Werkbon-app kiezen: de controlepunten die vergelijkingssites overslaan

Waarom zeggen vergelijkingssites zo weinig over werkbon-apps?

Vergelijkingssites werken met kolommen: handtekening ja, foto's ja, pdf ja. Dat zegt niets over wat er gebeurt in een kruipruimte zonder bereik, met koude handen en een klant die haast heeft. Het vinkje 'foto's' kan betekenen dat je één foto bij een bon kunt zetten, of twintig die ook echt aankomen.

De controlepunten hieronder komen uit het dagelijks werk van een installatiebedrijf. Neem ze mee naar elke demo en laat de aanbieder ze zien met een echte werkbon van jou, niet met een voorbeeld dat toevallig goed werkt.

Werkt de app zonder bereik?

Dit is de test die het meest scheidt. Een app die alleen met verbinding werkt, laat de monteur in de kruipruimte achter met een leeg scherm of, erger, een verloren bon. Vraag drie dingen: blijft wat hij invult staan als de verbinding wegvalt, gaan foto's later alsnog mee, en ziet hij wat wel en niet is verstuurd?

Foto's zijn het lastigste deel. Een telefoonfoto is zwaar, en een app die ze ongecomprimeerd probeert te versturen loopt vast op een zwakke verbinding. Goed gedrag: foto's worden verkleind en op de achtergrond geüpload terwijl de monteur verder invult, en een mislukte upload is opnieuw te proberen zonder de foto opnieuw te maken.

In stipt blijft een formulier zonder bereik gewoon staan met alles erin. Foto's worden verkleind en op de achtergrond geüpload terwijl je verder invult, en verstuur je het formulier zonder bereik, dan stuurt het portaal de rest door zodra er weer verbinding is.

Foto's, handtekening en serienummers: waar let je op?

Foto's: kijk naar aantal en gedrag, niet naar het vinkje. Kun je een foto verplicht stellen bij een veld, zoals de meterkast of het typeplaatje? Dat voorkomt dat je achteraf belt voor 'nog een foto van de meterkast'.

Handtekening: de klant tekent op de telefoon met een vinger en de handtekening moet in de pdf terechtkomen. Is de klant er niet, dan moet een bon ook zonder handtekening kunnen, met een vermelding waarom.

Serienummers: typen is foutgevoelig. Een scanveld dat QR-codes en barcodes met de camera leest scheelt fouten. Check of je een nummer met de hand kunt invoeren als de sticker onleesbaar is, en of je later kunt zoeken op een nummer.

Pdf op briefpapier: de pdf is wat de klant ziet. Vraag of je een eigen achtergrond met logo en voettekst kunt instellen.

Hoe zit het met het dossier, wie ziet wat en de controle achteraf?

Een werkbon die los van het klantdossier staat, schept werk: iemand moet hem overtypen, koppelen en terugvinden. Vraag dus waar de ingevulde bon terechtkomt. In het beste geval hangt hij aan het dossier van de klant, naast de offerte, de foto's en eerdere bezoeken, en schuift de status van het dossier mee als de bon is goedgekeurd. In stipt kies je per formulierstatus naar welke dossierstatus het dossier gaat, komt de pdf van een ingediend formulier automatisch bij het dossier, en staan gescande serienummers in een register waarin je later op nummer kunt zoeken.

Wie ziet wat: een monteur heeft aan zijn eigen werk genoeg. Controleer dat hij geen prijzen, interne notities of andere klanten ziet, vooral bij onderaannemers en externe monteurs.

Controle achteraf: vraag of kantoor een bon kan afkeuren met een toelichting, en of de monteur hem dan kan aanvullen en opnieuw indienen.

Hoort urenregistratie bij een werkbon-app?

Soms, en het is een aparte vraag. Een werkbon legt vast wat er is gedaan: werk, materiaal, foto's, handtekening. Urenregistratie legt vast hoeveel tijd het kostte. Ze kunnen in één app zitten, maar dienen verschillende doelen: nacalculatie (wat kostte deze klus echt) en loonadministratie (hoeveel uur werkte deze medewerker).

Bepaal eerst welke je nodig hebt en vraag dan hoe de app tijd vastlegt: per bon of per dag, met begin- en eindtijd, en of die in een export of koppeling met je administratie zit. Een app die een werkbon maakt en daarnaast een aparte urenstaat vraagt, geeft je monteur dubbel werk.