Offertes in de installatiebranche: sneller opstellen, beter opvolgen

Waar gaat de tijd bij een offerte echt in zitten?

Vraag een installateur wat offertes maken kost en je hoort zelden het rekenwerk. De tijd zit in alles eromheen. Schouwgegevens overtypen uit een formulier, een appgroep of een notitieboekje. Prijzen opzoeken in leverancierslijsten en oude offertes, omdat niemand zeker weet wat de actuele inkoopprijs is. Klantgegevens nog een keer invoeren in Word of Excel, en daarna versies als PDF over de mail heen en weer sturen tot er een bestand bestaat dat definitief-v3 heet.

Het gevolg is bekend: offertes worden avondwerk. Wie overdag op pad is, schuift het opstellen door naar na het eten, en een aanvraag van maandag krijgt op vrijdag pas een offerte. Ondertussen heeft de klant er bij twee anderen ook een aangevraagd.

De tweede tijdvreter is minder zichtbaar: de opvolging. Een verstuurde offerte verdwijnt in een map met verzonden post, en het nabellen blijft hangen op moet-ik-nog-doen. Niet omdat niemand het belangrijk vindt, maar omdat geen enkel systeem aangeeft dat het nu moet gebeuren.

Hoe volg je een offerte op zonder opdringerig te zijn?

De meeste offertes sterven niet aan een nee, maar aan stilte. De klant is druk, wil nog vergelijken of is het simpelweg vergeten. Wie dan niets doet, laat de beslissing aan het toeval; wie belt, voelt zich al snel een verkoper. Daarom blijft opvolgen in de praktijk zo vaak liggen.

Twee dingen maken het makkelijker. Ten eerste informatie. Een offerte die drie keer bekeken is maar niet geaccepteerd, vraagt om een ander gesprek dan een offerte die nooit geopend is. In het eerste geval twijfelt de klant en is een belletje welkom; in het tweede geval is de mail waarschijnlijk nooit aangekomen of vergeten.

Ten tweede automatiek. Een vriendelijke herinnering die na een vast aantal dagen vanzelf uitgaat, voelt voor de klant als service en kost jou niets. Goede offertesoftware regelt allebei: statussen die automatisch meelopen en een herinnering die je één keer instelt en daarna nooit meer hoeft te onthouden.

Wat heb je aan kostprijs en marge per regel?

Een geaccepteerde offerte voelt als winst, maar dat is hij niet altijd. Tussen offerte en oplevering zitten inkoopprijzen die stijgen, uren die uitlopen en kortingen die in het keukentafelgesprek zijn weggegeven. Wie alleen verkoopprijzen in zijn offertes heeft staan, ziet pas bij de jaarcijfers of er iets is blijven hangen.

Daarom wil je de kostprijs per offerteregel vastleggen op het moment dat je de offerte maakt. Dan zie je per regel en per offerte wat de marge is, en zie je direct wat een korting van tien procent werkelijk kost. Die kostprijs hoort intern te blijven: de klant ziet hem nooit, niet op de offertepagina en niet in de PDF. Zo werkt het bijvoorbeeld in stipt, waar elke offerteregel een intern kostprijsveld heeft dat bij het toevoegen de inkoopprijs uit de catalogus overneemt.

Dit is meteen het verschil met zware calculatiesoftware. Die is gebouwd voor grote bouwprojecten met normuren, staffelprijzen en onderaannemers. Voor het gemiddelde installatiebedrijf is dat te veel gereedschap: een actuele catalogus, sets voor terugkerende combinaties en marge-inzicht per regel dekken het dagelijkse werk.

Waar let je op bij offertesoftware?

• Offertes ontstaan uit het klantdossier, zodat klantgegevens en schouwinformatie niet worden overgetypt
• Een productcatalogus met actuele prijzen, btw-tarieven en sets voor terugkerende combinaties
• Digitale acceptatie via een link, met ondertekening, in plaats van printen en scannen
• Statussen die automatisch meelopen: verzonden, bekeken, geaccepteerd, afgewezen, verlopen
• Automatische opvolging: een herinnering die vanzelf uitgaat als reactie uitblijft
• Kostprijs en marge per regel, intern zichtbaar en nooit voor de klant
• Een vervolg na akkoord: de offerte schuift door naar planning en facturatie in plaats van dood te lopen in een map

Veelgestelde vragen