Airco-onderhoud plannen in het voorjaar: zo houd je de drukte onder controle

Waarom is het voorjaar zo druk voor airco's?

Een airco merk je pas als je hem nodig hebt. Zodra het de eerste warme dagen wordt, willen klanten dat hun installatie werkt, en dan komen drie soorten werk tegelijk binnen: onderhoudsbeurten voor bestaande installaties, nieuwe installaties van klanten die voor de zomer koelte willen, en storingen aan units die de hele winter stil stonden.

Het probleem is zelden de totale hoeveelheid werk. Het probleem is dat alles in dezelfde paar weken landt. Wie wacht tot klanten zelf bellen, krijgt een berg aanvragen op het moment dat de agenda al vol zit. Dan bepaalt de volgorde van binnenkomst je planning, en niet jij.

De oplossing zit dus vóór de drukte: je bepaalt wie er aan de beurt is, nodigt die klanten uit en zet ruimte vast in de agenda terwijl het nog rustig is.

Hoe herinner je klanten zonder honderd telefoontjes?

Een onderhoudsronde staat of valt met op tijd uitnodigen. Begin enkele weken voordat de drukte op gang komt, per regio, zodat de antwoorden ook per regio binnenkomen en je er een route van kunt maken.

Houd het bericht kort: wat er gebeurt (onderhoudsbeurt aan je airco), waarom nu (voor het seizoen begint) en wat je van de klant wilt (kies een moment). Zet er een telefoonnummer bij voor wie liever belt. Stuur wie niet reageert één herinnering en bel daarna alleen de klanten waar het echt toe doet, zoals contractklanten en bedrijfspanden.

Dat handwerk houd je niet vol. Zet de herinneringen daarom vast in je systeem in plaats van in je hoofd. In stipt zijn dat regels: een trigger op een gebeurtenis of een moment in de tijd, bijvoorbeeld een aantal dagen voor een afspraak, met een e-mail of een taak als actie die vanzelf draait.

Hoe houd je de reistijd onder controle?

Bij onderhoud is de klus zelf voorspelbaar en de reistijd niet. Wie vijf adressen aan vijf kanten van de regio plant, rijdt meer dan hij onderhoudt.

De oplossing is clusteren: een dag of dagdeel per regio, en voor die dag uitnodigen. Vraag niet 'wanneer past het je?', maar 'we zijn donderdag in jouw buurt, past dat?'. Dat levert aaneengesloten dagen op.

Rekenvoorbeeld met fictieve getallen: stel dat een beurt 60 minuten duurt en een werkdag 480 minuten telt, zonder pauzes en zonder de rit van en naar huis. Rijd je gemiddeld 40 minuten tussen adressen, dan passen er vijf beurten in een dag (5 × 60 + 4 × 40 = 460 minuten). Liggen de adressen in dezelfde buurt en rijd je 20 minuten, dan passen er zes (6 × 60 + 5 × 20 = 460 minuten). Zelfde monteur, zelfde klus, een beurt meer per dag.

In de agenda van stipt kun je de reistijd tussen afspraken in het rooster laten zien, zodat je bij het plannen meteen ziet of een rit past.

Hoe voorkom je dat installaties en onderhoud elkaar in de weg zitten?

In het voorjaar vechten onderhoud en nieuwe installaties om dezelfde monteurs. Laat dat niet per dag toeval zijn. Reserveer vaste onderhoudsdagen of dagdelen in de agenda en maak ze zichtbaar voor iedereen die inplant. Een installatie die haast heeft, krijgt dan een andere dag in plaats van dat een hele onderhoudsrit verdwijnt.

Houd ook ruimte vrij voor uitloop en storingen. Een agenda die op papier helemaal vol staat, loopt bij de eerste storing vast.

Hoe houd je onderhoudscontracten bij zonder dat het verslonst?

Een contract is pas iets waard als de beurt ook gebeurt. Leg per contract vast: de begin- en einddatum, wat erin zit (aantal beurten, welke units, wat bij storingen), het factuurmoment en hoe het verlengt.

Kies één regel voor de volgende beurt en houd je eraan: of hij volgt op de laatst uitgevoerde beurt, of op een vaste kalenderdatum. Zonder die keuze schuift een uitgestelde beurt ongemerkt het hele schema op. Zet ook de einddatum als herinnering klaar, en laat een beurt die niet doorgaat op een lijst staan in plaats van hem te vergeten.