Bezettingsgraad van monteurs berekenen: wat telt mee en wat niet

Wat is de bezettingsgraad van een monteur?

De bezettingsgraad zegt hoeveel van de tijd die een monteur beschikbaar is, daadwerkelijk wordt besteed aan werk dat iets oplevert. Het is een breuk met een teller (productieve uren) en een noemer (beschikbare uren).

Er is geen vaste of wettelijke definitie. Het ene bedrijf telt alleen uren bij de klant, het andere rekent reistijd mee, een derde kijkt alleen naar uren die gefactureerd worden. Alle drie zijn te verdedigen, zolang je steeds hetzelfde meet. Wie halverwege van definitie wisselt, vergelijkt appels met peren.

Een paar termen op een rij. Productieve uren zijn uren die direct aan klantwerk worden besteed. Declarabele uren zijn uren die je kunt doorberekenen aan de klant. Beschikbare uren zijn de contracturen min verlof, ziekte en feestdagen.

Hoe ziet dat eruit in een rekenvoorbeeld?

Stel dat een monteur een contract heeft van 40 uur per week en een dag verlof opneemt. Zijn beschikbare uren zijn dan 32. Hij werkt die week 32 uur: 20 uur bij klanten, 7 uur reistijd, 2 uur voorbereiding en 3 uur administratie. Van de 20 uur bij klanten wordt 18 uur gefactureerd, want 2 uur was een herbezoek zonder factuur.

Deze getallen zijn verzonnen om het te laten zien. Ze zeggen niets over wat gebruikelijk is in de branche. Wat je als productief meetelt, bepaalt de uitkomst:

Welk percentage is goed?

Dezelfde week levert een bezettingsgraad op tussen 56 en 91 procent. Daarom is de definitie belangrijker dan het getal.

Er is geen percentage dat voor elk bedrijf goed is. Een bedrijf met installaties op vaste adressen rijdt anders dan een bedrijf met storingen over de hele regio. En honderd procent betekent dat er geen ruimte is voor uitloop, spoed of een klant die niet thuis is. Vergelijk daarom met jezelf: dezelfde definitie, dezelfde periode, per soort werk. Een stijgende lijn bij gelijke definitie zegt meer dan elk getal uit een artikel.

Let ook op de andere kant. Een bezettingsgraad die structureel hoog blijft, kan wijzen op overwerk of op een planning zonder buffer.

Hoe helpt planning de bezettingsgraad omhoog?

Bezettingsgraad lijkt een probleem van de monteur, maar wordt grotendeels op kantoor bepaald, bij het plannen. Drie dingen doen er het meest voor: werk per regio clusteren zodat de reistijd daalt, gaten in de dag opvullen, en klussen alleen inplannen bij monteurs die het werk ook kunnen, zodat er geen herbezoek komt.

In de agenda van stipt heeft elke monteur of ploeg een eigen rij met werktijden, vrije dagen en blokkades, en kun je de reistijd tussen afspraken laten zien. De momenten die een klant te zien krijgt, zijn doorgerekend op beschikbaarheid en reistijd, en op vaardigheden en werkgebied als je die per afspraaktype aanzet. En de monteur vult de werkbon op locatie in, zodat die 's avonds niet meer hoeft te worden ingevuld of overgetypt.

Rekent je pakket de bezettingsgraad niet zelf uit, dan is een spreadsheet genoeg. Je hebt maar vier kolommen nodig: beschikbare uren, uren bij de klant, reistijd en overig.