Self-billing: facturen maken namens je onderaannemers
Wat is self-billing en wanneer mag het? Zo maak je in stipt facturen namens je onderaannemers en zzp'ers, die ze daarna online accepteren of betwisten.
In deze gids
- Wat is self‑billing?
- Mag self‑billing in Nederland?
- Hoe werkt self‑billing in stipt?
- Hoe zet ik self‑billing aan en wie kan erbij?
- Hoe leg ik vast wie wat krijgt?
- Wanneer maakt stipt een self‑bill aan?
- Hoe verstuur ik een self‑bill en hoe geeft de ontvanger akkoord?
- Hoe komen self‑bills in mijn boekhouding?
- Veelgestelde vragen
Kort antwoord
Self‑billing betekent dat jij als opdrachtgever de factuur opmaakt namens je onderaannemer of zzp'er, in plaats van te wachten tot hij zelf factureert. Dat mag als jullie dat vooraf afspreken en de ontvanger elke factuur kan accepteren. In stipt maakt de module Self‑billing die facturen met je eigen tarieven, bijvoorbeeld zodra een dossier een bepaalde status bereikt, en geeft de ontvanger online akkoord of maakt hij bezwaar.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 5 oktober 20269 min lezen
Wat is self‑billing?
Self‑billing, in het Nederlands ook wel zelffacturering of factureren door de afnemer, betekent dat de opdrachtgever de factuur opmaakt namens degene die het werk deed. Normaal stuurt een onderaannemer of zzp'er jou een factuur. Bij self‑billing draai je dat om: jij maakt de factuur, stuurt hem naar de leverancier, en die controleert hem en geeft akkoord.
Dat is handig als je met veel mensen werkt die per klus, per stuk of per lead betaald worden. Denk aan een installatiebedrijf met een vaste ploeg zzp‑monteurs, een verkoopbedrijf dat leadbronnen een vergoeding per dossier betaalt, of een bedrijf dat interne medewerkers als externe dienst uitbetaalt. Jij weet immers al welk werk er is gedaan en wat het afgesproken tarief is.
Het voordeel: je hoeft niet te wachten tot iedereen zelf factureert, je krijgt geen stapel facturen in verschillende vormen om na te kijken, en nummering, btw‑behandeling en factuurgegevens zijn overal gelijk.
Mag self‑billing in Nederland?
Ja, factureren door de afnemer is in Nederland toegestaan, maar niet zomaar. De belangrijkste voorwaarde is dat jij en de leverancier het vooraf met elkaar afspreken. Leg die afspraak bij voorkeur schriftelijk vast, bijvoorbeeld in de overeenkomst met je onderaannemer, met erbij dat hij elke factuur controleert en accepteert.
De factuur zelf moet aan dezelfde eisen voldoen als elke andere factuur: onder meer een uniek nummer, de datum, de gegevens en btw‑nummers van beide partijen, een omschrijving van het werk, de bedragen en de btw. Daarnaast staat erop dat de factuur door de afnemer is uitgereikt. Self‑billing verandert wie de factuur opmaakt, niet wie welke btw aangeeft.
Of er btw op de factuur staat of dat de btw verlegd is, hangt af van jullie situatie, bijvoorbeeld van het soort werk. Dit is geen fiscaal advies: laat de afspraak en de btw‑behandeling per leverancier controleren door je boekhouder of belastingadviseur.
Hoe werkt self‑billing in stipt?
In stipt is self‑billing een module. Je legt één keer vast wie je uitbetaalt (de ontvangers) en wat iemand in een rol krijgt voor een soort dossier (de tarieven). Een ontvanger kan een externe partner zijn, een intern contact zoals een zzp‑monteur, of een leadbron.
Zodra een dossier het moment bereikt dat je bij het tarief kiest, zet stipt een concept klaar met de juiste bedragen. Dat moment is een status van het dossier, bijvoorbeeld “gereed voor facturatie”, of het goedgekeurde formulier van de afspraak. Je kunt een tarief ook op Alleen handmatig zetten; dan maak je het concept zelf.
Jij controleert het concept en verstuurt het. Pas bij versturen krijgt de factuur een nummer. De ontvanger krijgt een e‑mail met een link, geeft akkoord of maakt bezwaar, en jij ziet de stand terug op de pagina Self‑billing: Concept, Verstuurd, Akkoord of Bezwaar.
