Rapportages maken: grafieken van je eigen cijfers
Zo maak je in stipt rapportages van je eigen cijfers: vaste rapporten voor CRM en omzet, zelfgebouwde analyseblokken en grafieken die dot voor je maakt.
In deze gids
- Wat is Analyse in stipt?
- Welke rapporten staan er standaard in?
- Hoe bouw ik zelf een analyseblok?
- Hoe vertaal ik een vraag naar een grafiek?
- Welke rapportages zijn handig voor een vakbedrijf?
- Kan ik dot om een grafiek vragen?
- Hoe kom ik van een getal bij de dossiers erachter?
- Hoe volg ik doorlooptijden en trends over tijd?
- Veelgestelde vragen
Kort antwoord
In stipt maak je rapportages op de pagina Analyse. Daar staan vier vaste tabbladen (CRM, Omzet, Inbox en Taken) en je eigen analyseblokken, die je zonder formules samenstelt uit een bron, een meting, een periode, filters en een opsplitsing. Je kunt dot ook in gewone taal om een grafiek vragen. Beheerders hebben Analyse standaard; andere teamleden hebben de add‑on Analyses nodig, voor € 20 per persoon per maand bij jaarbetaling.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 5 oktober 20268 min lezen
Wat is Analyse in stipt?
Analyse is de rapportagepagina van stipt. Je opent hem via Analyse onderaan in de linkerbalk. De pagina heeft twee delen: vier vaste tabbladen met ingebouwde rapporten, en je eigen analyses. Dat zijn blokken die je zelf samenstelt en analyses die dot voor je maakt en die je bewaart.
Analyse is geen module uit het Modulecentrum, maar een add‑on per persoon. Beheerders hebben altijd toegang. Een teamlid met de rol Gebruiker heeft de add‑on Analyses nodig, die een beheerder aanzet onder Instellingen bij Leden. Die kost € 20 per persoon per maand bij jaarbetaling, of € 24 bij maandbetaling, exclusief btw. Een add‑on vraagt volledige CRM‑zichtbaarheid. Zonder toegang kom je op de startpagina terecht.
Met de add‑on bekijk je de analyses, ververs en hernoem je ze en wissel je van weergave. Blokken bouwen en aanpassen, analyses van dot als kaart bewaren en tabbladen beheren doet een beheerder.
Welke rapporten staan er standaard in?
Het tabblad CRM tekent per statusflow de klantreis van leadherkomst tot status als Sankey‑diagram, met echte aantallen. Daaronder staan Conversie per lead‑oorsprong (gewonnen, open en afgehaakt, met de win‑rate) en Tijd per status: per status de mediaan en p90 in dagen, groen als de ingestelde doeltijd wordt gehaald en rood als die wordt gemist. Volume over tijd telt per dag, week of maand hoe vaak iets gebeurde, zoals nieuwe leads of ingeplande afspraken.
Het tabblad Omzet draait om geld: omzet gewonnen uit geaccepteerde offertes, marge, werkelijke marge en pipeline‑waarde, met grafieken voor omzet en marge over tijd, marge per product en omzet per verkoper. Marge rekent alleen over offerteregels met een bekende kostprijs; omzet zonder kostprijs staat er apart onder.
Het tabblad Inbox laat met een drukte‑heatmap zien op welke dag en welk uur klanten contact opnemen, met het berichtvolume, de onderwerpen en de reactietijd per medewerker. Het tabblad Taken doet hetzelfde voor taken. De vaste tabbladen rekenen over je hele historie.
Hoe bouw ik zelf een analyseblok?
Een analyseblok is een grafiek die je samenstelt uit vaste bouwstenen, zonder formules. Als beheerder klik je rechtsboven op Nieuw blok. Bovenin staat dezelfde bouwbalk als bij Lijsten, en eronder zie je het blok meteen met je echte cijfers. Elke keuze werkt het voorbeeld bij.
Je kiest de bron (wat één rij is, zoals afspraken, offertes of dossiers) en de meting: Aantal, Aandeel (welk percentage aan een voorwaarde voldoet), Rekenen met een getal (som, gemiddelde, mediaan, p90, minimum of maximum) of Doorlooptijd (de tijd tussen twee datums, in dagen, werkdagen of uren). Onder Periode kies je welke datum telt, over welke periode, een tijdas per dag, week, maand, kwartaal of jaar, en eventueel een vergelijking met de vorige periode of vorig jaar.
