Workflows bouwen: als een regel niet genoeg is
Zo bouw je in stipt een workflow op het canvas, met webhooks, schema's, vertakkingen en eigen code. En zo weet je wanneer een gewone regel genoeg is.
In deze gids
- Wat is een workflow in stipt?
- Wanneer gebruik je een regel en wanneer een workflow?
- Hoe start een workflow?
- Welke blokken kan ik in een workflow gebruiken?
- Hoe bouw ik een workflow stap voor stap?
- Hoe test en publiceer ik een workflow?
- Hoe koppel ik een workflow veilig aan andere systemen?
- Wat gebeurt er als een workflow mislukt?
- Veelgestelde vragen
Kort antwoord
Een workflow in stipt is een geautomatiseerde flow die je in Studio op een canvas bouwt, door een trigger, acties en logica zoals vertakkingen met elkaar te verbinden. Je gebruikt een workflow voor koppelingen met andere systemen, wachttijden, meerdere stappen en eigen code. Voor eenvoudige opvolging binnen stipt, als dit gebeurt doe dan dat, zijn regels de betere keuze. Een workflow draait pas op de achtergrond nadat je hem publiceert, en elke run staat in het logboek.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 5 oktober 20268 min lezen
Wat is een workflow in stipt?
Een workflow is een reeks stappen die stipt automatisch uitvoert. Je bouwt hem op een canvas door blokken toe te voegen en met elkaar te verbinden: één trigger die de workflow start, acties die iets doen en logica die bepaalt welke kant het op gaat. Zo bouw je flows met meerdere stappen, vertakkingen, verzoeken naar andere systemen en eigen code.
Je vindt workflows in Studio. Open Studio via het bliksem‑icoon in de linkerbalk en ga in de groep Wat dot doet naar Workflows, onder Regels. Bovenaan de lijst staat in één zin waar workflows voor zijn: koppelingen met andere systemen. Elke workflowkaart toont de trigger, het aantal blokken, de run‑statistieken en de laatste run, en je ziet wie hem heeft gemaakt en het laatst heeft bewerkt.
Workflows zijn geen module uit het Modulecentrum, maar horen bij Studio. Beheerders hebben Studio standaard. Een teamlid met de rol Gebruiker heeft de add‑on Studio nodig: € 30 per persoon per maand bij jaarbetaling, of € 36 bij maandbetaling, exclusief btw. Externe leden hebben geen toegang.
Wanneer gebruik je een regel en wanneer een workflow?
Begin bij een regel. Een regel is de route zonder code: één trigger, eventueel voorwaarden, en een of meer acties die na elkaar afgaan. Denk aan een herinnering als een offerte blijft liggen, een taak als een formulier wordt afgekeurd of een WhatsApp na een no‑show. Regels bouw je met keuzelijsten, je probeert ze uit op een echt dossier en een limiet voorkomt dat een klant twee keer dezelfde mail krijgt. Hoe je dat doet, lees je in de gids over je eerste automatiseringsregel.
Pak een workflow als een regel tekortschiet: als je wilt vertakken (bij ja dit, bij nee dat), wilt wachten tussen stappen, eigen code nodig hebt, meerdere API‑verzoeken aan elkaar koppelt of andere workflows wilt aanroepen. Ook als de start van buiten stipt komt, zoals een webhook van je website, een vast schema of mail in een mailbox via IMAP, is een workflow de juiste plek.
Een vuistregel: gaat het om opvolging binnen stipt, kies een regel. Gaat het om een ander systeem of om logica met keuzes onderweg, kies een workflow. En moet een ander systeem alleen horen dat een dossier van status wisselt of een afspraak krijgt, dan is een uitgaande webhook onder Koppelingen in Studio vaak al genoeg, zonder workflow.
Hoe start een workflow?
