Een AI-assistent voor je inbox. Elke mail met het werk al klaargezet.
dot leest elke nieuwe mail, zoekt het dossier erbij en zet een samenvatting, een taak en een conceptantwoord klaar. Urgentievlaggen laten op mail en WhatsApp zien wat vandaag moet. Jij kijkt na en verstuurt.
Hallo Lotte, nog twee vragen voor volgende week. Kan de steiger al op vrijdag 9 oktober geplaatst worden? En nemen jullie de oude cv‑ketel mee?
Thomas wil de steiger al op vr 9 okt en vraagt of de oude cv‑ketel meegaat.
Al gedaan: de installatie staat op ma 12 en di 13 okt
Steigerbouwer vragen: steiger vr 9 okt bij Van Leeuwen
Taak voor Planning · Lotte
Concept aan Thomas
Hoi Thomas, ik vraag de steigerbouwer of vrijdag 9 oktober lukt en laat het je morgen weten. De oude cv‑ketel nemen we mee.
Het voorwerk van elke mail,al gedaan als je hem opent.
Een minuut na binnenkomst kijkt dot mee: over wie gaat het, wat is er al gebeurd en wat moet er nu. Dat zet hij klaar op de plek van je antwoordvak. Versturen doe je zelf.
Dossier zoeken
dot weet over wie het gaat, ook van een onbekend adres.
dot zoekt het dossier via de afzender, een stipt ID, een factuur- of offertenummer, een e‑mailadres of telefoonnummer in de tekst, of postcode en huisnummer. Staat de klant daarmee vast, dan koppelt hij het gesprek aan het juiste dossier, ook als de klant er meer heeft.
- Ook een nummer van een partner of een id in een link telt mee
- Vindt dot de klant alleen op naam, dan wordt koppelen een voorstel
- Wat dot koppelde, staat als regel in het gesprek
Op factuur 2026‑0187, van de storing in augustus, staan de voorrijkosten twee keer. Klopt dat?
Frank Huisman mailde vanaf zijn werkadres over een oude factuur. dot vond hem via het factuurnummer.
Alles erachter
Hij leest wat jij anders bij elkaar zoekt.
Velden en status, afspraken, planlinks, formulieren met het oordeel van de formuliercontrole, offertes, facturen met hun betaalstatus, open taken en bestanden. Daarna vat dot samen wat er speelt en zet hij grijs erbij wat al gedaan is.
- Bij het voorstel staan de bronnen waar dot het las
- Bij een partnerkoppeling leest hij, als dat is afgesproken, ook het dossier van de partner
- In een concept valt dot nooit een collega, monteur of partner af
Schouw, offerte en installatiedata staan. Alleen de steiger voor vrijdag 9 okt is nog niet geregeld.
Conceptantwoord
Het concept staat klaar, de pen blijft van jou.
Eén klik op Doen en concept openen maakt de taak en zet het concept van dot in je antwoordvak, met erboven aan wie het gaat. Je leest het na, past aan wat je wilt en verstuurt. Weggooien zet terug wat er stond.
- Er gaat nooit vanzelf een mail de deur uit
- Had je al een eigen concept, dan blijft dat van jou staan
- Wat je verstuurt, legt stipt naast het concept van dot
Taak gemaakt: Steigerbouwer vragen · Planning
Hoi Thomas,
Ik vraag de steigerbouwer of vrijdag 9 oktober lukt en laat het je morgen weten. De oude cv‑ketel nemen we mee.
Groet, Lotte
Aan Thomas: de steigerbouwer wordt gevraagd en de oude cv‑ketel gaat mee. Jij drukt op Versturen.
Urgentievlaggen
Rood, geel of grijs, op mail en WhatsApp.
Elke ochtend geeft dot de open gesprekken een urgentie van 0 tot 99: de ernst van de zaak plus de wachttijd. Zolang de klant op jullie wacht, loopt de score op. Vanaf 25 is de vlag geel, vanaf 50 rood. De reden staat in het gesprek.
- Beloftes, afspraken, offertes en de toon van de klant wegen mee
- Een vlag die een collega zette, laat dot altijd staan
- Antwoord je of handel je af, dan gaat de vlag van dot weg
dot vlagt dit rood: cv‑ketel in storing, met een baby in huis09:00
Sanne Willems appte: haar cv‑ketel staat in storing en er is een baby in huis. Ze staat bovenaan.
Begin met meekijken.Geef dot meer als het klopt.
Bij de inbox‑hulp kies je hoe ver dot gaat. In de trainingsmodus, die standaard aan staat, zeg je eerst of hij gelijk had. Daarna laat je hem taken klaarzetten, of ook afhandelen wat klaar is.
Garantievraag omvormer uitzoeken
Taak voor Kantoor
Garantievragen gaan naar Service, niet naar Kantoor.
