Foto's en bestanden: alles bij het dossier van de klant

Wat is de module Bestanden in stipt?

Bestanden is het blok op een dossier waar je de documenten van die klus bewaart: foto's van de situatie, pdf's, ingevulde werkbonnen en geaccepteerde offertes. Alles hangt aan het dossier, en daarmee aan de klant.

De module staat standaard aan, net als Locatie, Producten en Offertes. Je hoeft niets te installeren en er zijn geen aparte instellingen: in het Modulecentrum heeft Bestanden alleen een uitleg. Wel zet je het blok aan per dossiertype, onder Instellingen > CRM > Structuur, in de builder op het tabblad Onderdelen.

Bestanden is geen add‑on. De module zit in de gewone prijs per lid.

Hoe voeg ik foto's en documenten toe aan een dossier?

Sleep een of meer bestanden op het blok Bestanden, of klik op het uploadvak of het plusje in de kop van het blok om ze te kiezen. Een bestand mag maximaal 20 MB zijn.

Elk bestand verschijnt meteen als rij bovenaan de lijst, met een balk eronder. Eerst zie je “Verzenden 43%”, daarna “Verkleinen en opslaan” zolang de server ermee bezig is. Bij een zware pdf kan dat een halve minuut duren. Meerdere bestanden gaan een voor een; de rest staat op “Wacht op beurt”.

Foto's worden al in je browser verkleind voordat ze verstuurd worden, en daarna verkleint de server foto's en pdf's nog een keer. Lukt dat niet, dan blijft het origineel gewoon staan.

Mislukt een upload, dan blijft de rij staan met de reden en een knop om het opnieuw te proberen of de rij weg te halen. Wacht tot de balk weg is voordat je het tabblad sluit: de upload loopt in je eigen browser, en de browser waarschuwt je als je weggaat terwijl er nog iets loopt.

Welke bestanden komen er vanzelf bij op het dossier?

Een ingediend formulier, zoals een werkbon of schouwrapport, wordt een pdf op het dossier, met de foto's en de handtekening erin. In de pdf staan alleen de vragen en pagina's die de invuller zag. Bedient één afspraak meerdere dossiers, dan komt de pdf bij elk van die dossiers in Bestanden.

Accepteert een klant een offerte, dan staat de pdf van precies dat moment bij de bestanden van het dossier, met het versienummer erbij. OFF‑2026‑000057.3 is bijvoorbeeld de derde uitgave van die offerte. Zo weet je bij een vraag van de klant meteen over welke versie hij het heeft.

Ook een koppeling kan bestanden aanleveren. Via de API stuurt een systeem een bestand mee als bytes tot 20 MB, als link naar eigen opslag die stipt zelf ophaalt tot 100 MB, of als verwijzing zonder het bestand zelf.

Hoe maakt een monteur foto's op locatie, en ziet hij de documenten?

De monteur werkt in het portaal. Foto's maakt hij in een formulier met het veld Foto, en met het veld Bestand uploaden stuurt hij andere bestanden mee. Per veld begrens je het aantal bestanden en de maximale grootte. Foto's worden bij het kiezen automatisch verkleind en meteen op de achtergrond geüpload, terwijl hij verder invult.

Na het indienen staat het formulier als pdf op het dossier, met de foto's erin. Zo staan de foto's meteen bij de juiste klus, in plaats van los in een chatbericht naar kantoor.

Andersom ziet de monteur in het portaal de documenten van de dossiers waaraan hij gekoppeld is. Een dossier opent met tabbladen voor de klant, documenten, producten en gerelateerde dossiers. Bestanden en pdf's openen in het portaal zelf; een pdf toont alle pagina's onder elkaar, met knoppen om in en uit te zoomen.

Hoe stuur ik een bestand van het dossier mee in een e‑mail?

Klik op het dossier op de envelop E‑mail versturen en kies een template. Onder Bijlagen kies je Bestand uploaden voor een nieuw bestand, of Uit het dossier voor een bestand dat al in Bestanden staat. Je voegt maximaal 10 bijlagen toe, samen tot 20 MB, bovenop de vaste bijlagen van het template.

Vaste bijlagen, zoals je algemene voorwaarden, hang je in Studio aan een e‑mailtemplate. Die gaan automatisch mee met elke mail die via dat template vertrekt, ook als een regel de mail verstuurt.

De verstuurde mail verschijnt daarna in de tijdlijn van het dossier, met de afleverstatus erbij.

Wie mag bestanden toevoegen en verwijderen?

Ook een medewerker met het werkprofiel Uitvoerder, die verder weinig op een dossier kan wijzigen, uploadt bestanden en plaatst notities. Hij verwijdert alleen zijn eigen uploads. Medewerkers met het werkprofiel Backoffice werken het dossier verder af.

Welke dossiers iemand ziet, hangt af van zijn CRM‑zichtbaarheid: volledige toegang, teamlead, solo of lead‑oorsprong. Een Mobile only‑lid ziet in het portaal alleen de dossiers waaraan hij gekoppeld is.

De tijdlijn van het dossier toont ook bestanden, naast notities, statuswijzigingen, taken en e‑mails. Zo zie je in één overzicht wat er op een dossier is gebeurd.

Kan ik bestanden delen met een partner?

Ja, op twee manieren. Maak je via een partnerkoppeling een dossier aan bij een partner, dan kies je per plaatsing welke gegevens eenmalig meegaan, waaronder Locatie (het adres) en Bestanden, inclusief de pdf's van ingevulde formulieren. Dat is een kopie op het moment van aanmaken, geen synchronisatie.

Daarnaast kan een partner zijn dossier voor jou openstellen in de doorkijk. Stelt hij Bestanden open, dan bekijk en download je die bestanden. De doorkijk is alleen‑lezen: bewerken kan er niet.

Waar staat het adres van een dossier?

Het adres hoort bij de module Locatie, die net als Bestanden standaard aanstaat. Bovenaan de rechterkant van het dossier staat de locatie als kaart, met het adres ernaast. Klik op de kaart om het adres in Google Maps te openen; met het potlood wijzig je het adres.

Het adres staat ook onder de naam van het dossier, naast het dossiertype en het stipt ID. Staat het locatieblok alleen op het overkoepelende project, dan tonen de onderliggende dossiers dat adres ook. In de globale zoekfunctie vind je dossiers op straat en huisnummer, postcode of plaatsnaam; een postcode werkt met en zonder spatie.

In de filters van de CRM‑lijst en in Lijsten werk je met plaats, straat, postcode, en ook met provincie en postcodegebied: de eerste twee cijfers van de postcode. De provincie leidt stipt af uit de postcode, alleen bij Nederlandse adressen. Formuliervelden kunnen het adres van de locatie automatisch invullen.