Alles-in-een software voor installatiebedrijven onder de 20 man: wat je echt nodig hebt
Een installatiebedrijf onder de 20 man heeft aan zes onderdelen genoeg: een gedeelde inbox, klantdossiers, planning, offertes, digitale werkbonnen en een koppeling met de boekhouding. Een licht alles-in-een pakket dekt dat zonder maandenlange implementatie. Een volledige ERP-suite is pas logisch bij eigen voorraad, productie of complexe projectadministratie.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 6 augustus 2026
Wat betekent alles-in-een voor een installatiebedrijf?
Zoek op bedrijfssoftware voor installateurs en je vindt vooral grote namen: ERP-suites met modules voor alles, aangeboden via implementatiepartners. Logisch, want daar zit het geld. Maar een installatiebedrijf met acht monteurs en twee man kantoor heeft een andere vraag dan een concern met eigen magazijnen.
Er zijn grofweg drie routes. Losse tools: Outlook, Excel, een agenda en een apart offerteprogramma. Een volledige ERP-suite die ook voorraad, inkoop, HR en projectboekhouding wil afdekken. Of een licht alles-in-een systeem dat de kern doet: klantcontact, dossiers, planning, offertes, werkbonnen en een koppeling met de boekhouding.
Alles-in-een betekent niet dat het pakket alles kan. Het betekent dat de onderdelen die je dagelijks gebruikt in één systeem zitten, met één prijs en één login, zodat de klantvraag, de afspraak en de werkbon aan hetzelfde dossier hangen.
De zes onderdelen die je echt nodig hebt
E-mail en WhatsApp van klanten in één lijst voor het hele team, zodat niets blijft liggen als iemand vrij is.
Alles van één klant of project bij elkaar: berichten, afspraken, documenten en status. Geen zoekwerk in mailboxen.
Een planbord met monteurs, reistijd en soort werk. Afspraken hangen aan het dossier, niet aan een losse agenda.
Opstellen, versturen en opvolgen vanuit het dossier, met het akkoord van de klant erbij.
Formulieren die de monteur op zijn telefoon invult, met foto's en handtekening, direct als PDF in het dossier.
Facturen gaan vanuit het dossier naar je boekhoudpakket, de betaalstatus komt terug. De boekhouding zelf blijft waar hij is.
Waarom kopen kleine installatiebedrijven te zware software?
Omdat het advies vaak komt van partijen die aan de implementatie verdienen. Wie een ERP-suite verkoopt, rekent in dagdelen consultancy; hoe groter het pakket, hoe langer het traject. De vergelijkingen die je online vindt komen bovendien vooral van leveranciers en hun partners, zelden van onafhankelijke bronnen.
Daarnaast wordt er gekocht op wat het bedrijf ooit misschien wordt. Misschien ga je ooit zelf voorraad houden, dus neem je de voorraadmodule alvast mee. In de praktijk blijft die module uit staan, terwijl de licentie doorloopt en het systeem zwaarder is geworden voor iedereen die er dagelijks in werkt.
De nuchtere regel: koop software voor het bedrijf dat je nu bent, in een pakket waar je binnen kunt groeien. Overstappen als je over vijf jaar echt een ERP nodig hebt is goedkoper dan vijf jaar te zwaar werken.
ERP-suite, licht alles-in-een of losse tools?
| ERP-suite | Licht alles-in-een | Losse tools | |
|---|---|---|---|
| Implementatie | Maanden, met externe consultant | Dagen tot weken, zelf in te richten | Per tool direct, koppelwerk zelf |
| Prijsmodel | Per module, plus implementatie | Per gebruiker per maand | Losse abonnementen die optellen |
| Dekking | Alles, ook wat je nooit gebruikt | De kern: inbox, dossiers, planning, offertes, werkbonnen | Gaten tussen de tools |
| Beheer | Eigen applicatiebeheerder of partner | Een handige medewerker | Niemand voelt zich eigenaar |
| Geschikt voor | Voorraad, productie, concern | Dienstverlenend mkb tot enkele tientallen mensen | Starters en zzp |
Bandbreedtes, geen namen: de grenzen verschuiven per leverancier.
Wanneer is een ERP wel de juiste keuze?
Soms echt wel. Een ERP in de installatiebranche loont zodra je een eigen magazijn hebt met voorraad die je moet kunnen waarderen, eigen productie of assemblage draait, of langlopende projecten doet met uitgebreide projectadministratie en nacalculatie. Hetzelfde geldt als je onderdeel bent van een groter geheel dat cijfers wil consolideren. In die gevallen is het implementatietraject geen overhead maar noodzaak.