Elke workflow heeft precies één trigger, die je kiest bij het aanmaken. Webhook start de workflow zodra een ander systeem een verzoek naar stipt stuurt, bijvoorbeeld je websiteformulier. Handmatig start hem wanneer jij dat doet. Schema start hem op een vast, terugkerend moment. E‑mail (IMAP) start hem zodra er mail binnenkomt in een mailbox die je via IMAP koppelt.
Er zijn ook triggers vanuit stipt zelf. Inbox‑gebeurtenis start bij een nieuw bericht of een nieuwe taak. Taakgebeurtenis start als bij een taak de status, prioriteit, een label of de toewijzing verandert. Workflowfout start zodra een andere workflow mislukt, handig om je team een seintje te geven.
Inkomende webhooks bewaart stipt eerst en verwerkt ze daarna. Je ziet ze terug onder Inkomende webhooks in de groep Logboek van Studio, en een mislukte speel je daar opnieuw af.
Welke blokken kan ik in een workflow gebruiken?
Acties doen het werk. Met HTTP Request roep je elke API aan. E‑mail versturen stuurt een mail via je gekoppelde provider. Set hernoemt of zet velden om, Code voert eigen JavaScript uit en Wachten pauzeert de workflow een ingestelde tijd. Voor stipt zelf zijn er de inbox‑actie (interne notities bij een gesprek), de taakactie (toewijzen, labelen, een veld of status zetten) en de stipt‑actie, waarmee je contacten, bedrijven, dossiers, formulieren en afspraken aanmaakt, leest, bijwerkt of verwijdert. Met het Salesforce‑blok maak je gegevens in Salesforce aan of werk je ze bij.
Logica bepaalt de route. If splitst in een waar- en een onwaar‑tak. Router stuurt de gegevens via een expressie naar een van meerdere routes, en Merge voegt twee takken weer samen. Met Call Workflow voer je een andere workflow uit en gebruik je de uitkomst; Trigger Workflow start een andere workflow zonder op het resultaat te wachten.
Goed om te weten: If en Router beoordelen elk item apart. Komen er tien items binnen, dan volgt elk item zijn eigen tak, en de Router stuurt elk item naar de eerste route die past.
Hoe bouw ik een workflow stap voor stap?
Klik in Studio onder Workflows op Nieuwe workflow, geef hem een naam en kies het triggertype. Met Canvas bewerken open je de builder. Klik op Nieuw blok, zoek of kies een blok uit Acties, Logica of Integraties en verbind het met een bestaand blok. Selecteer een blok om de inspector te openen: daar stel je de parameters in, en na een run zie je per blok wat erin ging en wat eruit kwam.
Een voorbeeld. Een webhook ontvangt een aanvraag van je website. Een If‑blok kijkt of de aanvraag compleet is. Zo ja, dan maakt een stipt‑actie een contact en een dossier aan; zo nee, dan stuurt E‑mail versturen een seintje naar kantoor. Een HTTP Request meldt de aanvraag tot slot aan je eigen systeem. Met Layout opschonen zet je het canvas daarna netjes op een rij.
Je kunt het ook aan dot vragen. In de chat voegt dot blokken toe, werkt ze bij of haalt ze weg; jij bekijkt de voorgestelde wijzigingen en past ze toe. dot kan ook een complete nieuwe workflow voorstellen. Na jouw bevestiging staat die als uitgeschakeld concept in Studio, en testen en publiceren doe je zelf.
Hoe test en publiceer ik een workflow?
Je bewerkt altijd een concept. Achtergrondtriggers, zoals een webhook, IMAP of een schema, draaien alleen de gepubliceerde versie. Een wijziging gaat dus pas live als je op Publiceren klikt; Opslaan bewaart alleen het concept.
Test eerst. Met Uitvoeren draai je de hele workflow, met Stap uitvoeren één blok; die tweede knop werkt nadat de workflow een keer heeft gedraaid. Op het triggerblok zet je testinvoer, zodat je het concept met voorbeeldgegevens probeert zonder te wachten op een echte aanvraag. Die testinvoer geldt alleen voor het concept.
