Samenwerken met partners: dossiers doorzetten en meekijken
Zo koppel je in stipt je bedrijf aan een partner, zet je dossiers door naar een installateur en volg je status, afspraken en meerwerk live mee in je CRM.
In deze gids
- Wat is een partnerkoppeling in stipt?
- Hoe koppel ik mijn bedrijf aan een partner?
- Wat ziet mijn partner van mijn dossiers?
- Hoe zet ik een dossier door naar een partner?
- Hoe volg ik de voortgang bij mijn partner?
- Kan ik automatisch reageren op een statuswissel bij mijn partner?
- Hoe werken producten en meerwerk tussen partners?
- Wie factureert wie bij werk via een partner?
- Veelgestelde vragen
Kort antwoord
In stipt werken twee bedrijven die allebei stipt gebruiken samen rond dezelfde klant via een partnerkoppeling. Je koppelt met een partnercode, zet een dossier door naar je partner, en daarna leeft het dossier bij de partner terwijl jij live meekijkt in een alleen‑lezen doorkijk. Je ziet hun status en alles wat ze openstellen, zoals afspraken, offertes en bestanden, en meerwerk keuren jullie samen goed in één gedeelde productlijst.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 5 oktober 20268 min lezen
Wat is een partnerkoppeling in stipt?
Een partnerkoppeling verbindt twee bedrijven die allebei stipt gebruiken en voor dezelfde eindklant werken. Het typische voorbeeld: een verkoopbedrijf verkoopt zonnepanelen en zet de klus door naar een installatiebedrijf, dat de schouw en de installatie uitvoert.
Het idee is eenvoudig: je maakt het dossier aan in het systeem van de partner, en daarna kijk je alleen nog mee. Er worden geen kopieën heen en weer gesynchroniseerd. Het dossier leeft bij één bedrijf, in diens dossiertype en statusflow, en de ander heeft een alleen‑lezen doorkijk.
Beide bedrijven noemen hetzelfde nummer: de doorkijk draagt exact hetzelfde stipt ID als het dossier bij de partner. Aan de eerste vier cijfers zie je dat het nummer niet uit je eigen werkruimte komt. Dat maakt bellen en mailen over een klus een stuk makkelijker.
Hoe koppel ik mijn bedrijf aan een partner?
Partners vind je onder Instellingen > Partners, in de groep Team. Het is geen module uit het Modulecentrum: het staat er altijd, maar alleen beheerders kunnen erbij. Elk bedrijf heeft daar een vaste partnercode, bijvoorbeeld ST‑4K7F‑29QM. Deel die met je partner; die vult hem in bij Koppelen met een partner en stuurt zo een verzoek.
De andere kant accepteert of weigert. Pas na accepteren is de koppeling actief; tot die tijd wordt er niets gedeeld. De koppeling is symmetrisch: beide bedrijven hebben dezelfde instellingen en kunnen allebei dossiertypes openstellen en dossiers aanmaken.
Per actieve koppeling open je met Instellen de instellingen, verdeeld over vier tabs: Dossiers, Producten, Agenda's en Versturen. Ontkoppelen kan altijd, door beide kanten. Bestaande doorkijken blijven dan staan op de laatst bekende stand; er wordt niets verwijderd.
Wat ziet mijn partner van mijn dossiers?
Dat bepaal je zelf, per koppeling en per dossiertype. Op de tab Dossiers kies je welke dossiertypes de partner bij jou mag aanmaken, welke velden hij bij het aanmaken invult (met per veld een schakelaar Verplicht), welke velden hij daarna ziet en welke modules, zoals afspraken, offertes, formulieren, bestanden of locatie.
Status en voortgang zijn altijd zichtbaar, want daar draait de koppeling om. Taken en de inbox zijn nooit te delen. Interne notities en automatische berichten hebben elk een eigen schakelaar, die standaard uit staat. Zet je notities aan, dan gaan alleen nieuwe notities mee, niet de oude.
Alles wat je niet aanvinkt, blijft privé. Werk je met meerdere partners, dan heeft elke partner zijn eigen instellingen.
Hoe zet ik een dossier door naar een partner?
Eerst plaats je het dossiertype van de partner onder een eigen dossiertype. Vanaf dan staat het in de kiezer voor subdossiers op die plek, onder Bij partner. Bij het aanmaken vul je de velden in die de partner vraagt. Het bovenliggende dossier moet een primaire contactpersoon hebben; die gaat als klant mee naar de partner.
Per plaatsing kies je wat er eenmalig wordt meegekopieerd: de locatie, de bestanden (ook pdf's van ingevulde formulieren), de producten en de extra contactpersonen. Het is een kopie op het moment van aanmaken, geen synchronisatie. Afgesproken offerteprijzen gaan standaard niet mee; de partner rekent met zijn eigen catalogus, tenzij je Overeengekomen prijzen meesturen aanzet.
Het echte dossier ontstaat bij de partner, in zijn eigen dossiertype en statusflow, en zijn automatiseringen lopen daar gewoon. De lead‑oorsprong staat bij hem automatisch op jouw bedrijfsnaam. Wil je niet elke keer zelf doorzetten, dan kies je bij Automatische overdracht een of meer statussen: bereikt jouw dossier zo'n status, dan maakt stipt het dossier bij de partner één keer automatisch aan. Ontbreekt een verplicht veld, dan gebeurt er niets en staat de reden op de tijdlijn.
Hoe volg ik de voortgang bij mijn partner?
In je eigen CRM verschijnt het doorgezette dossier als subdossier, herkenbaar aan het handjes‑icoon en met de actuele status van de partner in zijn kleur. Open je het, dan zie je de gewone dossierpagina, maar volledig alleen‑lezen: je kunt kaarten openklappen en bestanden bekijken, maar niets wijzigen.
