25 dingen die je een AI-assistent in je bedrijfssoftware kunt vragen
25 voorbeeldvragen voor een AI-assistent in je bedrijfssoftware, per onderdeel van inbox tot cijfers, en wat de assistent niet doet.
In dit artikel
Kort antwoord
Je kunt een AI-assistent in je bedrijfssoftware vragen om gesprekken samen te vatten, antwoorden te schrijven, de agenda en je cijfers uit te lezen, formulieren na te kijken en taken klaar te zetten. Dit zijn 25 voorbeelden per onderdeel. De assistent bereidt voor, jij beslist en verstuurt.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 15 oktober 20267 min lezen
Wat kun je een AI-assistent in je bedrijfssoftware vragen?
Een AI-assistent in bedrijfssoftware is geen zoekmachine voor de hele wereld. Het is een collega die meekijkt met wat jij open hebt: het gesprek, het dossier, de weergave. Daardoor werken korte vragen goed. Open het dossier waar het over gaat, of verwijs er in je vraag naar, en vraag het zoals je het een collega zou vragen. In stipt verwijs je met een # naar een dossier, gesprek of taak.
De 25 vragen hieronder zijn voorbeelden, gegroepeerd per onderdeel. Ze komen uit stipt, waar de assistent dot heet, en elke vraag past bij iets wat dot volgens de documentatie kan. Wat een antwoord oplevert, hangt af van wat er in jouw omgeving staat en welke rechten je hebt.
Inbox: vijf voorbeeldvragen
- “Vat dit gesprek samen.” In een paar regels staat wat er speelt, zodat een collega kan overnemen zonder de hele thread te lezen.
- “Schrijf een antwoord op deze mail.” dot maakt een concept op basis van het dossier en zet het onder zijn antwoord, met een knop om het in het antwoordvak te zetten. Jij leest het na, past het aan en verstuurt het zelf.
- “Wat is de status van deze klant?” Een korte samenvatting van de geschiedenis en wat er nu loopt.
- “Lees deze pdf en vertel wat erin staat.” Je kunt foto's en pdf's meesturen, maximaal vier per bericht. dot leest ze mee en gebruikt de inhoud in zijn antwoord.
- “Wat zeggen onze voorwaarden over garantie?” Staat het in je kennisbank, dan antwoordt dot ermee en noemt hij de bron, zodat je het kunt nalezen.
Planning: zes voorbeeldvragen
dot kijkt alleen-lezen in de agenda's en somt de afspraken op.
Je hoort wanneer iemand werkt of afwezig is en hoe vol de agenda's zitten.
Je hoeft geen datum of monteur te weten: dot zoekt op het dossier, vooruit en terug in de tijd.
dot noemt de agendalijn, de medewerker, de status en of de klant nog moet bevestigen. Werkt een partner mee, dan kijkt hij in de agenda die de partner met je deelt.
dot kijkt alleen-lezen in de agenda's en zegt wanneer iemand werkt of afwezig is.
De bezettingsgraad van je agenda's, zonder dat je zelf hoeft te tellen. Plannen, verzetten of blokkeren kan niet via de chat.
Offertes: vier voorbeeldvragen
- “Welke offertes staan nog open?” Met analyse-toegang telt dot over je offertes, alleen-lezen, en zet er een grafiek bij als dat past.
- “Maak een beltaak voor elke uitstaande offerte.” De taken staan als voorstel op een kaart, bij het juiste dossier en de juiste collega, en bestaan pas na jouw bevestiging. Een beheerder zet er tot vijftig tegelijk klaar, anderen tot vijf.
- “Hoeveel offertes zijn dit kwartaal geaccepteerd?” Ook dit komt met analyse-toegang uit je eigen data.
- “Wat is de marge over de geaccepteerde offertes van dit jaar?” Met analyse-toegang rekent dot over de kostprijs per offerteregel. Regels zonder kostprijs telt hij niet als nul, die meldt hij apart.
Formulieren: drie voorbeeldopdrachten
Stuur de foto mee als bijlage. dot beschrijft wat hij ziet. Zie het als een eerste blik, niet als een keuring.
Zo'n instructie geef je in gewone taal aan de formuliercontrole, per formulier in Studio. Staat de controle aan, dan kijkt dot elk ingediend formulier na op die punten.
