Agenda inrichten: lijnen, afspraaktypes en werktijden
Zo richt je de agenda in stipt in: agenda's, lijnen, afspraaktypes, werkweek, werkgebied en vaardigheden, plus een bevestigingsmail bij elke afspraak.
In deze gids
- Wat is de agenda in stipt?
- Hoe maak ik een agenda aan?
- Wat is een lijn en hoe zet ik medewerkers op de agenda?
- Hoe stel ik een afspraaktype in?
- Hoe leg ik werktijden en afwezigheid vast?
- Hoe zorg ik dat de juiste monteur de juiste klus krijgt?
- Hoe plan ik een afspraak in?
- Hoe krijgt de klant een bevestiging van zijn afspraak?
- Veelgestelde vragen
Kort antwoord
In stipt richt een beheerder de agenda in onder Instellingen, Agenda. Je maakt een agenda aan, zet je monteurs of adviseurs erop als lijnen en maakt afspraaktypes met een duur, een kleur en statuswissels voor het dossier. Per lijn leg je in het planningsprofiel de werkweek, het startadres, het werkgebied en de vaardigheden vast. Daarna plan je afspraken vanuit de planbalk en krijgt de klant per status een bevestigingsmail.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 5 oktober 20269 min lezen
Wat is de agenda in stipt?
In de agenda plan je afspraken op een tijdlijn: elke medewerker is een rij, en per dag of per week zie je wie wanneer waar is. Een afspraak hangt altijd aan een dossier, en de status van de afspraak zet dat dossier automatisch verder in je statusflow. Je vindt de agenda onder Agenda in de navigatie.
De agenda is een module. Hij staat standaard aan in het Modulecentrum; staat hij uit, dan zet een beheerder hem aan onder Instellingen, Modules. De instellingen staan daarna onder Instellingen, Agenda, met tabs voor je agenda's en voor Slim plannen.
Om dossiers planbaar te maken, zet je in de CRM‑builder (Instellingen, CRM, Structuur) het blok Afspraken aan op de soorten dossier waarvoor je afspraken plant. Agenda's en afspraaktypes maakt alleen een beheerder aan.
Hoe maak ik een agenda aan?
Een agenda is een planning voor een groep mensen, bijvoorbeeld Montageploeg of Adviseurs. Je maakt hem onder Instellingen, Agenda met Nieuwe agenda. Het venster Agenda‑instellingen heeft twee tabs. Onder Algemeen vul je de naam, kleur en een beschrijving in. Onder Rooster kies je of de agenda de reistijd tussen afspraken toont en waarschuwt als een rit niet past, en of de kaart en adressen meedoen.
Werk je deur‑tot‑deur of met inloop, dan zet je via het potlood op de agendakaart, tab Rooster, Nieuwe klanten inplannen toestaan aan. Daarmee maak je in één wizard de klant en de afspraak aan.
Je kunt meerdere agenda's naast elkaar hebben, bijvoorbeeld een voor de schouwers en een voor de installatieploegen. In de agenda wissel je ertussen via de naam linksboven. Mist er iets, dan staat bovenaan de agendakaart in de instellingen Gereedheid, bijvoorbeeld met lijnen zonder werkweek; een klik brengt je naar de plek waar je het oplost.
Wat is een lijn en hoe zet ik medewerkers op de agenda?
Een lijn is een medewerker op de agenda: één rij in de tijdlijn. Op de agendakaart onder Instellingen, Agenda staat het blok Lijnen. Met Lijn toevoegen kies je een lid; dat krijgt het portaalprofiel uitvoerder met deze agenda als eigen agenda. Zo ziet de monteur zijn agenda ook in het portaal op zijn telefoon.
Een lijn kan een eigen lijnnaam krijgen, zoals Bus 1, Ploeg 2 of Team Noord, terwijl het account op een persoonsnaam staat. Die naam geldt in de hele backoffice: de agenda, het dossier en de ledenlijst. Alleen in zijn eigen portaal houdt het lid zijn echte naam. De volgorde van de rijen sleep je zelf, en iedereen ziet die volgorde. Vanaf twintig lijnen groepeert de agenda ze per bedrijf, op basis van de lijnnaam.
