Materieel bijhouden: waar staat wat, en wanneer is het vrij?

Wat is de module Materieel in stipt?

Met de module Materieel volg je unieke fysieke objecten die maar op één plek tegelijk kunnen zijn. Denk aan meubelsets voor een stagingbedrijf, machines, aanhangers of steigers. Elk object heeft een naam, een soort, een foto, een waarde en een lijstje met wat erbij hoort.

Het uitgangspunt: waar een object staat, houd je nooit met de hand bij. De locatie volgt altijd uit de geschiedenis van bezorg- en ophaalritten. Daardoor klopt het overzicht per definitie.

Een object is altijd één geheel, bijvoorbeeld “Woonkamerset 3” of “Aanhanger 2”. Soorten, zoals woonkamer, slaapkamer of aanhanger, beheer je zelf in het objectformulier.

Hoe zet ik Materieel aan en wie kan ermee werken?

Materieel staat standaard uit. Een admin installeert de module in het Modulecentrum, onder Instellingen. Daarna verschijnt Materieel als eigen icoon in de linkerbalk, voor Gebruikers en Admins.

Om materieel aan projecten te koppelen, voeg je in de CRM‑builder het blok Materieel toe aan een dossiertype. De statushaken van de module stel je in onder Instellingen > Materieel.

Materieel is geen add‑on en heeft geen eigen prijs: de module zit in de gewone prijs per lid.

Hoe houd ik bij waar mijn meubelsets of machines staan?

Elke bezorging of ophaalrit is een verplaatsing: een regel in de geschiedenis van het object, met een datum en notities voor de bezorgers. De nieuwste regel bepaalt waar het object nu is. Regels met een datum in de toekomst zijn gepland.

Een object zonder projectbestemming ligt in de opslag. Een object van een project weghalen betekent dus altijd een ophaalrit terug naar de opslag plannen.

Klik een object aan voor zijn eigen pagina: een grote foto, de gegevens, de volledige locatiegeschiedenis met de verblijfsduur per plek, en opmerkingen van collega's, bijvoorbeeld over de staat of schade. De geschiedenis wordt nooit overschreven; alleen geplande verplaatsingen kun je annuleren.

Hoe zie ik welk materieel vrij is op een bepaalde datum?

Op het tabblad Objecten staat alles als kaart, met foto, soort, waarde, inhoud en waar het nu staat of naartoe gepland is. Je zoekt op naam of inhoud en filtert op soort en beschikbaarheid.

Rechtsboven staat de datumcheck. Standaard staat die op vandaag, en elke kaart toont de beschikbaarheid binnen het gekozen venster: beschikbaar, komt vrij op een datum, of bezet. Bij bezet staat erbij wanneer het object vrijkomt, als dat bekend is.

Kies een andere van- en totdatum om vooruit te kijken, bijvoorbeeld naar een project dat over drie weken start. Met de filterknoppen per status zie je alleen wat vrij is. Het kruisje zet de check terug naar vandaag.

Hoe koppel ik materieel aan een project?

Op het dossier van het project stel je in het blok Materieel eerst de periode in: de start- en einddatum waarin het project het materieel nodig heeft. Daarna voeg je objecten toe met Objecten toevoegen.

De keuzelijst verdeelt alles in drie groepen, op basis van die periode. Beschikbaar: nu in de opslag, of op een plek die vrij is binnen jouw periode. Komt vrij: bezet aan het begin van je periode, met de datum waarop het vrijkomt en het adres waar het dan opgehaald moet worden. Bezet: de periode van een ander project overlapt je hele venster; die objecten zijn niet aan te vinken.

Na de keuze bevestig je een bezorgdatum, standaard de start van de periode, en eventueel notities. Staat een gekozen object nog bij een ander project, dan wordt het daar vanzelf opgehaald: de nieuwe verplaatsing is vanaf dat moment zijn locatie.

Hoe plan ik bezorg- en ophaalritten?

Op het tabblad Ritten staan alle verplaatsingen per dag, en blader je per maand. Binnen een dag zijn de ritten gegroepeerd op ophaallocatie: eerst de opslag, dan per adres. Dat is de logische rijvolgorde voor de bezorgers. Notities pas je hier per rit aan, en geplande ritten kun je annuleren.

Met Ophaalrit plannen vink je objecten aan die bij projecten staan, gegroepeerd per adres. Je kiest een datum en notities, en de rit terug naar de opslag staat gepland.

Eén object haal je van een project af met de opslagknop bij de regel in het blok Materieel. Dat plant een ophaalrit terug naar de opslag, standaard op de einddatum van de periode.

Wat als een project uitloopt of eerder klaar is?

Pas de einddatum in het blok Materieel aan. De beschikbaarheid voor andere projecten rekent daar direct mee, dus wie hetzelfde object wil inplannen, ziet meteen de nieuwe datum.

Alles wat je met materieel doet, staat automatisch in de tijdlijn van het dossier: objecten gekozen of weggehaald, geplande bezorg- en ophaalritten, annuleringen en wijzigingen van de periode (ingesteld, verlengd of verkort). Steeds met de naam van wie het deed. Bij een overplaatsing staat de rit ook op de tijdlijn van het project waar het object vandaan komt.

Kan een dossier automatisch van status wisselen door materieel?

Ja, met statushaken. Die stel je in onder Instellingen > Materieel, per dossiertype dat het blok Materieel heeft. Een haak zet het dossier automatisch in een gekozen status van zijn statusflow: bij de eerste toewijzing van materieel, of rond de start- of einddatum van de periode.

Voor de datumhaken kies je het moment: op de dag zelf, of een aantal dagen ervoor of erna. Bijvoorbeeld een week voor de einddatum naar de status “Ophalen inplannen”. De datumhaken vuren via een automatische controle die elk uur draait, hoogstens één keer per datum. Verschuift de datum, dan vuurt de haak vanzelf opnieuw op het nieuwe moment.

De statuswissel volgt het normale statuspad. Gekoppelde automatiseringen en e‑mails draaien dus gewoon mee.