Wat kost CRM-software voor een installatiebedrijf in 2026?
Wat kost CRM-software voor een installatiebedrijf? Prijsmodellen, verborgen kosten, een rekenvoorbeeld en wat je een leverancier vraagt voordat je tekent.
In dit artikel
Kort antwoord
CRM-software voor een installatiebedrijf kost grofweg 30 tot 250 euro per gebruiker per maand, afhankelijk van wat erin zit. Het maandtarief is alleen het begin: inrichten, importeren, extra modules, add-ons en support bepalen wat je echt betaalt. Vergelijk daarom pakketten op de totaalprijs over het eerste jaar, voor jouw eigen team.
Door de makers van stiptBijgewerkt op 27 juli 20266 min lezen
Welke prijsmodellen bestaan er?
CRM-software rekent op drie manieren, en veel leveranciers combineren ze. Het model bepaalt vooral hoe je rekening meegroeit met je bedrijf. Het is dus de eerste vraag die je stelt, nog voor je naar functies kijkt.
Hetzelfde geldt voor field service software en werkbon-apps: ook die rekenen per gebruiker of per module. Neem je een werkbon-app los af, dan komt hij bovenop je CRM.
De drie modellen op een rij
| Model | Zo rekent het | Prettig als | Let op |
|---|---|---|---|
| Per gebruiker per maand | Elke collega met een inlog telt mee: aantal mensen maal tarief | Je team stabiel is en je vooraf wilt kunnen uitrekenen wat het kost | Of een monteur die alleen een werkbon invult als volle gebruiker telt |
| Per module | Een basispakket, met planning, werkbonnen, facturatie en koppelingen als extra | Je maar een deel van de functies nodig hebt | De rekening groeit met elke module die je later toevoegt |
| Vaste prijs per bedrijf | Eén bedrag, soms met een grens op gebruikers of dossiers | Je team snel groeit en je een voorspelbare rekening wilt | Of de grens net onder jouw eigen volume ligt |
Welke kosten zie je pas na het tekenen?
Statussen, formulieren, mailtemplates en rechten moeten kloppen voor jouw werk. De ene leverancier rekent een traject, bij de ander doe je het zelf en kost het vooral tijd.
Een import uit Excel of een oud pakket wordt soms apart gefactureerd. Vraag of het inbegrepen is en wie het werk doet.
Planning, werkbonnen, facturatie en offertes zitten niet in elk pakket. Check wat in het basistarief zit en wat erbovenop komt.
AI-functies, WhatsApp-berichten, extra opslag of extra mailboxen kunnen apart geprijsd zijn, soms per verbruik.
Een koppeling met je boekhoudpakket of mailbox kan een eigen abonnement kosten, bij de leverancier of bij de andere partij.
Betaalde support, trainingen en een vast aanspreekpunt staan niet altijd in het maandtarief.
Wat is eigenlijk een gebruiker?
Het aantal gebruikers lijkt een detail, maar het bepaalt de hele rekening. Een installatiebedrijf met vier mensen op kantoor en acht monteurs heeft twaalf inlogs. Rekent een pakket iedereen hetzelfde tarief, dan betaal je voor een monteur die alleen zijn werkbon invult net zoveel als voor je planner.
Sommige pakketten kennen daarom een lager tarief voor mensen die alleen mobiel werken. Vraag altijd hoe de leverancier een gebruiker definieert. Het volgende voorbeeld laat zien wat dat doet.
Rekenvoorbeeld met twee fictieve pakketten
| Kostenpost | Pakket A | Pakket B |
|---|---|---|
| Tarief | 50 euro per gebruiker, ook voor monteurs | 90 euro per kantoorgebruiker, 15 euro per monteur |
| Per maand, bij 4 kantoor en 8 monteurs | 12 x 50 = 600 euro | 4 x 90 + 8 x 15 = 480 euro |
| Module planning | Inbegrepen | 10 euro per kantoorgebruiker, dus 40 euro per maand |
| Eenmalig: inrichten en import | 1.500 euro | 3.000 euro |
| Eerste jaar | 7.200 + 1.500 = 8.700 euro | (480 + 40) x 12 + 3.000 = 9.240 euro |
| Tweede jaar | 7.200 euro | 6.240 euro |
Fictief voorbeeld, geen prijzen van een echt pakket. B is per maand goedkoper, maar pas in het tweede jaar ook per jaar. Over twee jaar kost A 15.900 euro en B 15.480 euro.