Hoe zet ik self‑billing aan en wie kan erbij?
Self‑billing staat standaard uit. Een beheerder installeert de module in het Modulecentrum, onder Instellingen > Modules. De tab Uitleg op de modulepagina loopt daarna de inrichting stap voor stap door, van je eigen bedrijfsgegevens tot het versturen van de eerste concepten.
Begin bij je eigen gegevens, want jouw bedrijf staat op elke self‑bill als afnemer. Vul onder Instellingen > Bedrijfsgegevens de juridische gegevens in (statutaire naam, KvK, btw‑nummer en factuur‑e‑mail) en het kantooradres. Ontbreken die, dan weigert stipt te versturen, zodat er geen factuurnummer opgaat aan een factuur die niet klopt.
De pagina Self‑billing in het menu is er voor beheerders en voor Gebruikers met de add‑on Self‑billing. Die add‑on zet je per lid aan in het ledenbeheer. Hij kost € 20 per Gebruiker per maand bij jaarbetaling, of € 24 bij maandbetaling, exclusief btw. Voor een beheerder zit hij bij de prijs in.
Hoe leg ik vast wie wat krijgt?
Op het tabblad Ontvangers zet je self‑billing per persoon of organisatie aan en vul je de factuurgegevens in: juridische naam, KvK, btw‑nummer, adres en IBAN. Daar kies je ook de btw‑behandeling van die ontvanger: Btw verlegd, of Standaard btw met een tarief. Werkt een monteur onder de onderneming van een teamleider, dan neem je met één klik de gegevens van die teamleider over.
Op het tabblad Tarieven zie je een matrix: per rol, zoals Schouwer of Installateur, en per soort dossier, zoals Zonnepanelen of Warmtepomp, het tarief dat de meeste mensen krijgen. Krijgt iemand iets anders, dan maak je een uitzondering. Een tarief maak je met Nieuw tarief in één zin, bijvoorbeeld: een Schouwer krijgt € 45 per afgeronde schouw zodra het dossier een bepaalde status bereikt.
Een tarief kan meer zijn dan een vast bedrag. Je combineert onderdelen: een vast bedrag, een percentage, een bedrag per stuk (bijvoorbeeld per zonnepaneel) of een staffel met schijven. Per onderdeel zet je voorwaarden, en je kunt een minimum en een maximum op het totaal zetten. Onder elke berekening reken je een voorbeeld voor, zodat je ziet wat er straks op de factuur komt.
Wanneer maakt stipt een self‑bill aan?
Per rol en soort dossier kies je het moment. Meestal is dat een status van het dossier: bereikt het dossier die status, dan maakt stipt een concept voor wie op dat moment in de rol staat. Hangt de rol aan een afspraak, dan kies je ook voor welke afspraaktypes je uitbetaalt. stipt kijkt dan naar de afgeronde afspraken van dat type, en de agendalijn die de afspraak afrondde krijgt de self‑bill. Je kunt ook uitbetalen zodra het formulier van de afspraak is goedgekeurd, zoals de werkbon van de monteur.
Het bedrag rekent over de producten van het dossier zoals de productenmodule ze toont: de offerteregels plus handmatig toegevoegd meerwerk. Het bedrag ligt vast op het moment dat het concept ontstaat. Verandert er daarna iets, dan klik je in het concept op Herrekenen.
Een rol op een dossier heeft altijd precies één persoon, dus een dossier levert per rol hooguit één self‑bill op en dubbel uitbetalen kan niet ontstaan. Komt er geen self‑bill terwijl dat wel had gemoeten, bijvoorbeeld omdat de factuurgegevens van de ontvanger ontbreken of er geen tarief is, dan zet stipt het dossier op de pagina Self‑billing bij Niet uitbetaald, met de reden. Daar maak je het concept alsnog of negeer je de melding.
Hoe verstuur ik een self‑bill en hoe geeft de ontvanger akkoord?
