AI-controle voor je formulieren en werkbonnen. Nagekeken voordat jij ze opent.
Zodra een monteur een werkbon of schouw indient, kijkt dot hem na, foto's inbegrepen. Staat erop wat er gevraagd wordt, klopt het serienummer, past het meerwerk? Jij krijgt een oordeel met de punten bij de vragen.
Foto 4 is onscherp, en op foto 2 staat een nieuw expansievat terwijl er geen meerwerk is gekozen.
Onscherp: het serienummer is niet te lezen.
Op foto 2 staat een nieuw expansievat van 18 liter, maar er is geen meerwerk gekozen.
Wat dot nakijkt,zodat jij het niet hoeft te zoeken.
dot leest elk ingediend formulier met de foto's erbij en zet elk punt bij de vraag waar het over gaat. Het oordeel: In orde, Nakijken of Aanvullen nodig.
Foto's
Staat erop wat er gevraagd wordt?
dot kijkt of elke foto toont wat het veld vraagt, met het label, de uitleg en jouw instructie als maat. En of hij bruikbaar is: scherp genoeg, genoeg licht, het onderwerp helemaal in beeld.
- Dezelfde foto in twee velden valt op
- Een verplichte foto die ontbreekt of onbruikbaar is: Aanvullen nodig
- Antwoorden die de foto's tegenspreken, worden een punt
De hoofdschakelaar staat niet in beeld.
Op de foto van de meterkast bij Marieke Smeets staat de hoofdschakelaar niet in beeld.
Serienummers
Het nummer klopt met het typeplaatje.
dot leest nummers op typeplaatjes en stickers en legt ze naast wat er gescand of getypt is. Een nummer met alleen nullen, of een getypt nummer dat niet klopt met de foto, wordt een punt bij die vraag.
- Werkt met de scanner en met getypte nummers
- Het punt staat bij de vraag waar het over gaat
- Bij indienen komen de nummers ook in het serienummerregister
Het getypte nummer klopt niet met het typeplaatje op de foto: 0093 tegen 0039.
Getypt eindigt op 0093, het typeplaatje op 0039. dot zet het punt bij Serienummer omvormer.
Meerwerk
Meerwerk dat past bij wat er te zien is.
Vinkt de monteur producten aan, dan kijkt dot of elke regel past bij de foto's, of hij al op het dossier staat en of er iets te zien is dat een regel nodig maakt die niemand koos. De productenlijst uit het dossier telt niet als meerwerk.
- Punten voor kantoor ziet alleen de beoordelaar
- Staat hetzelfde product al op het dossier, dan zegt dot dat
- Met gekozen meerwerk beslist altijd een beoordelaar
De extra groep staat al op de offerte van dit dossier. Is dit echt meerwerk?
Ruben ziet dit punt niet in het portaal
De extra groep staat al op de offerte. Ruben ziet dit punt niet, de beoordelaar wel.
Leren
Elke correctie maakt de volgende controle beter.
Bij elk punt zegt de beoordelaar of het klopt, en zo niet, waarom. Met dot mist iets meld je wat hij niet zag. Die correcties gaan als les mee in de volgende controles van hetzelfde formulier.
- Eens per dag vat dot de lessen samen tot regels
- Elke les heeft een schakelaar: uit is uit
- Jouw instructies gaan altijd voor een les
- Zit de hoofdschakelaar niet in de meterkast, dan is een aparte foto ervan genoeg.
- Zonder handtekening van de klant is de werkbon niet compleet.
Klopt niet: de hoofdschakelaar zat in de garage, daar is een foto van.
Fleur · 2 okt
dot mist iets: de handtekening van de klant ontbreekt.
Lotte · 30 sep
Fleur gaf aan dat een aparte foto van de hoofdschakelaar genoeg is als die niet in de meterkast zit.
Kies hoe ver dot gaat.Per formulier.
Je zet de controle per formulier aan en kiest de stand: alleen een analyse voor de beoordelaar, ook terugkoppeling aan de monteur, of een volledige beoordeling waarbij dot zelf accepteert wat in orde is.
Mo ziet niets van dit oordeel
Foto 4 is onscherp: het serienummer is niet te lezen.
