Monteurs inplannen: van handmatig planbord naar automatische voorstellen

Waarom loopt monteurs handmatig inplannen stuk?

Elk installatiebedrijf begint met een planbord. Een whiteboard met magneetjes, een Excel-sheet of een gedeelde agenda: zolang er twee ploegen rijden werkt dat prima. De planner kent elke klant, elke monteur en elke wijk, en schuift het in zijn hoofd in elkaar.

Bij groei gaan vier dingen tegelijk knellen. Reistijd: wie de route niet meerekent, laat een monteur op één ochtend twee keer de provincie oversteken. Vaardigheden: niet iedereen mag of kan alles, dus de planner moet onthouden wie warmtepompen doet, wie het dak op mag en wie welk certificaat heeft. Spoedklussen: één storing gooit een dag om, en elke verschuiving raakt weer een andere afspraak. En no-shows: staat de klant niet thuis, dan valt er een gat van een dagdeel dat niemand meer vult.

Het echte probleem is dat al die kennis in één hoofd zit. Zolang de planner er is, draait het. Is hij ziek of op vakantie, dan kan niemand anders het bord lezen. Handmatig plannen schaalt niet mee met het aantal monteurs: het aantal combinaties groeit veel harder dan het aantal rijen op het bord.

Wat doen automatische planvoorstellen precies?

Planningssoftware met automatische voorstellen doet hetzelfde als een goede planner, maar doorgerekend in plaats van op gevoel. Het systeem kent de werktijden en vrije dagen van elke monteur, de duur van elk soort klus, de vereiste vaardigheden en het werkgebied. Voor een nieuwe klus rekent het door welke momenten echt passen, inclusief de reistijd van en naar de afspraken eromheen.

Het resultaat is geen dichtgetimmerde planning maar een handvol goede opties. De planner kiest er een, of de klant kiest zelf via een boekingslink. Wie wil afwijken, sleept de afspraak gewoon ergens anders heen: het voorstel is een startpunt, geen dwangbuis.

Daar zit ook het verschil met een digitaal planbord of een gedeelde agenda. Een digitaal bord onthoudt wat jij erop zet, maar rekent niets door; een leeg vak in de agenda wordt pas een goed moment als reistijd, vaardigheden en duur kloppen. De meeste pakketten werken bovendien op kantoor én als app: de planner plant op een groot scherm, de monteur ziet zijn dag op zijn telefoon.

Waarom laat je de klant zelf een moment kiezen?

Het traagste deel van plannen is niet de puzzel maar het contact: bellen, voicemail, terugbellen, en dan blijkt donderdag toch niet uit te komen. Een boekingslink draait dat om. De klant krijgt een paar voorgestelde momenten en kiest op de bank het moment dat echt uitkomt, desnoods om negen uur 's avonds.

Belangrijk: de klant kiest uit voorstellen, niet uit je hele agenda. Het systeem toont alleen momenten die passen op beschikbaarheid, reistijd en vaardigheden, dus elke keuze is er een waar de planning blij van wordt. In stipt kiest de klant bijvoorbeeld uit de vijf beste momenten, live doorgerekend op beschikbaarheid en echte reistijden.

Een afspraak die de klant zelf gekozen heeft, komt hij bovendien makkelijker na dan een moment dat hem is toegewezen. Een bevestiging direct na het boeken en een herinnering vooraf doen de rest.

Waar let je op bij het kiezen van planningssoftware?

• Rekent het systeem met echte reistijden tussen adressen, of ziet het alleen lege vakken in de agenda?
• Kun je vaardigheden en werkgebied per monteur vastleggen, en per soort klus een eigen duur?
• Kan de klant zelf een moment kiezen via een link, met bevestiging en herinnering erbij?
• Blijft handmatig ingrijpen makkelijk: slepen, verzetten en afwijken van het voorstel?
• Hangt de planning aan het klantdossier, zodat de monteur historie, foto's en werkbon bij de afspraak ziet?
• Verwerkt het no-shows en annuleringen netjes: reden vastleggen en opnieuw uitnodigen zonder handwerk?
• Nederlandstalig, data in de EU en een verwerkersovereenkomst voor de AVG?

Wat kost planning software voor monteurs?

Reken voor de Nederlandse markt grofweg op 15 tot 150 euro per gebruiker per maand. Aan de onderkant zitten losse planningstools die alleen de agenda doen, aan de bovenkant alles-in-een pakketten met klantdossier, offertes en werkbonnen erbij. Let op wat een gebruiker is: sommige pakketten rekenen het volle tarief voor een monteur die alleen zijn eigen dag bekijkt.

Reken naast de licentie ook de andere kant mee: wat kost een planner die halve dagen belt en schuift, en wat kost een monteur die een uur onnodig in de bus zit? Planning laat zich als weinig andere software direct in uren terugrekenen. Let er wel op dat een losse planningstool naast je CRM dubbel invoerwerk betekent.

Veelgestelde vragen