Open een concept op de pagina Self‑billing, controleer de regels en klik Versturen. Je kunt ook meerdere concepten aanvinken en ze in één keer versturen; elk krijgt dan het volgende nummer uit één doorlopende reeks. Onder Betreft staan de klantnaam, de soort dossier, het werkadres en het stipt ID, zodat de ontvanger ziet bij welke klus het bedrag hoort. Wil je iets toelichten, dan schrijf je een opmerking voor de ontvanger; die staat in de mail en op de webpagina, niet op de pdf.
De ontvanger krijgt een e‑mail met een link naar een pagina waar hij zonder inloggen de factuur bekijkt en de pdf downloadt. Daar geeft hij akkoord door zijn naam in te vullen, of maakt hij bezwaar met een reden. Op de factuur staat een betalingstermijn, standaard 14 dagen na de factuurdatum, op voorwaarde dat hij binnen die termijn accepteert.
Bij een bezwaar klik je Aanpassen en opnieuw uitreiken: de factuur wordt weer een concept, je past de regels aan en verstuurt hem opnieuw onder hetzelfde nummer. Een verstuurde factuur kun je ook intrekken en later als concept heropenen. Kwam de mail niet aan, dan staat er Niet bezorgd en verstuur je hem opnieuw.
Hoe komen self‑bills in mijn boekhouding?
Bij elke verstuurde self‑bill hoort naast de pdf een UBL‑bestand: dezelfde factuur, maar machineleesbaar. Boekhoudpakketten en scan‑en‑herkendiensten lezen daaruit het nummer, de datum, de regels, de bedragen en het btw‑regime in. Voor je leverancier is het zijn verkoopfactuur, voor jou een inkoopfactuur. Het bestand is gemarkeerd als uitgereikt door de afnemer, en bij btw verlegd staan de btw‑nummers van beide partijen erin.
Wil je niet zelf inboeken, zet dan in de instellingen van Self‑billing Zelf verwerken in je boekhouding aan en vul een verwerkingsadres in: je adres bij Basecone of Yuki, je Moneybird‑inbox, Exact scan en herken, of gewoon je boekhouder. Zodra de leverancier akkoord geeft, gaat de factuur met pdf en UBL naar dat adres.
Het moment is het akkoord, niet het versturen. Een self‑bill kan maar één keer akkoord krijgen, dus dezelfde factuur komt nooit twee keer in je administratie. Een factuur met bezwaar komt er niet in tot je hem hebt gecorrigeerd en opnieuw hebt uitgereikt.
Veelgestelde vragen
Moet mijn onderaannemer een stipt‑account hebben?
Nee. De link in de mail opent een pagina waar hij zonder inloggen akkoord geeft of bezwaar maakt. Zet je de partnerpagina aan, dan krijgt hij ook een eigen pagina met al zijn self‑bills en het werk erachter, die hij opent via de link in de mail of met een code per mail.
Wat kost self‑billing in stipt?
De module installeer je in het Modulecentrum. Wie de pagina Self‑billing gebruikt, heeft de add‑on nodig: € 20 per Gebruiker per maand bij jaarbetaling of € 24 bij maandbetaling, exclusief btw. Voor beheerders zit hij bij de prijs in.
Kan ik iemand per stuk of met een staffel uitbetalen?
Ja. Een tarief combineert onderdelen: vast bedrag, percentage, bedrag per stuk en staffels, met voorwaarden per onderdeel. Elk onderdeel komt als eigen regel op de factuur, zodat de ontvanger ziet waar zijn bedrag vandaan komt.
Kan een klus per ongeluk twee keer worden uitbetaald?
Niet via dezelfde rol. Een rol op een dossier heeft precies één persoon, dus per rol komt er hooguit één self‑bill. Wil je twee monteurs op één klus betalen, dan maak je twee rollen, elk met een eigen tarief.
Welke btw staat er op een self‑bill?
Dat stel je per ontvanger in: Btw verlegd, of Standaard btw met een tarief. Zonder eigen keuze staat een ontvanger op btw verlegd. Welke behandeling klopt, hangt af van jullie situatie; overleg dat met je boekhouder.
Kan het tarief afhangen van hoe goed iemand werkt?
Ja, met de module stipt level erbij. Dan laat je een tarief per level verschillen, bijvoorbeeld een hoger bedrag per klus voor monteurs op het hoogste level. De self‑bill rekent met het level op de dag van de afspraak en legt dat vast.
Verder lezen. Meer gidsen uit dezelfde hoek.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.