Contacten en organisaties: je klanten op één plek
Zo beheer je contacten in stipt: personen, bedrijven en partners, betrokkenen op een dossier, de klantkaart met tijdlijn en klanten die extra aandacht vragen.
In deze gids
- Wat zijn contacten in stipt?
- Wat is het verschil tussen een persoon, een bedrijf en een partner?
- Hoe voeg ik een contact of bedrijf toe?
- Hoe hangt een contact aan een dossier?
- Wat zijn betrokkenen en hoe koppel ik een medewerker aan een dossier?
- Hoe gebruik ik betrokkenen in de planning en in regels?
- Wat zie ik op de klantkaart van een contact?
- Hoe markeer ik een klant die extra aandacht nodig heeft?
- Veelgestelde vragen
Kort antwoord
In stipt staan alle klanten onder Contacten: personen, en organisaties met de rol Bedrijf of Partner. Elk dossier heeft één primair contact, en via de module Betrokkenen koppel je medewerkers en partners aan een dossier onder een profiel, zoals Verkoper of Installateur. Op de klantkaart van een contact zie je al zijn dossiers, gesprekken, taken en afspraken, met een tijdlijn van notities en verstuurde berichten.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 5 oktober 20268 min lezen
Wat zijn contacten in stipt?
Contacten zijn het adresboek van stipt. Elke persoon met wie je praat en elk bedrijf waar die onder valt, staat hier, en elk dossier, gesprek en elke offerte verwijst terug naar een contact. Je vindt het onder Contacten in de linkerbalk, bij het personen‑icoon.
Contacten horen bij de basis van stipt: je hoeft niets te installeren, en elk lid met de rol Gebruiker of Admin werkt ermee. Contacten ontstaan ook vanzelf, bijvoorbeeld als een klant voor het eerst via WhatsApp schrijft, of als je een e‑mail stuurt naar een adres dat nog geen contact is.
Houd je contacten netjes, dan weten je collega's en dot altijd met wie ze te maken hebben. Een lid met het werkprofiel Uitvoerder leest contacten wel, maar kan ze niet aanmaken, wijzigen, samenvoegen of exporteren; dat vraagt het werkprofiel Backoffice.
Wat is het verschil tussen een persoon, een bedrijf en een partner?
Een persoon is een individu. Elke persoon heeft een type: normaal (een gewone klant of lead), intern (een collega) of niet belangrijk. In de lijst zie je de labels Intern en Niet belangrijk.
Een organisatie is een bedrijf waar personen onder kunnen vallen. Een organisatie heeft de rol Bedrijf, de rol Partner, of allebei: een leverancier die ook klant is, is gewoon één organisatie met twee rollen. De rollen wijzig je met Bewerken op de organisatie. Minstens één rol blijft altijd aan, en de rol Partner kan niet uit zolang self‑billing voor die organisatie aanstaat.
Bij een persoon zie je het Gekoppeld bedrijf, en op de bedrijfspagina de personen die eronder vallen. Woont een klant samen met een partner of mede‑eigenaar, dan koppel je een tweede persoon aan hetzelfde contact. Ze delen dan dossiers en e‑mails, en een WhatsApp vanaf het eigen nummer van de tweede persoon komt bij hetzelfde contact.
Hoe voeg ik een contact of bedrijf toe?
Een persoon voeg je toe via Contacten, Nieuw, Nieuwe persoon. Je vult de naam in en eventueel e‑mail, telefoon, taal en geboortedatum. Bestaat het e‑mailadres al, dan weigert stipt het, zodat je geen dubbel contact maakt.
Een organisatie maak je met Nieuw bedrijf of Nieuwe partner. Je kiest de rol of rollen en koppelt meteen bestaande personen als leden. Een persoon koppel je later ook aan een bedrijf via het veld Gekoppeld bedrijf, of vanaf de bedrijfspagina.
Staan er toch twee contacten voor dezelfde klant, dan voeg je ze samen; de gesprekken gaan naar het contact dat je behoudt. Komt een klant via WhatsApp binnen zonder naam, dan staat eerst het telefoonnummer als naam. Geeft WhatsApp later een profielnaam mee, dan vult stipt die vanzelf in. Een naam die je zelf invoerde, wordt nooit overschreven.
Hoe hangt een contact aan een dossier?
Elk dossier heeft één primair contact: de klant. Maak je een dossier aan, dan kies of maak je eerst het contact of het bedrijf. Wijzig je later het primaire contact, dan werkt dat door op het dossier en op alle dossiers eronder.
De klant van een dossier wissel je met de wisselknop op de klantkaart van het dossier, in het venster Klant wijzigen. Daar kies je of de klant een persoon of een bedrijf is. Kies je een bedrijf, dan blijft de gekoppelde persoon staan als aanspreekpunt.
Op de klantkaart is het telefoonnummer een bel‑link: klikken start je telefoon of belprogramma. Zo bel je een klant direct vanaf het dossier, de persoon of de organisatie.
Wat zijn betrokkenen en hoe koppel ik een medewerker aan een dossier?
Naast de klant hangen er vaak mensen van je eigen team of van een partner aan een dossier: een verkoper, een schouwer, een installateur. Die koppel je in het blok Betrokkenen, via profielen. Elk bedrijf benoemt zijn eigen profielen, zoals Account manager, Verkoper, Installateur of Externe partner. Een profiel heeft een icoon, een soort (medewerkers of partnerorganisaties) en een uitleg van de rol, die dot ook leest.
