Lijsten maken: van filter tot Excel-bestand
Zo bouw je in stipt een lijst over je dossiers: kies een bron, kolommen en filters, tel op per groep, deel hem met collega's en exporteer naar Excel.
In deze gids
- Wat zijn lijsten in stipt?
- Hoe maak ik een nieuwe lijst?
- Welke bron kies ik voor mijn lijst?
- Hoe filter ik op periode, status of product?
- Hoe maak ik een bestellijst voor volgende week?
- Hoe vind ik dossiers waar iets ontbreekt?
- Wat kan ik met de rijen in een lijst doen?
- Hoe exporteer ik een lijst naar Excel en deel ik hem met collega's?
- Veelgestelde vragen
Kort antwoord
Met Lijsten bouw je in stipt opgeslagen tabellen over je dossiers heen. Je kiest een bron (wat één rij is), kolommen, filters, groepering en optellingen, en klikt op Ophalen. Een lijst sla je op, deel je met collega's en exporteer je naar Excel, bijvoorbeeld als bestellijst voor je leverancier. Lijsten zit in elk stipt‑account, zonder add‑on.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 5 oktober 20268 min lezen
Wat zijn lijsten in stipt?
Een lijst is een opgeslagen tabel over je CRM‑gegevens. Je bepaalt zelf wat erin staat: welke rijen, welke kolommen, welke filters, hoe het gegroepeerd is en wat er wordt opgeteld. Denk aan een bestellijst met alle productregels voor volgende week, alle offertes van deze maand per status, of de afspraken van vóór vandaag waarvan het formulier nog niet is geaccepteerd.
Je vindt Lijsten als eigen icoon in de linkerbalk. Het is geen module die je eerst installeert in het Modulecentrum: elk account heeft Lijsten, en er staat geen aan/uit‑schakelaar op. Er hoort ook geen add‑on bij.
Lijsten is er voor interne teamleden met de rol Gebruiker of Admin. Een lid met het werkprofiel Uitvoerder ziet Lijsten niet in het menu en kan ook gedeelde lijsten niet openen. De reden: de bronnen bevatten prijzen en totalen, en een uitvoerder ziet nooit prijzen.
Hoe maak ik een nieuwe lijst?
Open Lijsten zonder lijst, of klik op het plusje. Onder Kies een bron staan zes voorbeelden om mee te beginnen: Afspraken volgende week, Bestellijst volgende week, Formulieren deze maand, Planlinks van de afgelopen 30 dagen, Statuswijzigingen deze week en Offertes deze maand. Een voorbeeld opent als nieuwe lijst en haalt meteen op. Pas je hem aan en klik je op Opslaan, dan is het jouw lijst. Kies je liever zelf een bron, dan start je met een zinnige standaardlijst die je daarna ombouwt.
Alles stel je in via de balk boven het raster: Bron, Kolommen, Filters, Groeperen, Optellen en Sorteren. Rechts in die balk staat Ophalen (of Ctrl/Cmd + Enter). De lijst draait pas als je daarop klikt. Zo stel je eerst rustig in wat je wilt zien, zonder bij elke halve wijziging op een tussenstand te wachten.
Tot je opnieuw ophaalt, blijft het vorige resultaat staan, met de tijd waarop het is opgehaald. Wijzig je daarna iets, dan zie je de melding filters gewijzigd. Een opgeslagen lijst openen haalt wel meteen op, want die is af.
Welke bron kies ik voor mijn lijst?
De bron bepaalt wat één rij is, en dat is de belangrijkste keuze. Bij Dossiers is elke rij een dossier, met status, fase, uitvalreden, adres, herkomst en eigen velden. Bij Producten is elke rij een productregel van een dossier: offerteregels plus handmatig toegevoegde regels. Verder zijn er onder meer Afspraken, Formulieren, Offertes, Betrokkenen (een rij per persoon op een dossier), Statuswijzigingen, Planlinks, Verzettingen, Meerwerk en Serienummers.
