Team-inbox inrichten: zo werkt je team uit één lijst
Zo richt je de team-inbox in stipt in: teams en toegang, onderwerpen, eigen weergaven, snelle antwoorden, urgentie en overleg met collega's in teamgesprekken.
In deze gids
- Wat is de team‑inbox in stipt?
- Hoe bepaal ik wie welke gesprekken ziet?
- Hoe deel ik gesprekken in met onderwerpen?
- Hoe maak ik een eigen weergave in de inbox?
- Hoe werken snelle antwoorden?
- Hoe wijs ik gesprekken toe en werk ik de wachtrij af?
- Hoe zie ik welke gesprekken haast hebben?
- Hoe overleg ik met collega's zonder dat de klant het ziet?
- Veelgestelde vragen
Kort antwoord
In stipt richt een beheerder de team‑inbox in onder Instellingen, Inbox: onderwerpen om gesprekken in te delen, eigen weergaven met filters en snelle antwoorden met variabelen en bijlagen. Wie welke gesprekken ziet, regel je met teams en de inbox‑toegang per lid. Gesprekken wijs je toe aan een collega of team, met een gedeelde vlag markeer je wat haast heeft, en intern overleg loopt via notities en teamgesprekken.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 5 oktober 20269 min lezen
Wat is de team‑inbox in stipt?
De inbox is de gedeelde mailbox van je team in stipt. E‑mails en WhatsApp‑berichten van klanten komen binnen als gesprekken, en iedereen werkt vanuit dezelfde lijst. Zo blijft er niets liggen en wordt niets dubbel beantwoord. Je vindt hem onder Inbox in de navigatie.
Het model is eenvoudig. Een gesprek staat op Nieuw zolang het laatste bericht van de klant nog niet beantwoord is; verstuur je een antwoord, dan staat het op Beantwoord. Wil je een gesprek zonder antwoord van je lijst halen, dan markeer je het als afgehandeld. De standaardweergaven draaien op dit verschil.
De inbox hoort bij de basis van stipt: je hoeft hem niet te installeren in het Modulecentrum, en hij zit in elke plek met de rol Gebruiker of Admin. Mail en WhatsApp koppel je eerst onder Instellingen, E‑mail en Instellingen, WhatsApp; hoe dat gaat, lees je in de gids over e‑mail koppelen. De inbox‑instellingen zelf staan onder Instellingen, Inbox en zijn voor beheerders.
Hoe bepaal ik wie welke gesprekken ziet?
Begin bij teams. Onder Instellingen, Teams maak je teams aan, zoals Klantenservice of Planning, elk met een naam, kleur en icoon. Eén team kun je als standaardteam markeren, zodat nieuwe leden er vanzelf in komen. Teams gebruik je bij het toewijzen en in weergaven zoals Team - Nieuw.
Per lid stel je daarna de inbox‑toegang in, onder Instellingen, Leden. Er zijn drie standen. Volgt zichtbaarheid is de standaard: het lid ziet de gesprekken van zijn eigen klanten, plus alles wat aan hem is toegewezen of wat hij zelf startte. Hele inbox geeft alle gesprekken van het bedrijf, voor wie de algemene mail afhandelt. Geen inbox verbergt het tabblad. Beheerders zien altijd de hele inbox.
In de ledenlijst zie je dit terug aan een envelopje: groen betekent dat het lid inbox‑toegang heeft, rood dat het geen inbox heeft. Een lid met de rol Mobile only, zoals een monteur, werkt alleen in de mobiele app en heeft geen inbox.
Hoe deel ik gesprekken in met onderwerpen?
Onderwerpen zijn labels met een naam en een kleur, bijvoorbeeld Offerte, Storing of Planning. Je beheert ze onder Instellingen, Inbox, Onderwerpen. Elke rij toont hoe vaak het onderwerp gebruikt is. In de inbox staan de onderwerpen als mappen onder de weergaven, zodat je met één klik alle gesprekken over een onderwerp ziet.
Een onderwerp hoeft niet met de hand op elk gesprek. Met een regel in Studio hang je automatisch een onderwerp aan een gesprek, op een voorwaarde die je zelf uitschrijft: mail van het domein van een leverancier wordt bijvoorbeeld Inkoop. Ook dot kan gesprekken een onderwerp geven; heeft jouw regel er al een gezet, dan laat dot het onderwerp met rust.
