Van Excel naar een CRM overstappen zonder je historie te verliezen
Van Excel naar een CRM overstappen zonder je historie te verliezen: klantenbestand opschonen, kolommen koppelen, importeren, controleren en dubbelen aanpakken.
In dit artikel
Kort antwoord
Overstappen van Excel naar een CRM lukt zonder historie te verliezen als je stap voor stap werkt: bestanden verzamelen, opschonen, kolommen koppelen aan velden, een proefimport doen en daarna controleren. Het meeste werk zit in het opschonen van dubbele klanten en vrije tekst, niet in het importeren zelf.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 27 juli 20266 min lezen
Waarom loopt Excel op een bepaald moment vast?
Excel loopt niet vast op de lijst zelf, maar op alles eromheen. Een klant staat in drie bestanden: de klantenlijst, de planning en de offertemap. Een status zit in een kleur die alleen de maker begrijpt. Wie een klant belt, ziet niet wat er vorige week gemaild is. En zodra twee mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken, wint wie het laatst opslaat.
Dat is het moment om over te stappen. Niet omdat Excel slecht is, maar omdat je werk meer verbindingen heeft dan een tabel kan dragen. De zorg die dan komt is bijna altijd dezelfde: raken we onze historie kwijt? Dat valt mee, als je het in de goede volgorde doet.
Zo stap je over, stap voor stap.
- 1Verzamel
Zoek alle bestanden met klantgegevens: de klantenlijst, de planning, de offertemap en exports uit een oud pakket. Bepaal wat je terug wilt zien: klanten, lopende klussen, afgeronde klussen, offertes.
- 2Ruim op
Haal lege rijen, testregels en dubbelen weg en maak notaties gelijk: telefoonnummers, postcodes, datums, namen. Dit kost de meeste tijd en is het belangrijkste werk.
- 3Koppel kolommen
Leg per kolom vast in welk veld de waarde terechtkomt. Schrijf ook op welke status uit je bestand overeenkomt met welke status in het systeem.
- 4Proefimport
Importeer eerst een klein deel, bijvoorbeeld twintig klanten met hun klussen, en bekijk het resultaat in het systeem zelf.
- 5Importeer
Zet de rest in één keer over, op een rustig moment. Zorg dat de import geen mails, herinneringen of uitnodigingen naar oude klanten stuurt.
- 6Controleer en kies een datum
Tel de aantallen na, open tien klanten die je goed kent en zoek op een paar bekende namen. Kies dan een datum vanaf wanneer je alleen nog in het nieuwe systeem werkt en zet het Excel-bestand op alleen-lezen.
Wat schoon moet zijn voordat je importeert
- Eén rij per klus, met de klant herkenbaar aan een klantnummer of e-mailadres, zodat een klant met drie klussen één klant wordt
- Naam, straat, huisnummer, postcode en plaats in aparte kolommen
- Telefoonnummers in één notatie en e-mailadressen in kleine letters, zonder spaties
- Eén datumnotatie, en bedragen als getal, zonder euroteken of tekst als 'ca.' of 'n.t.b.'
- Van elke status in vrije tekst een vaste lijst: 'offerte uit', 'Offerte verstuurd' en 'off. verzonden' worden één status
- Kleuren die iets betekenen omgezet naar een eigen kolom, want opmaak komt niet mee
- Geen samengevoegde cellen, verborgen kolommen of tussenkopjes midden in de lijst
- Losse opmerkingen in één kolom, zodat ze in één veld bij de klus kunnen landen
Welke kolom wordt welk veld?
| Kolom in Excel | Wordt in het CRM | Let op |
|---|---|---|
| Naam van de klant | Contact, persoon of bedrijf | Bedrijf en contactpersoon staan vaak in één cel: splits ze |
| E-mail en telefoon | Gegevens op het contact | Handig om dubbelen te vinden, maar een klant zonder e-mailadres laat je niet weg |
| Adres van de klus | Locatie op het dossier | Het adres van de klus kan afwijken van het adres van de klant |
| Status in vrije tekst | Status in de statusflow | Maak een lijst waarin elke variant naar één status wijst |
| Offerte of bedrag | Offerte of veld op het dossier | Bedrag als getal, en bewaar het offertenummer |
| Opmerkingen | Tekstveld op het dossier | Zet de datum in de tekst zelf, want zonder datum in je bestand weet het systeem niet wanneer iets gebeurde |
Hoe ga je om met dubbele klanten?