Naast de kolommen van de bron kies je altijd dossierkolommen, zoals Dossier, Klant, Dossierstatus, Fase, In status sinds en Leadbron, plus adreskolommen en de eigen velden van al je soorten dossier. Bij Nederlandse adressen leidt stipt uit de postcode ook Provincie en Postcodegebied af, zodat je bijvoorbeeld dossiers per regio telt. Kolommen van een andere module dan de bron kunnen ook; meerdere waarden staan dan samengevoegd in één cel.
Sommige bronnen zijn afgeschermd. Boekhouding en Self‑billing zie je alleen als die module aanstaat en je beheerder bent of de bijbehorende add‑on hebt. Service bestaat alleen als de servicemodule aanstaat, en de bron Inbox alleen voor wie alle gesprekken mag zien.
Hoe filter ik op periode, status of product?
Filters passen zich aan het soort kolom aan: bevat, is, is niet, is een van, groter dan, in periode, enzovoort. Met is een van vink je meerdere waarden tegelijk aan, bijvoorbeeld alle installatie- en schouwtypes in één lijst. Bij een tekstkolom zoals Product krijg je alle waarden die de lijst opleverde als aanvinklijst, standaard allemaal aan. Filteren is dan uitvinken wat je niet wilt.
Een datumkolom filter je met in periode. Die periode is standaard relatief: vandaag, deze week, volgende week, afgelopen 30 dagen, tot vandaag, komende 7 dagen, dit jaar en meer. Daardoor blijft een opgeslagen lijst vanzelf actueel. Een week loopt van maandag tot en met zondag. Wil je een vaste periode, zoals een afgesloten kwartaal, kies dan in dezelfde keuzelijst van tot en vul zelf twee datums in; de laatste dag telt mee.
Een ja/nee‑kolom filter je met is, is niet, is leeg of is niet leeg. Let op het verschil: is niet Ja neemt ook dossiers mee waar het vakje nooit is ingevuld, is leeg geeft alleen die dossiers.
Hoe maak ik een bestellijst voor volgende week?
Begin met het voorbeeld Bestellijst volgende week, of bouw hem zelf. Kies de bron Producten en zet er twee afspraakfilters op: afspraaktype is een van je installatietypes, en afspraakdatum in periode volgende week. Een filter op een andere module werkt per dossier, en een en dezelfde afspraak moet aan beide filters voldoen. Je krijgt dus de productregels van dossiers met een installatie volgende week, niet van dossiers die ooit ook een schouw hadden.
Zet er ook afspraakstatus is een van Ingepland, Onderweg, Bezig en Afgerond bij. Anders tellen de producten van een geannuleerde installatie gewoon mee.
Groepeer daarna op Lijn, de naam van de bus of ploeg in de agenda, en je hebt een bestellijst per installateur. De kolommen van de afspraakmodule volgen dezelfde filters, dus Lijn toont de lijn van die installatie en niet de schouwer van eerder. Groepeer je op Product, dan zie je de totalen per artikel. Met een optelling per groep en een export naar Excel heb je het bestand dat naar je leverancier kan.
Hoe vind ik dossiers waar iets ontbreekt?
Bij een kolom van een andere module werkt is leeg andersom: dan vraag je juist om de dossiers zonder zo'n regel. Formulier is leeg geeft de dossiers zonder formulier. Ook de groep Mijlpalen helpt: met toegang tot de boekhouding geeft Eerste factuur verstuurd is leeg de dossiers waarvoor nog geen factuur is verstuurd.
Met is geen van sluit je dossiers uit die een bepaalde regel wel hebben. Een voorbeeld is de lijst wel een schouw, geen installatie: bron Dossiers, afspraaktype is een van je schouwtypes, en daaronder afspraaktype is geen van je installatietypes plus afspraakstatus is geen van Ingepland, Onderweg, Bezig en Afgerond. Die statuseis hoort erbij. Zonder valt ook het dossier weg waarvan de installatie juist is geannuleerd, en dat is precies de klant die je moet bellen.
Zo wordt een lijst een bellijst. Bij de bron Planlinks geeft Uitkomst is Geen tijden gezien de klanten aan wie stipt geen enkel moment kon aanbieden. Geopend, nog niet geboekt en ouder dan een week is je herinnerlijst.
