Doorlooptijd van offerte tot opdracht: berekenen en verkorten
Zo bereken je de doorlooptijd van offerte tot opdracht en je conversie, zie je waar de vertraging zit en verkort je hem met opvolging en online akkoord.
In dit artikel
Kort antwoord
De doorlooptijd van een offerte is de datum van akkoord min de datum waarop je hem verstuurde, in dagen. Neem de mediaan van je geaccepteerde offertes als vertrekpunt, kijk ook naar het aandeel dat nooit tekent, en verkort de tijd met een vast opvolgmoment, een herinnering en online akkoord.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 21 september 20266 min lezen
Hoe bereken je de doorlooptijd van een offerte?
De formule is eenvoudig: doorlooptijd = datum akkoord min datum verstuurd. Het resultaat is een aantal dagen per offerte. Over een reeks offertes heen kijk je naar twee getallen: het gemiddelde en de mediaan.
Kies vooraf één regel voor het beginpunt en hou die vast. Pas je een offerte aan nadat je hem verstuurd hebt, tel dan vanaf de eerste verzending of vanaf de versie die de klant tekende, maar wissel niet per offerte. En zorg dat een akkoord per telefoon of WhatsApp direct in het systeem komt. Anders meet je de dag dat jij het invoerde, in plaats van de dag dat de klant ja zei.
Wat is een normale spreiding?
Een algemene norm bestaat niet. Een airco-offerte voor een particulier loopt anders dan een warmtepomp met subsidie, en een zakelijke klant beslist met meer mensen dan een gezin. Een benchmark uit een rapport zegt je dus weinig. Je eigen cijfers zeggen meer.
Zo bepaal je je eigen gemiddelde. Pak de geaccepteerde offertes van de afgelopen periode, bijvoorbeeld de laatste dertig tot vijftig. Reken per offerte het aantal dagen uit, sorteer ze en lees vier getallen af: de snelste, de mediaan, het gemiddelde en de dag waarbinnen negen van de tien getekend zijn. Stel dat tien geaccepteerde offertes deze doorlooptijden in dagen hadden: 2, 3, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 14 en 41.
Zo lees je die tien offertes
| Maatstaf | Uitkomst | Wat het zegt |
|---|---|---|
| Snelste | 2 dagen | Soms beslist een klant meteen na de schouw |
| Mediaan | 5,5 dagen | De helft was sneller, de helft trager: wat gebruikelijk is |
| Gemiddelde | 9,4 dagen | Omhooggetrokken door de ene uitschieter van 41 dagen |
| Negen van de tien binnen | 14 dagen | Hiermee plan je je opvolging |
Fictieve getallen, als voorbeeld. Neem je eigen offertes.
Meet je ook de offertes die nooit tekenen?
De doorlooptijd van geaccepteerde offertes laat een gat: offertes die nooit tekenen tellen niet mee. Een korte doorlooptijd bij weinig akkoorden is geen goed nieuws. Meet daarom ook de conversie: het aantal geaccepteerde offertes gedeeld door het aantal verstuurde offertes uit dezelfde groep.
Stel dat je in maart 40 offertes verstuurde en er 14 zijn geaccepteerd. Dan is de conversie 35 procent. Kijk daarvoor pas na een paar weken, anders staat een deel nog open en lijkt de conversie te laag. Splits ook per soort werk. Een gemiddelde over zonnepanelen, airco en onderhoud samen verbergt de verschillen.