Je ziet live de letterlijke statussen van de partner, zonder vertaling naar die van jou, en de velden en modules die hij heeft opengesteld. De tijdlijn ziet eruit als op een eigen dossier, met een blok per status (bijvoorbeeld “stond 12 dagen op Schouw gepland”) en daarin de afspraken, offertes, formulieren en bestanden van de partner.
De partner kan ook een planningsagenda met je delen. Die vind je in de agenda onder Via partners, met een lijn per medewerker van de partner. Je ziet daar alleen de afspraken van dossiers die via de koppeling zijn ontstaan, met tijd, afspraaktype en medewerker. Inplannen of verslepen kan er niet.
Kan ik automatisch reageren op een statuswissel bij mijn partner?
Ja. In je eigen regels gebruik je de trigger Partner wijzigt status. Je filtert op de statusnaam zoals de partner die noemt, of laat het filter leeg om op elke wissel te reageren. De regel werkt op je eigen bovenliggende dossier, bijvoorbeeld om een taak aan te maken of een veld bij te werken.
Omdat partnerstatussen niet op jouw statussen worden gemapt, groepeer je ze met weergaven. Onder Instellingen > Weergaven staan de statussen van de partner als eigen groep, die je mengt met je eigen statussen. Zo maak je een weergave “lopend” met jouw offertestatussen en de statussen Schouw gepland en Installatie gepland van de partner.
Haakt de klant af, dan vraagt het afhaakvenster per partnerdossier of het mee moet afhaken, standaard uit. Het partnerdossier gaat dan naar de afhaakstatus in de flow van de partner, met jouw reden.
Hoe werken producten en meerwerk tussen partners?
Twee bedrijven voeren dezelfde producten meestal onder een eigen naam, sku en prijs. Met de productkoppelingen op de tab Producten vertaal je die: per product van de partner kies je welk eigen product het is. stipt doet suggesties op sku of naam, maar koppelen blijft een bewuste klik. Prijzen steken nooit de grens over: van de partner zie je alleen naam, sku en eenheid.
Werkt een partner op jouw dossier, dan delen jullie één productlijst. Voegt de uitvoerder meerwerk toe, bijvoorbeeld via een formulier met productkiezer, dan staat het direct bij de ander. Elke meerwerkregel krijgt een gedeelde badge, zoals Voor rekening van je eigen bedrijf, Voor rekening van de partner of Extern. Die badge bepaalt wie de regel moet goedkeuren. Worden de kosten gedeeld, dan verdeel je een regel over meerdere badges.
Werk je meerwerk liever als stapel af, dan gebruik je de pagina Meerwerk in het menu. Die verschijnt vanzelf zodra er op een koppeling echt meerwerk loopt. Per klant zie je wat op jou wacht, wat bij de partner ligt en wat is afgekeurd, met de productlijst en de formulieren ernaast. Wat niet klopt streep je door; Verwerken keurt de rest in één keer goed.
Wie factureert wie bij werk via een partner?
Werk je als onderaannemer voor een partner, omdat hij de klanten aanlevert en jij uitvoert, dan factureer je de partner en niet de eindklant. Dat stel je in bij de organisatie van de partner in je eigen Contacten: vink Factureer deze partner aan en kies de koppeling die bij deze organisatie hoort. Dossiers die via de koppeling binnenkomen, factureer je dan met de module Boekhouding aan die organisatie.
Meerwerkbadges doen zelf niets in je boekhouding. Per badge stel je wel in of meerwerk met die badge meetelt in jouw totaal en je factuurwizard (Telt mee), bijvoorbeeld wel voor meerwerk dat de klant betaalt en niet voor meerwerk dat de partner draagt. Die keuze is van jouw kant alleen; de partner stelt zijn eigen kant in.
Wil je als aanleverend bedrijf meerwerk van de partner doorbelasten aan je klant, dan vul je bij de regel een prijs in. Zonder prijs valt er niets te factureren. Een prijs van nul betekent gratis, niet uitgesloten: of een regel op de factuur komt, bepaalt de badge.
Veelgestelde vragen
Moeten beide bedrijven stipt gebruiken?
Ja. Een partnerkoppeling verbindt twee werkruimtes in stipt. Beide bedrijven houden hun eigen dossiers, instellingen en klantgegevens, en delen alleen wat ze per koppeling openstellen.
Ziet mijn partner mijn prijzen?
Standaard niet. Bij de productkoppelingen zien jullie van elkaar alleen naam, sku en eenheid, en bij het doorzetten rekent de partner met zijn eigen catalogus. Afgesproken offerteprijzen gaan alleen mee als je dat per plaatsing aanzet.
Ziet mijn partner mijn taken, inbox en notities?
Taken en inbox nooit. Interne notities alleen als je dat per dossiertype aanzet, en dan alleen nieuwe notities.
Wat gebeurt er als we de koppeling verbreken?
Er wordt niets verwijderd. De doorkijken blijven staan op de laatst bekende stand, met een melding dat de koppeling is beëindigd. De uitvoerder houdt de productlijst zoals die op dat moment stond.
Kan mijn partner mailen vanaf ons adres?
Ja, als je dat toestaat. De eigenaar van een geverifieerd afzenddomein kan de partner per koppeling automatische mails laten sturen vanaf dat adres, alleen voor dossiers die via de koppeling binnenkwamen. Antwoorden komen in jouw inbox en intrekken kan altijd. Voor WhatsApp geef je toestemming per goedgekeurde template.
Wie mag partnerkoppelingen beheren?
Alleen beheerders, onder Instellingen > Partners. De doorgezette dossiers zie je wel gewoon in het CRM, als subdossier met het handjes‑icoon.
Verder lezen. Meer gidsen uit dezelfde hoek.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.