Bij elke lijn staat wat er nog mist om ingepland te worden, zoals geen werkweek of geen startadres. Moet werk van de ene lijn naar de andere, dan gebruikt een beheerder Lijnen verhuizen: je ziet vooraf hoeveel afspraken meegaan en of er iets botst. Een lijn met komende afspraken kan nooit zomaar weg.
Hoe stel ik een afspraaktype in?
Een afspraaktype is een soort afspraak, zoals Intake, Schouw of Installatie. Je maakt het op de agendakaart met Nieuw type, of opent een bestaand type met het potlood. Het venster heeft vier tabs. Algemeen: naam, dossiertype met duur, kleur, toegestane locaties (bij klant, op kantoor, online of anders) en zichtbare velden op de afspraak. Toewijzing: werkgebied en vaardigheden. Statussen: de planbalk, de statuswissels en de klantmails. Automatisering: het formulier voor de monteur en het automatisch koppelen van de medewerker als betrokkene op het dossier.
In de tab Statussen kies je bij Komt in de planbalk bij status op welke dossierstatus een klus in de planbalk verschijnt, bijvoorbeeld Te plannen. Laat je dat leeg, dan plan je het type alleen vanuit een dossier. Onder Statuswissels kies je per afspraakstatus waar het dossier heen gaat: na inplannen, en bij Onderweg, Aanwezig, Niet doorgegaan en Geannuleerd.
Een afspraaktype kan ook meerdere dossiertypen in één bezoek plannen, bijvoorbeeld zonnepanelen en een thuisbatterij bij dezelfde klant. Lijkt een nieuw type op een bestaand, dan dupliceer je het met het kopieer‑icoon naast het potlood; alle instellingen gaan mee, behalve de koppeling met een vervolgafspraak.
Hoe leg ik werktijden en afwezigheid vast?
Alles wat bepaalt wanneer, waar en wat een lijn gepland kan worden, staat in het planningsprofiel. Je opent het door in de agenda op de naam van een lijn te klikken, of bij Instellingen, Agenda op een lijn. Bij Instellingen, Leden staat hetzelfde als tab Planning.
De Standaard week legt per werkdag de werktijden vast, of dat het een vrije dag is. Het Startadres is het punt waar de medewerker zijn dag begint; de agenda rekent daar de reistijd vanaf. Onder Afwezig en extra open zet je vakantie, ziekte of een extra werkdag, bijvoorbeeld een zaterdag. Staan er al afspraken in een afwezigheid, dan meldt stipt dat eerst.
De standaard week stelt de backoffice in; de monteur kan die in het portaal niet wijzigen. Afwezigheid en extra open zet hij wel zelf in het portaal. Een beheerder ziet het hele planningsprofiel, een planner alleen Afwezig en extra open. Werken tien monteurs op dezelfde manier, dan kopieer je met Overnemen van een lijn de werkweek, het werkgebied en de vaardigheden van een collega.
Hoe zorg ik dat de juiste monteur de juiste klus krijgt?
Daarvoor zijn vaardigheden en werkgebied. Beide tellen alleen mee als je ze per afspraaktype aanzet, in de tab Toewijzing met de schakelaars Vereiste vaardigheden en Postcode‑werkgebied. Ze staan standaard uit.
Vaardigheden zijn productcategorieën. Onder Instellingen, Producten, tab Categorieën en vaardigheden, vink je bij een categorie Vaardigheid aan. Staat er op een dossier een product uit zo'n categorie, dan komen alleen leden met die vaardigheid in aanmerking. Het werkgebied klik je per lid aan op een kaart van Nederland, in postcodegebieden van twee cijfers. In hetzelfde planningsprofiel beperk je ook welke afspraaktypen een lid doet, zoals alleen schouwen, en stel je een tempo in als iemand sneller of langzamer werkt (0,8 is 80 procent van de bezoekduur).
In de agenda zie je het resultaat zodra je een klus vasthoudt: wie past, staat bovenaan, en wie niet past, vervaagt. Zet je de klus toch bij zo'n lid neer, dan zegt een waarschuwing wat er mist. Je kiest dan zelf: Terug of Toch inplannen.
Hoe plan ik een afspraak in?