Met Opsplitsen deel je de uitkomst op naar hooguit twee kolommen, zoals afspraaktype, uitvoerder of uitvalreden, of in klassen met je eigen grenzen. Filters bepalen welke rijen meetellen. Als weergave kies je Tabel, Lijn, Kolom of Rangschikking, eventueel met een normlijn voor je streefwaarde.
Hoe vertaal ik een vraag naar een grafiek?
Elke analyse begint met een vraag, bijvoorbeeld: hoeveel procent van onze afspraken gaat niet door, per uitvoerder? Die vertaal je in een paar keuzes. Wat is één rij? Een afspraak. Welke datum telt? De start van de afspraak, niet het moment van inplannen. Welke rijen tellen mee? Alleen afspraken die hadden moeten plaatsvinden: status Afgerond of Niet doorgegaan.
Dan de meting: Aandeel, met als voorwaarde status is Niet doorgegaan. Het filter bepaalt over welke rijen je het percentage neemt, de voorwaarde welk deel daarvan raak is. Kies een periode, zoals de afgelopen 12 weken, splits op naar Uitvoerder en toon het als Rangschikking.
Zet bij een rangschikking van mensen of regio's een minimum‑n, bijvoorbeeld 20. Een categorie met minder rijen staat dan lichter en achteraan, zodat iemand met drie afspraken en 0% niet bovenaan staat. Bij een doorlooptijd is de mediaan vaak eerlijker dan het gemiddelde, omdat een paar uitschieters het gemiddelde omhoog trekken.
Welke rapportages zijn handig voor een vakbedrijf?
Wil je niet bij nul beginnen, klik dan als beheerder op Startset. stipt maakt dan in één keer de blokken die bij je inrichting passen, zoals afspraken per week naar status, no‑show‑percentage per uitvoerder, first time right per formulier, uitval naar reden, tijd per status, acceptatie van offertes per maand en klantvragen die binnen vier uur zijn beantwoord. Wat bij jullie niet bestaat of nog geen gegevens heeft, slaat stipt over.
Een paar voorbeelden om zelf te bouwen. First time right per formulier: bron Formulieren, filter status is Goedgekeurd, meting Aandeel met als voorwaarde indienronde hooguit 1. Planningshorizon: bron Afspraken, meting Doorlooptijd van Ingepland op tot Start, als mediaan in dagen. Doorgezette verkoop per week: bron Statuswijzigingen, filter Naar status is de status waarmee een opdracht doorgaat, tijdas Week.
Met de boekhoudmodule en toegang tot de boekhouding maak je ook debiteuren naar ouderdom: het openstaande saldo verdeeld in klassen van 30, 60 en 90 dagen. Geef elk blok een naam die de vraag beantwoordt, zodat collega's hem zonder uitleg begrijpen.
Kan ik dot om een grafiek vragen?
Ja. Vraag in de chat in je eigen woorden wat je wilt weten, bijvoorbeeld: hoeveel afspraken gingen de afgelopen 12 weken niet door, per week en naar reden? dot bouwt er een analyseblok van, precies zoals je dat zelf met Nieuw blok zou doen, zet het in het werkblad naast de chat en zegt welke keuzes hij maakte. Wil je alleen een cijfer weten, dan antwoordt dot ook zonder grafiek.
Sommige vragen passen niet in één blok, zoals een verhouding tussen twee aparte tellingen (omzet per installatie) of wat medewerkers deden. Dan schrijft dot een eigen analyse. Met de add‑on Analyses rekent dot ook de marge uit over geaccepteerde offertes; regels zonder kostprijs telt hij apart, nooit als nul.
Een analyse als vaste kaart op de pagina Analyse bewaren doet een beheerder. Een analyse die je in de chat maakte, zet je wel zelf op je startpagina met Zet op je dashboard. Een beheerder heeft op elke bewaarde kaart ook de knop Praat met dot, om te vragen wat opvalt of het blok te laten aanpassen.