Wat kan ik met de rijen in een lijst doen?
Klik op een rij en het dossier opent. Vink rijen aan om er samen iets mee te doen. Onderaan zie je hoeveel regels en hoeveel unieke dossiers je hebt geselecteerd, met een voorvertoning ter controle: 49 productregels kunnen samen 5 dossiers zijn.
Met Status wijzigen zet je alle geselecteerde dossiers in één keer door; bij verschillende soorten dossier kies je per soort een status. De wissel loopt via het normale statuspad, dus overgangsregels en automatiseringen doen gewoon mee. Geblokkeerde dossiers meldt stipt apart. Valt de nieuwe status buiten de ingestelde route, dan slaat stipt dat dossier over, want zo'n stap vraagt een notitie die je per dossier invult.
Hele grote resultaten, meer dan 5.000 regels, worden afgekapt. Je ziet dan een waarschuwing boven het raster en in het exportvenster. De totalen en de aantallen per groep gaan wel altijd over de hele lijst. Verfijn in dat geval je filters.
Hoe exporteer ik een lijst naar Excel en deel ik hem met collega's?
Exporteren naar Excel opent een venster waarin je kiest: alles of alleen je selectie, met per keuze het aantal regels en dossiers. Je kunt de dossiers na de export meteen naar een andere status zetten, bijvoorbeeld van Te bestellen naar Besteld. Heb je gegroepeerd en opgeteld, dan krijgt het bestand een tweede tabblad met alleen de totalen per groep: precies de vorm die naar een leverancier kan.
Een lijst is standaard alleen van jou. Via Delen nodig je collega's op naam uit, met Kan kijken of Kan bewerken. In het lijstenpaneel zie je met hoeveel collega's je eigen lijsten gedeeld zijn, en van wie de lijsten komen die met jou gedeeld zijn. Andermans lijst pas je aan via Opslaan als kopie, tenzij je bewerkrechten hebt.
Je eigen lijst gooi je weg met het prullenbakje naast Delen. Dat haalt de lijst voor iedereen weg, maar de gegevens eronder blijven gewoon staan.
Veelgestelde vragen
Kost Lijsten extra?
Nee. Lijsten zit in elk stipt‑account, zonder add‑on en zonder installatie in het Modulecentrum. Alleen de bronnen Boekhouding en Self‑billing vragen de bijbehorende module en, voor een Gebruiker, de bijbehorende add‑on.
Kan ik e‑mailadressen en telefoonnummers in een lijst zetten?
Ja, maar alleen een beheerder kiest die kolommen. Ze staan versleuteld opgeslagen, dus je kunt er niet op filteren, sorteren of groeperen. Deel of exporteer je zo'n lijst, dan gaan de gegevens mee; behandel dat bestand als klantgegevens.
Kan dot een lijst voor me maken?
Ja, als de Lijsten‑assistent aanstaat. Die staat standaard uit; iemand met toegang tot Studio zet hem aan in Studio onder Tools. dot gebruikt alleen bestaande bronnen en kolommen, draait de lijst eerst als controle en slaat hem op als jouw lijst.
Wat is het verschil tussen Lijsten en Analyse?
Een lijst toont rijen, een analyse toont een getal of een grafiek. Vanuit een grafiek in Analyse open je met Open in Lijsten de rijen achter een getal, en een beheerder maakt van een lijst een grafiek met Maak een analyse.
Blijft een opgeslagen lijst actueel?
Ja. Datumfilters zijn standaard relatief, zoals volgende week of afgelopen 30 dagen, en een opgeslagen lijst haalt bij het openen meteen de actuele gegevens op. Alleen een periode die je met van tot vastzet, schuift niet mee.
Waarom ziet een monteur Lijsten niet?
Lijsten bevatten prijzen en totalen. Een lid met het werkprofiel Uitvoerder ziet nooit prijzen, en daarom ook geen Lijsten, ook geen gedeelde lijst.
Verder lezen. Meer gidsen uit dezelfde hoek.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.