Online afspraken door klanten laten inplannen: wat werkt voor installatiebedrijven
Online afspraken laten plannen door klanten: welke afspraken wel en niet, welke keuzes je de klant geeft, wat bepaalt wie er komt en welke valkuilen er zijn.
In dit artikel
Kort antwoord
Klanten zelf afspraken laten inplannen werkt voor afspraken met een vaste duur en een voorspelbaar werkpakket, zoals een schouw, onderhoudsbeurt of standaardinstallatie. Laat de klant kiezen uit een handvol momenten die jij kunt waarmaken, met een tijdvak in plaats van een exact tijdstip. Spoed en complexe afspraken plan je zelf.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 13 augustus 20265 min lezen
Waarom laten installatiebedrijven klanten zelf plannen?
Het traagste deel van inplannen is niet het puzzelen maar het contact: bellen, voicemail, terugbellen, en dan past donderdag toch niet. Een planlink verplaatst dat contact naar een moment dat de klant zelf kiest, desnoods om negen uur 's avonds. Je planner krijgt de uren terug die hij aan bellen kwijt was.
Online afspraken plannen is niet hetzelfde als je agenda openzetten. Een kapper kan een leeg uur aanbieden, een installatiebedrijf niet: elke afspraak vraagt de juiste monteur, een bereikbaar adres en een realistische duur. Het werkt dus pas goed als het systeem alleen momenten toont die echt kunnen.
Welke afspraken laat je de klant wel en niet plannen?
| Afspraak | Zelf laten plannen? | Waarom |
|---|---|---|
| Schouw of opname | Ja | Vaste duur, voorspelbaar werk, meestal één monteur |
| Onderhoudsbeurt | Ja | Terugkerend werk dat je in rondes kunt bundelen |
| Standaardinstallatie | Ja, na akkoord op de offerte | De duur is bekend en het materiaal is besteld |
| Opleverbezoek of restpunten | Soms | Alleen als het materiaal er is en de omvang vaststaat |
| Storing met spoed | Nee | Urgentie sorteer je zelf, een klant kiest geen spoedvolgorde |
| Complex project of VvE | Nee | Meerdere partijen, toegang en volgorde moet je zelf regelen |
Dit is een vuistregel. De grens ligt bij hoeveel onzekerheid er rond de afspraak nog is.
Van klus naar afspraak, in vijf stappen.
- 1Klus wordt planbaar
Na akkoord op de offerte of na de schouw staat het dossier klaar om ingepland te worden.
- 2Klant krijgt een link
Per mail of WhatsApp, met wat er gebeurt en hoe lang het duurt. Geen account of wachtwoord nodig.
- 3Klant kiest
Uit een paar momenten, elk met een tijdvak, en bevestigt met één knop.
- 4Bevestiging
De afspraak staat direct in je agenda. De klant ziet de bevestiging op de pagina en kan hem in zijn eigen agenda zetten.
- 5Monteur komt
De monteur ziet de afspraak met dossier en werkbon, zoals bij elke andere afspraak.
Welke keuzes geef je de klant?
De klant kiest een venster van een paar uur. Dat is eerlijker dan een exact tijdstip dat je toch niet altijd haalt.
Geen volle agenda om door te bladeren, maar een paar goede momenten, bijvoorbeeld de vijf beste.
Kan de klant pas na een bepaalde datum, bijvoorbeeld na een vakantie, dan laat hij de opties opnieuw berekenen.
Wat voor afspraak het is, hoe lang het duurt en op welk adres, zodat de klant weet waarvoor hij kiest.
Bij schouw en installatie kan de klant beide momenten in één keer kiezen, met een minimum aantal dagen ertussen.
Wat bepaalt wie er komt?
De klant kiest een moment, maar niet de monteur. Dat bepaalt je systeem, op drie dingen: vaardigheden (wie mag dit werk doen), werkgebied (wie werkt in deze postcodes) en reistijd (wie er al in de buurt is). Zo komt de zonnepaneelmonteur niet voor een warmtepomp, en zakken opties met veel reistijd in de rangschikking.
Dat werkt alleen als de basis klopt. Elke monteur heeft werktijden en een startadres nodig, en zijn vrije dagen moeten kloppen. Zonder werktijden kan het systeem niets aanbieden, en zonder startadres kan het de rit van huis alleen schatten. Maak de gegevens van je team dus af voordat je klanten uitnodigt.
In stipt kies je per afspraaktype of vaardigheden en werkgebied meetellen, leg je per monteur vast wat hij kan en waar hij werkt, en krijgt de optie met de minste reistijd het label Duurzaamst.
Valkuilen om te vermijden
- De link gaat uit voordat de teamgegevens kloppen: zonder werktijden zijn er geen momenten om aan te bieden, en zonder werkgebied of vaardigheden vallen monteurs af waar je die eist
- Een verkeerde duur ingesteld: de klant boekt dan een venster dat de monteur niet haalt
- Alleen momenten ver vooruit: als de eerste beschikbare dag over twee maanden ligt, haakt de klant af en belt alsnog
- Niemand volgt op: een klant die de link niet opent, krijgt na een paar dagen een herinnering of een telefoontje nodig
- Een verkeerd of ontbrekend adres op het dossier: reistijd en werkgebied kunnen dan niet kloppen
- Spoed in de link: afspraken met haast kies je niet door een klant te laten bladeren
- Geen plan voor als er geen momenten zijn: de klant moet dan bij een mens uitkomen, met een telefoonnummer
Hoe zit het met verzetten en annuleren?
Beslis vooraf of de klant zelf mag verzetten of dat dat via kantoor loopt. In stipt is een gebruikte link een bevestiging: de klant ziet zijn afspraak, en wijzigen loopt via jullie. Dat houdt de agenda betrouwbaar. Zet wel een telefoonnummer en een e-mailadres in de bevestiging, zodat de klant weet waar hij terecht kan.
Vraag je ook af wat je doet met een klant die boekt en het daarna vergeet. Een bevestiging en een herinnering vooraf horen erbij, net als bij elke andere afspraak.
Veelgestelde vragen
Welke afspraken laat je niet door klanten plannen?
Storingen met spoed, complexe projecten met meerdere partijen en afspraken waarvoor je eerst iets moet uitzoeken, zoals materiaal dat nog besteld moet worden. Daar bepaalt je eigen planner de volgorde.
Moet de klant een account aanmaken?
Niet bij een goede oplossing. De klant opent een persoonlijke link, zonder inloggen of wachtwoord, kiest een moment en bevestigt.
Hoe ver vooruit mag de klant plannen?
Dat stel je per soort afspraak in: een schouw kan verder vooruit dan een storing. Kies de horizon die je planning aankan, en maak hem niet langer dan je vooruit kunt kijken.
Wat als de klant de link niet opent?
Stuur na een paar dagen een herinnering en bel als dat niet helpt. Reken er in je planning op dat een deel van de klanten niet meteen kiest.
Kan ik niet gewoon mijn agenda openzetten voor online boeken?
Dat kan, maar het levert zelden een goede planning op. Een open agenda toont momenten die op papier vrij zijn maar in de praktijk niet passen: te ver weg, de verkeerde monteur, een ontbrekende vaardigheid. Beter is een planner die alleen momenten toont die doorgerekend zijn op reistijd, vaardigheden en werkgebied.
Verder lezen
Meer artikelen. Over software en werkprocessen in de installatiebranche.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.