Wat vraag je een leverancier voordat je tekent?
- Wie telt als gebruiker, en kost een monteur die alleen werkbonnen invult evenveel als een planner?
- Wat zit in het basistarief en welke modules of add-ons komen erbovenop?
- Zijn inrichten, gegevens overzetten en training inbegrepen, en wat kosten ze als ze apart gerekend worden?
- Welke koppelingen kosten extra, bijvoorbeeld met je boekhoudpakket of mailbox?
- Wordt AI of WhatsApp apart gerekend, en is dat een vast bedrag of verbruik?
- Wat kost support, en binnen welke tijd krijg je antwoord?
- Wat is de looptijd en de opzegtermijn, en mag de prijs tussentijds omhoog?
- Kun je je gegevens bij vertrek exporteren, en kost dat iets?
Hoe vergelijk je pakketten eerlijk?
Reken elk pakket door voor hetzelfde team over dezelfde periode. Neem minstens het eerste en het tweede jaar, want eenmalige kosten drukken vooral op jaar één. Tel alles mee wat in de lijst hierboven staat en vraag de offerte schriftelijk, met alle onderdelen uitgesplitst.
Kijk ook naar wat je nu al uitgeeft. Een offerteprogramma, een planbord en een werkbon-app kosten los ook geld, en daarbovenop komt het uitzoekwerk tussen die systemen. Een alles-in-een pakket vervangt die abonnementen, maar alleen als het jouw werk echt dekt.
Laat twee collega's een week echt werk in het systeem doen voordat je tekent. Dat zegt meer dan een demo. De actuele prijzen van stipt staan op de prijzenpagina, inclusief wat er wel en niet bij zit.
Wat kost niets doen?
Excel, mailboxen en een gedeelde agenda kosten niets per maand. De rekening komt in uren. Stel dat jullie samen een uur per dag kwijt zijn aan overtypen, zoeken in mailboxen en terugbellen omdat niemand weet hoe een dossier ervoor staat. Op ruim 200 werkdagen is dat meer dan 200 uur per jaar.
Vermenigvuldig dat met wat een kantooruur jullie kost en je weet hoeveel een pakket mag kosten om zichzelf terug te verdienen. Dit is een rekenvoorbeeld. Meet zelf een week lang hoeveel tijd het jullie kost.
Veelgestelde vragen
Wat kost CRM-software voor een klein installatiebedrijf?
Een klein team betaalt in totaal minder, omdat het aantal gebruikers klein is, maar de vaste kosten wegen dan zwaarder: inrichten, gegevens overzetten en training. Reken daarom niet met het maandtarief, maar met de totaalprijs over het eerste jaar voor jouw aantal gebruikers, inclusief alles wat erbovenop komt.
Is gratis CRM-software genoeg voor een installatiebedrijf?
Gratis pakketten zijn prima om contacten en een pijplijn bij te houden. Voor installatiewerk ontbreken vaak planning, werkbonnen en offertes uit een productcatalogus, en je betaalt dan met tijd voor de gaten ertussen. Kijk ook waar de gegevens staan en wat er verandert als je team groeit.
Betaal ik voor monteurs die alleen werkbonnen invullen?
Dat verschilt per pakket en is een van de belangrijkste vragen. Sommige leveranciers rekenen het volle gebruikerstarief, andere hebben een lager tarief voor mobiele gebruikers. Vraag je offerte daarom aan met het aantal kantoorgebruikers en het aantal monteurs apart.
Wat kost het om over te stappen naar een nieuw systeem?
Reken op inrichten, het overzetten van klanten en lopende dossiers, en training. Dat kan een factuur zijn, maar het zijn vooral uren van je eigen team. Hoe je dat aanpakt zonder historie te verliezen, lees je in het artikel over van Excel naar CRM overstappen.
Is jaarbetaling goedkoper dan maandbetaling?
Vaak geeft een leverancier korting bij jaarbetaling, maar je legt dan geld voor een jaar vast. Vergelijk de maandprijs met de jaarprijs gedeeld door twaalf, en vraag wat er gebeurt met gebruikers die je halverwege het jaar bijneemt of laat vertrekken.
Verder lezen
Meer artikelen. Over software en werkprocessen in de installatiebranche.
Zien wat stipt voor jouw bedrijf regelt?
We laten zien hoe jouw werkdag eruitziet in stipt, ingericht op jouw soort werk en jouw manier van werken.