Hoe kom ik van een getal bij de dossiers erachter?
Klik op een staaf, een punt op een lijn, een rij in de tabel of het kerngetal, en je ziet de rijen waar dat getal op rust. Een rij aanklikken opent het dossier. Bij een aandeel kies je bovenin tussen Alleen raak, bijvoorbeeld alleen de no‑shows, en Alle rijen.
Met Open in Lijsten opent dezelfde selectie als nieuwe lijst, met de naam al ingevuld. Die bewaar je als werklijst, deel je of exporteer je naar Excel. Zo wordt een getal een lijst om af te werken. Andersom maakt een beheerder van een lijst een blok met Maak een analyse.
Elke kaart heeft ook Exporteren naar Excel: het blok gaat mee als tabel, met getallen als getallen. Met Exporteren rechtsboven gaat het hele tabblad in één bestand, met een werkblad per kaart.
Hoe volg ik doorlooptijden en trends over tijd?
Voor de tijd tussen stappen van een dossier zijn er mijlpalen: datumkolommen met het eerste moment waarop iets gebeurde, zoals Eerst in status, Eerste afspraak van een afspraaktype, Eerste offerte verstuurd en, met toegang tot de boekhouding, Eerste factuur verstuurd. Kies bron Dossiers, meting Doorlooptijd en zet twee mijlpalen als van en tot. Zo meet je bijvoorbeeld de tijd van opdracht tot eerste factuur, als mediaan in werkdagen.
Status, fase en openstaand saldo kennen de gewone bronnen alleen als stand van nu. Daarom maakt stipt elke dag een foto van alle open dossiers en dossiers met openstaand saldo: de bron Momentopnamen. Kies als datum Datum momentopname en een tijdas, en je ziet bijvoorbeeld het aantal open dossiers per status per week, of welk deel over de norm zit. Die foto's lopen vanaf de dag dat stipt ze maakt; eerdere dagen bestaan niet.
Ook statusmijlpalen bestaan pas vanaf het moment dat stipt de statuswijzigingen bijhoudt. Een geïmporteerd dossier heeft geen eerdere overgangen en telt bij zo'n meting dus niet mee.
Veelgestelde vragen
Wat kost de add‑on Analyses?
€ 20 per persoon per maand bij jaarbetaling, of € 24 bij maandbetaling, exclusief btw. Voor beheerders zit Analyse er standaard bij. Een add‑on reken je af per dag dat hij aanstaat, dus uitproberen kost alleen die dagen.
Wie mag analyseblokken maken?
Blokken maken en aanpassen, een startset aanmaken en analyses van dot als kaart bewaren doet een beheerder. Teamleden met de add‑on bekijken, verversen en hernoemen analyses, wisselen van weergave en kunnen dot vragen stellen over de cijfers.
Telt een blok ook dossiers die ik zelf niet zie?
Ja, een blok rekent over het hele bedrijf; dat hoort bij de toegang tot Analyse. Klik je door naar de rijen, dan zie je alleen wat je zelf mag zien. Blokken over facturen of self‑billing zie je alleen als je die module zelf mag zien.
Hoe weet ik of een percentage betrouwbaar is?
Kijk naar n: het aantal rijen waar een getal op rust, zichtbaar op de kaart en bij elke staaf. Een percentage over vier rijen zegt weinig. Met een minimum‑n staan categorieën met te weinig volume lichter en achteraan.
Kan ik een rapportage naar Excel exporteren?
Ja. Elke kaart heeft Exporteren naar Excel, en met Exporteren rechtsboven gaat het hele tabblad mee, met een werkblad per kaart. Wil je de rijen achter een getal, klik dan door en kies Open in Lijsten.
Krijg ik ook een dagelijks overzicht zonder zelf iets te bouwen?
Ja. Het dag‑dashboard Vandaag op je startpagina bouwt zichzelf elke dag op uit je eigen werk, en bij je eerste bezoek van de dag opent dot een dagbrief met wat je het beste eerst oppakt. Die inhoud stel je niet zelf samen, maar een analyse van dot zet je er wel bij met Zet op je dashboard.
Verder lezen. Meer gidsen uit dezelfde hoek.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.