Het verschil zit in waar je complexiteit vandaan komt. Bij een mkb-installatiebedrijf onder de 20 man zit die vrijwel altijd in het klantproces: aanvragen, schouwen, offertes, planning, oplevering, onderhoud. Dat is werk voor een alles-in-een systeem. Zit je complexiteit in goederenstromen en financiële administratie, dan zit je in ERP-land.
Wees eerlijk over welke van de twee je bent. De meeste bedrijven in deze grootteklasse installeren wat de groothandel die week levert en hebben geen voorraad die op de balans gewaardeerd hoeft te worden.
Nieuw gesprek? Automatisch verdeeld, met het klantdossier ernaast.
Een gedeelde team-inbox zoals in stipt: e-mail en WhatsApp komen binnen op het klantdossier, zichtbaar voor het hele team.
Zo beoordeel je een pakket
- Vraag een proefaccount en richt je eigen werkproces in; lukt dat niet zonder consultant, dan weet je genoeg
- Reken de totaalprijs over het eerste jaar uit, inclusief modules, koppelingen en implementatie, niet alleen het maandtarief
- Check of e-mail en WhatsApp in het pakket zelf zitten of via een externe koppeltool eraan hangen
- Tel wat een monteur kost die alleen werkbonnen invult; sommige pakketten rekenen daarvoor het volle gebruikerstarief
- Controleer de koppeling met je eigen boekhoudpakket, zodat facturen niet worden overgetypt
- Vraag hoe je er weer uit komt: kun je klanten, dossiers en documenten exporteren als je wilt overstappen
Wat kost bedrijfssoftware voor een installatiebedrijf?
Losse tools lijken het goedkoopst: een paar tientjes per maand per abonnement. De echte kosten zitten in de gaten ertussen: overtypwerk, zoekwerk en afspraken die tussen wal en schip vallen.
Lichte alles-in-een pakketten voor het mkb rekenen meestal een prijs per gebruiker per maand, grofweg tussen de 30 en 150 euro, afhankelijk van wat erin zit. ERP-suites rekenen vaak per module, plus een implementatietraject dat al snel in de duizenden tot tienduizenden euro's loopt voordat er iemand mee werkt.
Reken daarom nooit met het maandtarief maar met de totaalprijs over het eerste jaar, inclusief implementatie, koppelingen en het aantal gebruikers dat je echt nodig hebt. Voor stipt staat die prijs gewoon op de prijzenpagina, inclusief wat er wel en niet bij zit.
Veelgestelde vragen
Heeft een installatiebedrijf onder de 20 man een ERP nodig?
Meestal niet. Een ERP loont bij eigen voorraad, productie of complexe projectadministratie. Zit je complexiteit in het klantproces, van aanvraag tot onderhoud, dan dekt een licht alles-in-een pakket dat zonder maandenlange implementatie en zonder modules die je nooit gebruikt.
Wat is het verschil tussen een ERP en alles-in-een software?
Breedte en gewicht. Een ERP wil alle bedrijfsprocessen afdekken, inclusief voorraad, inkoop en financiële administratie, en vraagt daarom een implementatietraject. Een alles-in-een pakket beperkt zich tot het dagelijkse werk: klantcontact, dossiers, planning, offertes en werkbonnen, en koppelt voor de rest met bestaande software zoals je boekhoudpakket.
Hoe lang duurt de overstap naar een alles-in-een pakket?
Klanten en lopende projecten importeren kan in een dag of enkele dagen. De echte omschakeling is de werkwijze: het team moet berichten, afspraken en werkbonnen in één systeem gaan doen in plaats van in losse lijstjes. Reken op enkele weken voordat dat vanzelf gaat, zonder externe consultant.
Kunnen we ons boekhoudpakket houden?
Bij een alles-in-een pakket wel: dat koppelt met je bestaande boekhoudsoftware en stuurt facturen door in plaats van de boekhouding te vervangen. Een ERP vervangt juist ook de financiële administratie; dat is een veel grotere overstap en in deze grootteklasse zelden nodig.
Zijn losse tools niet goedkoper dan één pakket?
Op de factuur vaak wel, in de praktijk zelden. Losse tools betekenen overtypen tussen systemen, zoeken over mailboxen en lijstjes, en fouten in de overdracht. Zodra meer dan twee of drie mensen met dezelfde klanten werken, kost dat meer dan het prijsverschil met één pakket.