en werkgebied. Zet je de installatie erachter, dan kiest hij die in hetzelfde scherm meteen ook. Allebei staan ze in de agenda en het dossier schuift door.
Zoveel dagen ertussen als jij wilt
Je stelt in hoeveel dagen er minstens tussen schouw en installatie zitten. De klant ziet alleen installatiedagen die daarna komen.
Bij de schouwer of zijn collega
Kies of de installatie het liefst of altijd bij de schouwer landt. Werken Daan en Ruben samen, dan mag hij ook bij Ruben landen.
Altijd plek voor de installatie
stipt biedt alleen schouwdagen aan waarna de installatie echt past. Past het nergens, dan gaat de link niet de deur uit en krijgt de planning het dossier.
Vaardigheden tellen vooruit
Moet het altijd dezelfde monteur zijn en vraagt de installatie een vaardigheid die de schouw niet nodig heeft, dan landt de schouw alleen bij wie de installatie ook mag doen.
Gemaakt voor installatiewerk.De details die ertoe doen.
Van één bezoek voor twee dossiers tot serienummers, partners en cijfers. Wat installateurs er elke dag mee doen.
Onderaannemers en partners
Partners werken in het portaal en zien alleen hun eigen klussen. Met self‑billing maak je hun factuur namens hen op en geven zij akkoord.
Waar aanvragen afhaken
Zie per statusflow hoeveel aanvragen een schouw, een offerte en een akkoord werden, en waar ze afhaken.
Na de oplevering begint de service.En storingen krijgen voorrang.
Een klant appt dat de cv het niet doet. dot vlagt het gesprek rood, zodat het bovenaan je inbox staat, met de reden erbij. Op het dossier ernaast staat de service met een eigen nummer en status, en zie je dat Kees vandaag om 10:30 langskomt.
- Rode en gele vlaggen op mail en WhatsApp, rood eerst
- Onderhoud en storingen met een eigen status, naast het afgeronde project
- Retouren en serienummers vult de monteur in op zijn werkbon
- Een servicebezoek plan je vanuit de service zelf
Cv‑ketel in storing (F28), met een baby in huis. Ze appte vanochtend.
Ook in stipt.Wat installateurs er verder bij gebruiken.
Veelgestelde vragenOver stipt voor installateurs.
Houden we ons eigen mailadres en WhatsApp‑nummer?
Ja. E‑mail koppel je via Microsoft 365, Gmail of IMAP. WhatsApp Business draait op je eigen nummer via de officiële Meta‑koppeling.
Moeten monteurs een app installeren?
Nee. Het portaal werkt in de browser en zet je op het beginscherm van de telefoon. Monteurs zien daar hun eigen afspraken en vullen de werkbon in.
Koppelt stipt met ons boekhoudpakket?
Exact Online is beschikbaar: facturen gaan vanuit het dossier je administratie in en de betaalstatus komt terug. Werk je met een ander pakket, vraag ernaar in de demo.
Kunnen onderaannemers meewerken?
Ja. Ze werken in het portaal en zien alleen hun eigen klussen. Je kunt werk doorzetten naar een partner en meekijken, en met self‑billing maak je hun factuur namens hen op; zij geven akkoord.
Werkt het voor warmtepompen, zonnepanelen en cv‑onderhoud tegelijk?
Ja. Je maakt per soort werk een eigen soort dossier, met eigen velden, statussen en formulieren. Heeft een klant zonnepanelen en een thuisbatterij die tegelijk ingepland moeten worden, dan plan je dat als één afspraak, terwijl elk dossier zijn eigen status houdt.
Beslist de AI zelf?
Nee. dot stelt voor en jij bevestigt. Mails gaan nooit zonder jou de deur uit, en wat zelfstandig werkt, zet je zelf aan.
Wat is goede software voor een installatiebedrijf?
Software die aanvraag, schouw, offerte, planning, werkbon en factuur in één dossier houdt, zodat er niets tussen twee pakketten blijft liggen. stipt is daarop gebouwd: een team‑inbox voor mail en WhatsApp, planning op reistijd en vaardigheden, offertes met online akkoord, de werkbon op de telefoon en facturen naar Exact Online.
Uit de kennisbank
Loop je eigen klus door in stipt.
Plan een demo van een half uur. We nemen een klus van jullie als voorbeeld, van de eerste aanvraag tot de factuur.