Productcatalogus inrichten: producten, sets en prijzen

Wat is de productcatalogus in stipt?

De productcatalogus is de lijst met alles wat je op een offerte zet, elk met een vaste prijs. In stipt heet die module Producten. Je beheert hem onder Instellingen > Producten, in de groep Modules. De module heeft vier tabbladen: Catalogus, Sets, Categorieën en vaardigheden, en Badges.

Producten staat standaard aan; je hoeft de module niet eerst in het Modulecentrum te installeren. Wel zet je het blok Producten aan per dossiertype, in de CRM‑builder op het tabblad Onderdelen. Instellingen zijn voor beheerders, dus een admin richt de catalogus in. Producten is geen add‑on: de module zit in de gewone prijs per lid.

De catalogus is de bron voor de rest van stipt. Offerteregels komen eruit, het blok Producten op een dossier laat zien welke producten de klant krijgt, een formulier kan producten laten aanvinken, en met de module Boekhouding gaan diezelfde regels naar de factuur.

Welke gegevens leg ik per product vast?

Het productvenster heeft vier groepen. Bij Product vul je de naam, het merk, de SKU en de categorie in. Bij Prijs staan de verkoopprijs, de inkoopprijs, het btw‑tarief (21%, 9% of 0%) en de eenheid. Bij Teksten schrijf je een omschrijving, een interne omschrijving en eventueel productdata. Bij Foto en datasheet hang je een productfoto en een datasheet als pdf aan het product.

De inkoopprijs en de interne omschrijving zijn alleen intern. Ze komen nooit op een offerte of op de pagina die de klant ziet. De datasheet juist wel: op de offertepagina downloadt de klant via de knop Bijlagen de datasheets van de producten op zijn offerte.

Productdata is een veld met opmaak, zoals vet, opsommingen en links. Met het blok Productdata komt die informatie als tabel per product mee in een e‑mail of in de offerte‑pdf. Producten zonder data slaat stipt over.

Bedragen mag je typen of plakken zoals je gewend bent: 1.299,00, 1299,00 en € 1.299,00 komen allemaal goed binnen. Herkent stipt er geen bedrag in, dan kleurt het veld rood met de melding “Bedrag niet herkend” en sla je pas op als het klopt. Er wordt nooit stilzwijgend € 0,00 van gemaakt.

Hoe zet ik mijn producten in stipt?

Losse producten maak je aan met de knop Product aanmaken op het tabblad Catalogus. Heb je al een productlijst, dan importeer je die via Beheren, op dezelfde regel. Voor de prijskolommen van de import gelden dezelfde regels als bij het typen van een bedrag.

In de Catalogus zoek je op naam, merk, SKU of omschrijving. Daarnaast filter je op categorie, met per categorie het aantal producten, en kies je tussen Actief en Gearchiveerd. Zo vind je een product snel terug, ook in een lange lijst.

Werk je met een koppeling via de API, dan kan een integratie de productcatalogus met categorieën opvragen. Offerteregels die via de API binnenkomen, koppelt stipt automatisch aan een catalogusproduct op naam of SKU.

Wat zijn productsets en wanneer gebruik je ze?

Een set bundelt meerdere producten met vaste aantallen. Denk aan een complete badkamer, of een vast pakket dat bij elke installatie hoort. Sets beheer je op het tabblad Sets van de module Producten.

In de offertebouwer plaats je een set met één klik. Alle producten uit de set staan dan als losse regels in de offerte, met hun eigen prijs en btw‑tarief. Daarna werk je met die regels zoals met elke andere offerteregel.

Bepaal je met vaardigheden wie welke producten mag offreren, dan geldt dat ook voor sets: een set is alleen zichtbaar als alle producten erin binnen de toegang van die medewerker vallen.

Hoe bepaal ik welke medewerker welke producten mag offreren?

Dat regel je met categorieën en vaardigheden. Op het tabblad Categorieën en vaardigheden voeg je categorieën toe, hernoem je ze en sleep je ze in volgorde. Met het vinkje Vaardigheid maak je van een categorie een vaardigheid.