Profielen beheer je onder Instellingen, Modules, Betrokkenen. Betrokkenen is een module die standaard aanstaat. Op het dossier klik je op de + in het blok Betrokkenen, kies je een profiel en daarna de persoon of organisatie.
Elk profiel heeft op een dossier precies één invulling. Kies je iemand voor een rol die al bezet is, dan zie je eerst wie er vervangen wordt, en daarna staat op de tijdlijn wie wie vervangt. Wil je twee monteurs op één klus, maak dan twee profielen, bijvoorbeeld Installateur en Hulpmonteur. Dezelfde persoon mag wel in meerdere rollen staan.
Hoe gebruik ik betrokkenen in de planning en in regels?
Betrokkenen zijn geen losse administratie: andere onderdelen van stipt rekenen ermee. De agenda kan per afspraaktype de medewerker die de afspraak uitvoert automatisch onder een profiel op het dossier zetten. Regels en taken kunnen de persoon in een profiel als ontvanger of toegewezene gebruiken, bijvoorbeeld de installateur op het dossier.
Een beheerder kan in de CRM‑lijst meerdere dossiers aanvinken en met Medewerker toewijzen in één keer iemand onder een rol zetten. Is de rol op een dossier al door een ander ingevuld, dan slaat stipt dat dossier over en zegt hoeveel dat er waren.
In de CRM‑lijst zet je via Kolommen per profiel een kolom aan, zoals Account manager, en sorteer je daarop. Met het filter Toegewezen medewerker vind je dossiers op de naam of het profiel van een betrokkene.
Wat zie ik op de klantkaart van een contact?
Open je een contact, dan staan links alle dossiers van de klant in een boom, met daaronder de tijdlijn. Rechts staan drie blokken: Gesprekken, Taken en Afspraken. Gesprekken toont alles met deze klant, doorzoekbaar en met dezelfde iconen als de inbox. Taken toont de kantoortaken die aan de klant of aan een van zijn dossiers hangen. Afspraken toont de komende afspraken eerst.
De tijdlijn laat zien wat jullie de klant stuurden en wat er over hem is opgeschreven, over al zijn dossiers heen: automatische e‑mails en WhatsApp‑berichten met hun afleverstatus, en alle notities. Statuswijzigingen en veldwijzigingen staan er bewust niet in; die horen op het dossier zelf.
Een notitie die je hier plaatst, komt op de klant te staan en is zichtbaar op elk dossier van die klant, met het label Klant. Iets dat voor de hele persoon geldt, zoals belt liever 's avonds, schrijf je zo maar één keer op. Gaat het over één klus, schrijf het dan op dat dossier.
Hoe markeer ik een klant die extra aandacht nodig heeft?
Voor klanten waar niets fout mag gaan, zoals bij een lopende klacht of een afspraak die echt op tijd moet zijn, zet je de markering speciale aandacht. Dat doe je met het schildje naast de klantnaam, op de klantkaart van een persoon, een organisatie of een dossier. Een korte reden is verplicht, zodat collega's weten waar ze op moeten letten.
De markering hoort bij de klant en verschijnt meteen overal als een klein oranje schildje: in de CRM‑lijst en op elk dossier, in de inbox naast de klantnaam, en in de agenda op het afspraakblok en op de kaartjes in de planbalk. Met de muis op het schildje lees je de reden.
Markeer je een organisatie, dan erven al haar contacten en dossiers de markering. In de CRM‑lijst toont het filter Speciale aandacht in één keer alle dossiers van gemarkeerde klanten. Aan- en uitzetten komt op de tijdlijn van de klant, met wie het deed en wanneer.
Veelgestelde vragen
Kan ik dubbele contacten samenvoegen?
Ja. Voeg de contacten samen, dan gaan de gesprekken naar het contact dat je behoudt. Een nieuw contact met een e‑mailadres dat al bestaat, weigert stipt meteen.
Hoe vind ik een klant op telefoonnummer?
Open zoeken met Cmd+K (Ctrl+K op Windows) en typ het nummer. Hoe je het typt, maakt niet uit: 0612345678, 06 12345678 en +31 6 12345678 vinden hetzelfde contact, vanaf zes cijfers. Een bedrijfsdomein zoals @bedrijf.nl vindt alle contactpersonen van dat bedrijf.
Kan ik twee monteurs aan hetzelfde dossier koppelen?
Ja, met twee profielen, bijvoorbeeld Installateur en Hulpmonteur. Elk profiel heeft op een dossier precies één invulling, zodat altijd duidelijk is wie welke rol heeft.
Hoe bewaart stipt e‑mailadressen en telefoonnummers?
E‑mail en telefoon zijn persoonsgegevens. stipt versleutelt ze per bedrijf voordat ze worden opgeslagen en toont ze alleen aan wie ze mag zien. Zoeken blijft werken via beveiligde zoekgegevens, nooit op de ruwe waarden.
Wat is het verschil tussen een klantnotitie en Interne notities?
Een klantnotitie is een moment in de tijdlijn, met datum en naam, en staat op elk dossier van de klant. Interne notities is één vrij tekstvak dat je overschrijft, voor iets dat altijd geldt.
Kost het beheren van contacten extra?
Nee. Contacten zitten in elke plek met de rol Gebruiker of Admin, en de module Betrokkenen staat standaard aan in het Modulecentrum. Er is geen add‑on voor nodig.
Verder lezen. Meer gidsen uit dezelfde hoek.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.