Eén klant met drie klussen is geen dubbel: dat is één klant met drie dossiers. Een echt dubbel is dezelfde persoon onder twee schrijfwijzen, zoals J. Jansen en Jan Jansen, of dezelfde klant met een nieuw e-mailadres. Zoek ze op voordat je importeert. Sorteer op e-mailadres, dan op telefoonnummer en dan op postcode met huisnummer, en bekijk wat naast elkaar komt te staan met je eigen ogen.
Kies bij elk dubbel één klant die blijft en hang de klussen van de ander eraan. Check ook hoe het nieuwe systeem hiermee omgaat. In stipt wordt een handmatig toegevoegd contact met een e-mailadres dat al bestaat geweigerd, en dubbele contacten die er toch zijn voeg je samen, zodat gesprekken naar het contact gaan dat je behoudt.
Wat gebeurt er met je automatische mails bij een import?
Een import is meer dan kopiëren. Heeft het nieuwe systeem automatische mails, herinneringen of uitnodigingen, dan kan het importeren van duizend oude klussen duizend mails opleveren. Vraag een leverancier daarom altijd of een import stil is, of dat jij kiest wat er afgaat.
Bij stipt zet een medewerker de import voor je klaar. Je mailt je bestand, stipt zet statussen, velden en lead-oorsprongen met je klaar, importeert en loopt het resultaat samen met je na. Dat kan gaan om klanten en contactpersonen, dossiers met status en lead-oorsprong, offertes en afspraken, uit een CSV- of Excel-bestand. Vooraf is er een controle-overzicht en achteraf kan de hele import in één keer ongedaan worden gemaakt. Standaard is een import stil: er gaat geen mail, regel of planning af voor geïmporteerde dossiers, tot de eerstvolgende echte gebeurtenis.
Wat laat je beter in Excel staan?
Niet alles hoeft mee. Elk rommelig record dat je overzet, neem je mee naar je nieuwe systeem. Laat staan wat je nooit meer opent: leads van jaren terug waar nooit iets mee gebeurde, testregels, dubbele lijstjes en tussentijdse berekeningen. Bewaar het oude bestand als archief, alleen-lezen, met de datum van de overstap in de naam.
Neem mee wat je dagelijks nodig hebt: alle klanten met contactgegevens, alle lopende klussen met status, en afgeronde klussen waarvoor je nog onderhoud, garantie of een vervolgofferte verwacht. Foto's en pdf's van oude klussen hoef je niet per se te importeren. Leg ze vanaf nu vast op het dossier en zoek oude bestanden op als een klant erom vraagt.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn Excel-klantenbestand in een CRM importeren?
Ja, de meeste CRM-pakketten nemen CSV- of Excel-bestanden aan. Het gaat om de voorbereiding: één rij per klant of klus, aparte kolommen voor naam, adres en contactgegevens, en vaste waarden voor statussen. Vraag de leverancier ook of de import zelf klaarstaat of dat jij de koppeling van kolommen moet doen.
Verlies ik historie als ik overstap?
Je verliest wat niet in een kolom staat: kleuren, celopmaak, formules en commentaar in cellen. Wat wel in kolommen staat, zoals klanten, statussen, bedragen en opmerkingen, neem je mee. Zet betekenis die nu in een kleur zit daarom vooraf in een eigen kolom.
Moet ik alles in één keer overzetten?
Nee. Zet minimaal alle klanten en alle lopende klussen over en beslis per jaargang afgeronde klussen of je ze nodig hebt. Het oude bestand blijft als alleen-lezen archief beschikbaar, dus wat je later toch mist, kun je opzoeken of in een tweede ronde toevoegen.
Wat als mijn Excel-bestand rommelig is?
Dan is opschonen het eerste project, en dat is goed nieuws: elke fout die je nu in Excel oplost, hoef je straks niet in je CRM te herstellen. Begin met dubbele klanten en statussen in vrije tekst, want die geven na de import de meeste problemen.
Hoe lang blijf ik naast het nieuwe systeem ook Excel gebruiken?
Zo kort mogelijk. Kies een vaste overgangsdatum, werk vanaf die dag alleen nog in het nieuwe systeem en zet het Excel-bestand op alleen-lezen. Twee systemen naast elkaar leveren na een paar weken twee halve waarheden op.
Verder lezen
Meer artikelen. Over software en werkprocessen in de installatiebranche.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.