Wil je een onderwerp opruimen, dan kies je tussen twee dingen. Alleen niet meer kiezen laat het onderwerp op bestaande gesprekken staan, maar niemand kan het nog kiezen. Overal weghalen haalt het ook van die gesprekken af. Onderwerpen voor taken staan apart, onder Instellingen, Taken.
Hoe maak ik een eigen weergave in de inbox?
Een weergave is een opgeslagen, gefilterde lijst in de zijbalk. Standaard zijn er onder meer Persoonlijk - Nieuw, Team - Nieuw, Alle - Nieuw en Niet belangrijk. Eigen weergaven maakt een beheerder onder Instellingen, Inbox, Weergaven. Het venster heeft drie tabs: Algemeen (naam, icoon, sortering en of er een telbadge in de zijbalk staat), Filters en Wie ziet het (iedereen, alleen jij of één team).
Filters zijn er in groepen: over het gesprek (status, onderwerpen, kanaal, onderwerpregel), over wie (toegewezen aan, team), over urgentie en opvolging (vlag, urgentie, herinnering), over klant en dossier (soort contact, gekoppeld dossier, soort dossier en dossierstatus) en over tijd (leeftijd, stil sinds). Voorwaarden zet je in groepen waarin alle of één ervan moet kloppen, en tussen groepen kies je EN of OF. Zo bouw je bijvoorbeeld: aan mij toegewezen, en urgentie minstens geel of langer dan drie dagen stil.
Terwijl je bouwt, telt stipt live mee hoeveel gesprekken erin vallen, bijvoorbeeld 20 staan open van 300. De badge in de zijbalk telt alleen wat nog openstaat. Levert een weergave nul gesprekken op, dan kleurt die regel oranje, zodat je een weergave die zichzelf tegenspreekt ziet voordat je hem opslaat.
Hoe werken snelle antwoorden?
Snelle antwoorden zijn opgeslagen teksten die je tijdens het typen invoegt. De bedrijfsbrede snelle antwoorden beheert een beheerder onder Instellingen, Inbox, Snelle antwoorden. Elk antwoord heeft een titel, die je in de zoekbox ziet, en een tekst met dezelfde opmaak als een gewone mail: vet, cursief, lijsten en links.
In de tekst zet je variabelen die bij het versturen worden ingevuld, zoals de voornaam en het e‑mailadres van de klant, de naam van de medewerker en het onderwerp van het gesprek. Onder de tekst voeg je bijlagen toe, tot 10 bestanden en 20 MB samen; die gaan automatisch mee zodra iemand het snelle antwoord invoegt.
Naast de bedrijfsbrede antwoorden heeft elke medewerker eigen snelle antwoorden, die je beheert in je Account‑instellingen. In een WhatsApp‑gesprek wordt de opmaak omgezet naar WhatsApp‑opmaak; in een interne notitie komt de tekst erin als platte tekst, zonder bijlagen.
Hoe wijs ik gesprekken toe en werk ik de wachtrij af?
Toewijzen doe je in het gesprek via Toewijzing: één zoekveld voor collega's en teams tegelijk, daaronder Aan mij en Niet toegewezen, en dan de teams. Geef je een gesprek aan een team, dan staat het in de teamweergaven, zoals Team - Nieuw. Met de toets a zet je het open gesprek in één keer op je eigen naam. Verdelen kan ook automatisch: een regel in Studio met de actie Toewijzen: verdeel binnen team geeft een nieuw gesprek aan het teamlid met de minste open gesprekken.
De lijst staat standaard op oudste eerst, zodat je de wachtrij van boven af leegwerkt. Vink je meerdere gesprekken aan, dan handel je ze in één keer af, wijs je ze toe, geef je ze een onderwerp of zet je een herinnering. Een herinnering (uitstellen) is persoonlijk: collega's zien die van jou niet en kunnen er elk een eigen zetten.
Bovenaan de zijbalk staat Voor jou, met vaste lijsten: Vandaag beantwoorden, Wacht op je antwoord en Genoemd. Onder Zijbalk indelen bepaal je zelf de volgorde van je lijsten, weergaven en onderwerpen, en verberg je wat je niet gebruikt. Dat is jouw eigen indeling; collega's houden de hunne.
Hoe zie ik welke gesprekken haast hebben?