Geaccepteerd door dot10:04
Terug naar het portaal: foto meterkast
Aanvullen tot iemand beoordeelt
De invuller kan aanvullen zolang niemand het formulier beoordeelde. Opnieuw indienen maakt een nieuwe versie.
Elke versie opnieuw gecontroleerd
dot kijkt de nieuwe versie gewoon weer na, met dezelfde instructie en lessen.
Regels gaan niet dubbel af
Bij opnieuw indienen gaan de regels en de statusovergang voor Formulier ingediend niet nog een keer af.
Punten voor kantoor blijven binnen
Wat voor kantoor is, zoals meerwerk dat al op het dossier staat, ziet alleen de beoordelaar.
In training accepteert dot niet
In de trainingsmodus reageert de beoordelaar eerst op de punten. dot accepteert dan nooit zelf; taken en terugkoppeling gaan wel door.
De taak sluit vanzelf
Zet dot een taak klaar voor een collega, dan sluit die zodra het formulier geaccepteerd of afgewezen is.
Jij kiest wie de taak krijgt
Per formulier kies je de collega of het team dat de taak krijgt als dot iets vindt.
Kiezen doet een mens
Gekozen meerwerk, een tweede vervolgstatus of een beoordelingsvraag: dan blijft het formulier bij de beoordelaar, met het oordeel erbij.
Alles wat de controle kan.Zo stel je het af.
Per formulier bepaal je waar dot op let, en je ziet hoe vaak jullie het met hem eens zijn.
Eén instructie per formulier
Zeg in gewone taal waar dot op let en noem vragen bij naam. Zonder instructie gaat hij uit van het label en de uitleg van elke vraag.
Filteren op het oordeel
In een CRM‑weergave filter je op het oordeel van dot. Zo werk je alle formulieren die dot in orde vond in één keer af.
Alleen wat de invuller zag
Een pagina die door een eerder antwoord werd overgeslagen, krijgt dot niet als vraag. Een instructie over zo'n pagina geldt voor dat formulier dan niet.
Geen naam of adres
Van het dossier krijgt dot alleen het soort dossier, het afspraaktype en de producten. Wat in het formulier zelf staat, ziet hij wel.
De telefoon kijkt eerst
Al bij het invullen rekent stipt elke foto door op het toestel: bijna zwart, overbelicht of onscherp. dot neemt die meting mee.
Hoe vaak jullie het eens zijn
Per formulier zie je over de laatste 90 dagen hoeveel dot controleerde, met welk oordeel en hoe vaak de beoordelaars het met hem eens waren.
Ook bij AI.Wat dot verder voor je doet.
Veelgestelde vragenOver de formuliercontrole.
Welke formulieren kan dot nakijken?
Elk formulier dat in stipt wordt ingediend, zoals een werkbon, schouw of opleverdocument. Je zet de controle per formulier aan in Studio, en de tool zelf moet aan staan.
Accepteert dot formulieren zelf?
Alleen in de stand Volledige beoordeling, en alleen als alles in orde is en er niets te kiezen valt, zoals gekozen meerwerk. Op de tijdlijn staat dan dot als degene die accepteerde. In de trainingsmodus accepteert hij nooit zelf.
Ziet de monteur wat dot vindt?
Alleen als het formulier op terugkoppeling of volledige beoordeling staat. Dan ziet hij in het portaal binnen een minuut of wat hij moet aanvullen. Punten voor kantoor ziet hij nooit.
Wat kost een controle?
Een formulier met zo'n tien foto's kost ongeveer 50 credits, een groot formulier met veel foto's tot zo'n 100. Credits komen uit de pot van je bedrijf.
Hoe leert dot van mijn beoordelaars?
Bij elk punt zegt een beoordelaar of het klopt, en zo niet, waarom. Die correcties gaan als les mee in de volgende controles van hetzelfde formulier. Eens per dag vat dot ze samen tot regels, en elke les kun je uitzetten.
Welke gegevens ziet dot?
Wat in het formulier is ingevuld, met de foto's. Van het dossier alleen het soort dossier, het afspraaktype en de producten die erop staan, niet de naam of het adres van de klant.
Uit de kennisbank
Zie dot een werkbon nakijken.
In een demo laten we zien wat dot met jullie formulieren doet. Daarna kies jij per formulier hoe ver hij gaat.