Wordt een les voor de volgende mail
Levering warmtepomp Kuijpers: di 13 okt
Installatie Kuijpers nalopen: de warmtepomp komt pas di 13 okt
Taak voor Planning · door dot
Het gesprek blijft in Nieuw staan.
dot maakt een taak voor Planning: installatie Kuijpers nalopen09:21
dot handelt dit af: een melding zonder vraag, de taak staat bij Planning09:21
Lessen, elke dag op een rij
Een correctie met reden wordt een les. Eens per dag vat dot alle lessen samen tot regels zonder dubbelingen; een nieuwe les telt meteen mee.
Elke les uit te zetten
Klopt een les niet meer, dan zet je hem op de toolpagina uit. dot gebruikt hem dan niet meer.
Dertig dagen in beeld
De toolpagina laat zien wat dot de laatste 30 dagen deed en hoe vaak het team het met hem eens was.
Jij kiest waar hij kijkt
Kies de mailboxen, het team voor taken en de afzenders die dot overslaat.
Eigen instructies
Geef in gewone taal mee hoe jullie werken, bijvoorbeeld welk team garantievragen krijgt.
Versturen blijft mensenwerk
Richting klanten zet dot in elke stand alleen concepten klaar. Een collega verstuurt.
Nooit afhandelen zonder taak
Handelt dot een gesprek af, dan altijd met een taak als handeling. Er verdwijnt niets.
Een adviseur krijgt altijd antwoord
Mailt een adviseur of partner over een klant, dan zet dot een concept aan hem klaar. Zo'n gesprek handelt hij nooit zelf af.
Alles wat dot in je inbox doet.De kleine dingen die tijd schelen.
Wat dot nog meer meeneemt, zodat je inbox niet alleen sneller maar ook rustiger wordt.
Al opgepakt, dan geen dubbel werk
Is de vraag na de mail al opgepakt, met een afgeronde taak, een geplande afspraak of een antwoord, dan zegt dot dat en stelt hij Afhandelen voor in plaats van een nieuwe taak.
Dubbele mails tellen één keer
Komt dezelfde vraag twee keer binnen, bijvoorbeeld als kopie via een betaalplatform, dan krijgt maar één gesprek de taak en het concept. Het andere stelt dot voor af te handelen.
Antwoord aan de klant zelf
Kwam de mail van een no‑reply‑adres, een callcenter of een partner, dan schrijft dot het concept aan de klant, met het adres uit het dossier en de reden erboven.
De taak bij de juiste collega
dot kijkt hoe jullie taken bij mails de laatste 60 dagen verdeelden. Gaan zulke taken steeds naar dezelfde persoon, dan kiest hij die. Eén klik zet het om.
Vandaag beantwoorden
Rode gesprekken op jouw naam, of zonder behandelaar in je team, staan in je dagbrief, per klant gebundeld en met de reden van dot.
Urgentie op jullie maat
Kies het uur van de ochtendrun, de kanalen, hoe snel het oploopt en welke afzenders dot overslaat. Vooraf zie je wat de eerste ochtend ongeveer kost.
Ook bij AI.Wat dot verder voor je doet.
Veelgestelde vragenOver de inbox‑hulp.
Verstuurt dot zelf antwoorden naar klanten?
Nee. dot zet een concept klaar in je antwoordvak, en een collega leest het na en verstuurt. Er gaat nooit vanzelf een mail naar een klant, ook niet in de stand Zelf afhandelen.
Werkt de inbox‑hulp ook op WhatsApp?
De inbox‑hulp, met samenvatting, taakvoorstel en concept, kijkt mee bij mail. De urgentievlaggen werken op alle kanalen die je kiest, dus ook op WhatsApp. Wil je klanten op WhatsApp direct laten helpen, dan is er de WhatsApp‑assistent.
Hoe weet dot bij welk dossier een mail hoort?
Via de afzender, een stipt ID, een factuur- of offertenummer, een e‑mailadres of telefoonnummer in de tekst, of postcode en huisnummer. Staat de klant daarmee vast, dan koppelt dot het gesprek zelf. Vindt hij de klant alleen op naam, dan stelt hij het koppelen voor.
Kan ik eerst rustig kijken wat dot doet?
Ja. De trainingsmodus staat standaard aan: dot werkt dan als Meekijken en voert niets zelf uit. Wie een gesprek afhandelt of beantwoordt, zegt eerst of dot gelijk had. Zet de training uit als jullie het meestal met hem eens zijn.
Wat kost de inbox‑hulp?
dot werkt met credits uit de pot van je bedrijf. Mail zonder enig spoor naar een dossier gaat eerst langs een goedkope check, zodat nieuwsbrieven en meldingen weinig kosten. Bij de urgentievlaggen zie je vooraf ongeveer wat de eerste ochtend kost; daarna is een ochtend meestal een klein deel daarvan.
Wie zet het aan?
Een beheerder, in Studio onder Wat dot doet, Tools. De inbox‑hulp en de urgentievlaggen zijn twee aparte tools en staan allebei standaard uit.
Uit de kennisbank
Zie dot meelezen in je eigen inbox.
In een demo laten we zien wat de inbox‑hulp met jullie mail doet. Daarna bepaal jij hoe ver hij mag gaan.