Daarna vink je onder Instellingen > Leden per medewerker aan welke vaardigheden hij heeft. Heeft een medewerker vaardigheden, dan ziet hij in de offertebouwer alleen producten uit die categorieën en slaat hij ook alleen daarmee offertes op. Niets aangevinkt betekent: deze medewerker kan alles. Admins zien altijd de hele catalogus, en producten zonder categorie en vrije regels blijven voor iedereen beschikbaar.

De agenda gebruikt dezelfde vaardigheden. Stel je bij een afspraaktype vereiste vaardigheden in, dan krijgt een monteur alleen afspraken die bij zijn vaardigheden passen.

Ook prijzen zijn afgeschermd. Een medewerker met het werkprofiel Uitvoerder ziet in het productenblok alleen de productnaam en het aantal, zonder inkoop-, verkoop- of totaalprijzen.

Hoe pas ik prijzen aan zonder elke offerte opnieuw te maken?

Verkoopprijzen pas je in bulk aan via Beheren in de module Producten: met een percentage, voor alle producten of alleen voor de producten die je selecteert.

Zijn catalogusprijzen veranderd sinds je een offerte opstelde, dan toont de offertebouwer een melding met de knop Prijzen bijwerken. Die zet de offerteregels op de actuele prijzen en ververst ook de kostprijs van die regels. Een verstuurde versie verandert nooit meer: elke bewerking daarna wordt een nieuwe versie, zodat altijd terug te halen is wat de klant precies zag.

Spreek je vaste klantprijzen af, bijvoorbeeld met consumenten, dan kies je per offertetemplate voor prijzen inclusief btw. Typ je dan € 3.000, dan is het offertetotaal precies € 3.000 en rekent stipt de btw terug.

Wat doet het blok Producten op een dossier?

Het blok Producten laat per dossier zien welke producten de klant krijgt. Het verzamelt automatisch de regels uit geaccepteerde offertes, met de offerteprijs en het btw‑tarief. Daarnaast voeg je zelf regels toe: uit de catalogus, of als vrije regel met naam, aantal, stukprijs, btw en een interne kostprijs.

De tabel staat standaard op slot. Met het potlood zet je hem in bewerkstand: dan pas je handmatige regels aan, verberg je een offerteregel of voeg je producten toe. Wil je na akkoord nog korting geven, dan pas je de stukprijs van een regel aan of voeg je via Regel toevoegen een kortingsregel toe. De offerte zelf blijft daarbij onveranderd.

Met badges label je handmatige regels, zoals de standaardbadges Meerwerk klant betaalt en Meerwerk eigen rekening. Een admin beheert badges op het tabblad Badges. Een badge die op Eigen rekening staat, staat in de factuurwizard uit.

Via de printknop download je een pakbon als pdf, met per product de naam, het aantal, de interne omschrijving en een foto. Met de module Boekhouding is dit blok ook de bron voor je factuur: in de verstuurwizard vink je regels alleen aan of uit.

Hoe gebruik ik producten in formulieren, lijsten en de agenda?

In een formulier zijn er twee veldtypes voor producten. De Productenlijst toont de invuller alleen‑lezen welke producten op het dossier staan, met aantal en naam; de tabel staat ook in de pdf. Met de Productkiezer vinkt de invuller zelf producten aan met een aantal, zonder prijzen. Jij bepaalt welke categorieën of losse producten kiesbaar zijn. Bij het accepteren van de inzending kies je welke producten als regel op het dossier komen, met het aantal en een badge.

In Lijsten kies je de bron Producten: een rij per productregel van een dossier. Zo bouw je bijvoorbeeld een bestellijst van alle productregels voor volgende week, die je naar Excel exporteert.

In de agenda zet je via de weergave‑instellingen de productenlijst in de hoverkaart aan. Blijf je even op een afspraak staan, dan zie je welke producten er mee moeten. Dat helpt bij de werkvoorbereiding.