Met de vlag markeer je een gesprek voor het hele team, in drie kleuren: rood (vandaag beantwoorden), geel (binnen een dag of twee) en grijs (in de gaten houden). Sorteer je de lijst op urgentie, dan staat rood boven geel boven grijs. Vastpinnen is iets anders: dat is persoonlijk en alleen voor jou.
Met de tool Inbox‑urgentie zet dot de vlag ook zelf. Elke ochtend beoordeelt dot de open gesprekken en geeft ze een urgentie van 0 tot 99, die elke werkdag oploopt zolang de klant op jullie wacht. Vanaf 10 wordt de vlag grijs, vanaf 25 geel en vanaf 50 rood. Met de muis op de vlag lees je de reden. Een vlag die een collega zette, laat dot altijd staan, en beantwoord of handel je het gesprek af, dan gaat de vlag van dot weg.
De tool staat standaard uit. Een beheerder zet hem aan in Studio, onder Wat dot doet, Tools, Inbox‑urgentie, en kiest daar ook het uur van de ochtendrun, de kanalen, een dagelijks maximum en afzenders die dot overslaat, zoals pakketdiensten. Het werk van dot gaat van de gezamenlijke pot AI‑credits van je werkruimte. De rode gesprekken op jouw naam staan ook in je lijst Vandaag beantwoorden.
Hoe overleg ik met collega's zonder dat de klant het ziet?
In een gesprek klik je bovenin het antwoordvak op Notitie (of je toetst n). Een interne notitie ziet alleen je team; hij gaat nooit naar de klant. Met een @-vermelding attendeer je een collega, die het gesprek daarna terugvindt onder Genoemd.
Voor overleg dat niet bij één klant hoort, zijn er teamgesprekken: chats met collega's, één‑op‑één of in een groep, die je vanaf elke pagina opent via de oranje stip linksboven. Met # tag je een dossier, gesprek, taak, offerte of afspraak, zodat collega's er met één klik heen gaan. Vanuit de chat maak je ook een taak aan; die staat als afvinkbaar kaartje in het gesprek en gewoon in Taken.
Monteurs en andere externe leden met portaaltoegang chatten mee via het tabblad Chat in het portaal; zelf een gesprek starten kunnen zij niet. Noem je @dot in een teamgesprek, dan antwoordt dot in het gesprek, zichtbaar voor iedereen, behalve in een gesprek met een extern lid erin. Berichten in teamgesprekken worden na een jaar automatisch verwijderd.
Veelgestelde vragen
Kan een medewerker alleen de gesprekken van zijn eigen klanten zien?
Ja. Met de inbox‑toegang Volgt zichtbaarheid, de standaard, ziet een lid alleen de gesprekken van zijn eigen klanten, plus wat aan hem is toegewezen of wat hij zelf startte. Je stelt dit per lid in onder Instellingen, Leden.
Heeft elke medewerker een eigen e‑mailhandtekening?
De handtekening hoort bij de mailbox, niet bij de medewerker. Een beheerder stelt hem per e‑mailkanaal in onder Instellingen, E‑mail, Mail instellen, met variabelen zoals de naam, het telefoonnummer en de functie van wie verstuurt. Zo staan toch ieders eigen gegevens eronder.
Wat telt het getal achter een weergave?
Alleen wat nog openstaat: gesprekken waarvan het laatste klantbericht nog niet beantwoord is. Liggen er 300 gesprekken in een weergave en wachten er 20 op antwoord, dan staat er 20.
Kan ik een onderwerp weghalen zonder oude gesprekken kwijt te raken?
Ja. Kies Alleen niet meer kiezen: bestaande gesprekken houden het onderwerp en je vindt ze nog in de zijbalk en in filters. Met Terugzetten maak je het onderwerp later weer kiesbaar.
Komt WhatsApp ook in de team‑inbox?
Ja. WhatsApp‑berichten komen als gesprekken in dezelfde inbox binnen, naast e‑mail. Let op het antwoordvenster van 24 uur: is dat gesloten, dan stuur je alleen een goedgekeurd template of zet je een interne notitie.
Wat kost de team‑inbox?
De inbox zit in elke plek met de rol Gebruiker of Admin; er is geen aparte add‑on voor. Regels in Studio bouwt een beheerder, of een gebruiker met de add‑on Studio (€30 per maand bij jaarbetaling, €36 bij maandbetaling, exclusief btw). Wat dot voor de inbox doet, gaat van de AI‑credits van je werkruimte.
Verder lezen. Meer gidsen uit dezelfde hoek.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.