Dat doet de formuliercontrole, als een beheerder haar aanzet: ze leest nummers op typeplaatjes en stickers en vergelijkt ze met wat gescand of getypt is. Een afwijking wordt een punt voor de beoordelaar.
Taken: vier voorbeeldvragen
- “Wat kan ik nu doen?” Je krijgt je dagbrief: wat vandaag antwoord vraagt, wat stilstaat en je open taken, met bij elk punt waarom.
- “Maak taken van de belangrijkste punten uit mijn dagbrief.” dot zet ze klaar op een kaart, jij bevestigt.
- “Maak een taak voor Sanne om deze klant terug te bellen.” De taak wordt gekoppeld aan het dossier en de collega nadat jij het voorstel bevestigt.
- “Maak een taaktemplate voor de nazorg na een oplevering.” dot stelt de template voor, met variabelen, toewijzing en deadline, en jij bevestigt. Een trigger die de taak vanzelf maakt kun je daarna ook via dot laten voorstellen. Dit kan met studio-toegang.
Cijfers: drie voorbeeldvragen
Met analyse-toegang rekent dot alleen-lezen over je eigen data en zet er een grafiek bij. Een beheerder kan het resultaat opslaan als vaste analyse.
Met een weergave open, zoals Installatie te plannen, krijg je het aantal dossiers, de verdeling per status, wat het langst stilstaat en de leadbronnen.
dot kijkt naar het statusverloop: per wissel wie of wat hem deed, een collega, een regel met naam of het systeem. Handig als meerdere regels op hetzelfde dossier werken.
Wat doet de assistent niet?
Dit zijn de grenzen. dot verstuurt geen mail naar een klant: een conceptantwoord blijft een concept tot jij het verstuurt. Alleen de aparte WhatsApp-bot voor klanten antwoordt zelf, en die staat standaard uit. Wijzigingen voert dot pas uit nadat jij ze op de kaart bevestigt, of het nu gaat om een status, een veld of nieuwe taken. En in de chat plant, verzet of blokkeert dot niets in de agenda. Hij kijkt mee, maar de agenda zelf blijft van jou en je planner.
Je krijgt ook niet alles te zien. Wat dot antwoordt, hangt af van je rechten: een uitvoerder krijgt geen prijzen of bedrijfsanalyses, en dot telt alleen de gesprekken die jij in je inbox kunt zien.
Tot slot kent dot jouw bedrijf alleen uit wat in je dossiers en je kennisbank staat. Staat iets nergens, dan kan hij het niet weten en kan hij ernaast zitten, net als een collega die het dossier niet kent. Lees een antwoord dus na, en geef een duim omlaag met een toelichting als het niet klopt.
Veelgestelde vragen
Wat kan ik een AI-assistent in mijn bedrijfssoftware vragen?
Samenvatten, concepten schrijven, opzoeken, tellen en taken klaarzetten. In stipt gaat het om gesprekken, dossiers, de agenda, offertes, formulieren, taken en je eigen cijfers. De 25 voorbeelden hierboven geven een beeld, maar elke vraag in gewone taal mag.
Kan de assistent zelf mails sturen of afspraken verzetten?
In de chat niet. dot zet concepten en voorstellen klaar en jij voert ze uit. Alleen de aparte WhatsApp-bot voor klanten antwoordt zelf. Een afspraak verzetten of annuleren kan hij pas als je die actie aanzet, en nadat de klant in WhatsApp op Bevestigen tikt. Die bot staat standaard uit.
Heb ik speciale prompts nodig?
Nee. Schrijf zoals je tegen een collega praat en zorg dat het dossier of gesprek open staat, of verwijs er met een # naar. Is het antwoord te breed, vraag dan gewoon door of noem het dossier erbij.
Ziet iedere collega hetzelfde?
Nee, wat dot antwoordt hangt af van je rechten. Analyses en marges vragen analyse-toegang (een beheerder, of een collega met het recht Analyses), wie geen prijzen mag zien krijgt ze ook niet en dot telt alleen de gesprekken die jij in je inbox kunt zien.
Wat als het antwoord niet klopt?
Geef een duim omlaag bij het antwoord, eventueel met een toelichting. Beheerders zien alle feedback in Studio en kunnen een antwoord dat dot miste als kennisbank-item toevoegen, zodat hij het de volgende keer weet.
Verder lezen
Meer artikelen. Over software en werkprocessen in de installatiebranche.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.