Links in de agenda staat de Plan‑zijbalk: per afspraaktype de klussen die klaarstaan, met wie het langst wacht bovenaan. Klik een klus aan, dan zit hij in je hand. Klik daarna een vrij moment in het rooster aan, controleer in het venster het lid en de tijd, en sla op. De status van het dossier verandert dan automatisch.
Plannen kan ook vanuit het dossier: klik op de + in het blok Afspraken, kies het afspraaktype en daarna handmatig plannen. De agenda opent dan met precies die klus in de planbalk. Wil je de klant zelf laten kiezen, dan stuur je een planlink; hoe dat werkt, lees je in de gids over klanten zelf laten inplannen.
Slepen bestaat niet in de agenda. Een afspraak verzet je met de verplaatsknop op het blok: hij hangt dan aan je cursor, je bladert vrij naar een andere dag en klikt een nieuw moment aan. Tot je bevestigt, blijft de afspraak op zijn oude plek staan. Zo overleeft een verzetting ook een telefoontje halverwege.
Hoe krijgt de klant een bevestiging van zijn afspraak?
Aan elke afspraakstatus (Ingepland, Onderweg, Aanwezig, Niet doorgegaan en Geannuleerd) kun je een e‑mailtemplate koppelen. Dat doe je in Studio, onder E‑mailtemplates, Triggers. Aan Onderweg hang je bijvoorbeeld een bericht dat de monteur onderweg is, en daarnaast kan er een herinnering vooraf uitgaan. Staat er geen template bij een status, dan gaat er geen mail uit.
Bij inplannen, verplaatsen, tijd bijstellen en monteur wisselen staat in het afspraakvenster het blok Bevestigingsmail. Hoort er een mail bij dit afspraaktype, dan staat die voorgeselecteerd. Je kunt een andere template kiezen of Geen mail versturen, bijvoorbeeld als je de klant liever zelf belt. Verschuift een afspraak binnen dezelfde dag, dan vraagt stipt alleen of de klant een mail krijgt.
In de tab Statussen van het afspraaktype zie je onder Klantmails bij dit type welke berichten de klant bij dit type krijgt. De mail bij Niet doorgegaan gaat alleen uit als de reden Klant niet thuis is; bij ziekte of niet‑geleverde spullen belt kantoor de klant zelf.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere agenda's gebruiken?
Ja. Je maakt bijvoorbeeld een agenda voor de schouwers en een voor de installatieploegen, elk met eigen lijnen en afspraaktypes. In de agenda wissel je via de naam linksboven; gedeelde agenda's van partners staan daar onder Via partners.
Kan een monteur zelf zijn vrije dagen invullen?
Ja, in het portaal zet hij zelf afwezigheid en extra open dagen. Zijn vaste werkweek stelt de backoffice in, in het planningsprofiel.
Waarom staat een afspraaktype niet in de planbalk?
Dan is bij dat afspraaktype het veld Komt in de planbalk bij status leeg, en plan je het alleen vanuit een dossier. Kies in de tab Statussen een status, dan verschijnen dossiers op die status in de planbalk.
Kan ik een afspraak buiten de werktijden van een monteur inplannen?
Handmatig wel. De agenda waarschuwt eerst, bijvoorbeeld dat iemand die dag alleen tot 17:00 werkt of geblokkeerd is, en jij kiest of je doorzet. Slim plannen biedt de klant nooit iets buiten de werktijden aan.
Kan ik afspraken slepen?
Nee, met opzet niet. Je pakt een afspraak op met de verplaatsknop en klikt een nieuw moment aan. Dat is één klik meer, maar je kunt onderweg vrij bladeren en per ongeluk loslaten kan niet.
Wat kost de agenda?
De agenda zit in elke plek met de rol Gebruiker of Admin en is geen add‑on. Monteurs die alleen het portaal op hun telefoon gebruiken, kunnen de rol Mobile only krijgen: €49 per maand bij jaarbetaling, €59 bij maandbetaling, exclusief btw. De mails per status stel je in in Studio; een beheerder heeft Studio altijd, een gebruiker via de add‑on Studio.
Verder lezen. Meer gidsen uit dezelfde hoek.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.