Waar zit de vertraging?
| Fase | Wat gebeurt er | Hoe zie je het | Wat helpt |
|---|---|---|---|
| Van aanvraag tot verstuurd | De offerte blijft bij jou liggen: schouw nog niet verwerkt, prijzen zoeken, avondwerk | Veel dagen tussen schouw en verzenddatum | De offerte opstellen uit het dossier, kort na de schouw |
| Van verstuurd tot bekeken | De mail komt niet aan of valt niet op | De status blijft op verzonden | Een vroege herinnering en een check of het adres klopt |
| Van bekeken tot besluit | De klant twijfelt, vergelijkt, overlegt of wacht op financiering of subsidie | Bekeken, maar nog geen akkoord | Bellen en vragen beantwoorden, in plaats van nog een mail |
| Van besluit tot akkoord | De klant wil wel, maar tekenen is gedoe: printen, scannen, terugmailen | Bekeken, en pas dagen later akkoord | Online akkoord via een link, zonder printen of scannen |
De eerste fase valt buiten de formule, maar de klant voelt hem wel.
Zo verkort je de doorlooptijd, zonder opdringerig te worden.
- 1Verstuur snel
Stuur de offerte terwijl de schouw nog vers is. Elke dag die je zelf laat liggen, telt mee in de beleving van de klant.
- 2Laat de klant online akkoord geven
Een link met digitale acceptatie en ondertekening scheelt printen, scannen en terugmailen.
- 3Stel een geldigheid in
Een offerte met een vervaldatum geeft de klant een reden om te beslissen. Laat de termijn pas lopen vanaf het moment van versturen.
- 4Plan een vast opvolgmoment
Kies een moment, bijvoorbeeld drie dagen na verzenden als de offerte nog niet getekend is, en een tweede kort voor de geldigheid afloopt.
- 5Laat de herinnering vanzelf uitgaan
Zet de mail één keer klaar, zodat hij uitgaat zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
- 6Bel wie twijfelt
Is een offerte bekeken maar niet getekend, dan werkt een telefoontje beter dan een derde mail. Laat een taak voor die beltaak vanzelf aanmaken.
Hoe zet je de opvolging klaar?
Zet de opvolging één keer klaar en laat hem daarna draaien. In stipt doe je dat met een regel. Als trigger kies je een aantal dagen na een offertestatus, bijvoorbeeld drie dagen na verstuurd, en als actie een mail aan de klant of een taak 'Bel de klant' voor een collega. Een tweede regel kan vlak voor het einde van de geldigheid afgaan.
Zegt de klant per telefoon ja, dan zet je de offerte met één knop op geaccepteerd. Zo klopt je doorlooptijd, en de herinnering die na het versturen was ingepland gaat na het akkoord niet meer uit.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken je de doorlooptijd van een offerte?
Datum akkoord min datum verstuurd, in dagen, per offerte. Neem over meerdere offertes de mediaan en het gemiddelde. Gebruik steeds dezelfde regel voor het beginpunt, bijvoorbeeld de eerste verzending.
Wat is een goede doorlooptijd voor een offerte?
Daar bestaat geen algemeen cijfer voor: het hangt af van het soort werk, het bedrag en of de klant particulier of zakelijk is. Vergelijk daarom met je eigen historie per soort werk en let op de trend. Wordt de doorlooptijd langer, dan zit er ergens vertraging.
Wat is het verschil tussen doorlooptijd en conversie?
Doorlooptijd zegt hoe snel een klant beslist, conversie hoeveel klanten ja zeggen. Een offerte die snel getekend wordt telt in allebei, maar een offerte die nooit tekent telt alleen mee in de conversie. Meet dus beide.
Hoe snel moet ik een offerte opvolgen?
Veel bedrijven kiezen een eerste herinnering na enkele dagen en een tweede kort voor het einde van de geldigheid. Belangrijker dan het exacte moment is dat het vanzelf gebeurt, en dat je na een bekeken maar niet getekende offerte belt in plaats van nog een mail te sturen.
Moet een offerte een geldigheid hebben?
Het helpt. Een vervaldatum geeft de klant een reden om te beslissen en jou een natuurlijk moment om te bellen. Laat de termijn pas ingaan op de dag dat je verstuurt, anders gaat een offerte die weken als concept bleef liggen al verlopen de deur uit.
Verder lezen
Meer artikelen. Over software en werkprocessen in de installatiebranche.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.