Wil je een concept weggooien, gebruik dan Synchroniseren vanuit gepubliceerd of Terugzetten naar gepubliceerd. Je staat dan weer op de versie die live draait.
Hoe koppel ik een workflow veilig aan andere systemen?
Inloggegevens voor andere systemen bewaar je onder Verbindingen, in de groep Koppelingen van Studio. Een verbinding is van het type HTTP, IMAP, Salesforce OAuth2 of Google OAuth2, en vanuit een blok verwijs je ernaar. De waarden worden versleuteld opgeslagen, dus ze staan niet los in je workflow.
In dezelfde groep Koppelingen staan API‑sleutels, API‑namen en Webhooks. API‑namen zijn de vaste machinenamen van onder meer pagina's, velden en statussen. Die veranderen niet, zodat een workflow of integratie die ernaar verwijst blijft werken.
Kies per koppeling de lichtste route. Kan het andere systeem zelf de stipt‑API aanroepen, dan heb je soms helemaal geen workflow nodig: een dossier dat via de API wordt aangemaakt of van status wisselt, vuurt dezelfde regels als een wijziging in de app.
Wat gebeurt er als een workflow mislukt?
Elke uitvoering wordt bewaard. Open het tabblad Uitvoeringen op een workflow, of Workflow‑runs in de groep Logboek van Studio. Per run zie je de status (Geslaagd, Mislukt, Actief, Wachtend, In wachtrij of Geannuleerd), de trigger, de starttijd en de duur.
Is een run mislukt, vraag dot dan om hem opnieuw uit te voeren, met de workflow open op het canvas. dot zoekt de oorzaak op in de echte run‑gegevens en stelt een fix voor. De nieuwe run draait tegen het huidige concept, dus een fix die je net hebt toegepast gaat meteen mee, en je ziet de blokken live meelopen.
Om een fout op te merken hoef je niet zelf in het logboek te kijken. Op de startpagina toont de sectie Verzenden en automatisering de mislukte workflow‑runs van de laatste 24 uur, voor beheerders en teamleden met de Studio‑add‑on. Met de trigger Workflowfout bouw je daarnaast je eigen melding.
Veelgestelde vragen
Moet ik kunnen programmeren om een workflow te bouwen?
Niet altijd. De meeste blokken stel je in via de parameters in de inspector; alleen het Code‑blok vraagt eigen JavaScript, en een Router werkt met een expressie. Voor opvolging binnen stipt zonder techniek zijn regels de betere keuze.
Wie mag workflows bouwen en wat kost dat?
Beheerders hebben Studio standaard. Een Gebruiker heeft de add‑on Studio nodig, voor € 30 per persoon per maand bij jaarbetaling of € 36 bij maandbetaling, exclusief btw. Externe leden hebben geen toegang tot Studio.
Kan dot een workflow voor me bouwen?
dot kan blokken toevoegen, wijzigen of weghalen en een complete workflow voorstellen. dot maakt of publiceert nooit zelf iets: na jouw bevestiging staat een nieuwe workflow als uitgeschakeld concept klaar, en testen en publiceren doe je zelf.
Waarom draait mijn aangepaste workflow nog de oude versie?
Waarschijnlijk heb je alleen opgeslagen. Opslaan bewaart een concept, maar achtergrondtriggers zoals een webhook, IMAP of een schema draaien de gepubliceerde versie. Klik op Publiceren om je wijziging live te zetten.
Wat is het verschil tussen Call Workflow en Trigger Workflow?
Call Workflow voert een andere workflow uit en gebruikt de uitkomst daarvan in de volgende stap. Trigger Workflow start een andere workflow en gaat meteen door, zonder op het resultaat te wachten.
Kan ik een workflow aan Salesforce koppelen?
Ja. Met het Salesforce‑blok maak je gegevens in Salesforce aan of werk je ze bij. De inloggegevens bewaar je als Salesforce OAuth2‑verbinding onder Verbindingen in Studio.
Verder lezen. Meer gidsen uit dezelfde hoek.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.